Mit unserer Enterprise-Version von TripLog haben Sie Zugriff auf den Approval Management-Prozess. In dieser Anleitung geht es um den Admin-Workflow im Web-Dashboard.
Lesen Sie den Genehmigungsprozess für Details zum Statuswechsel und zum Ablauf.
Genehmigungsprozess - Web-Dashboard
Video des vollständigen Prozesses (ohne Ton)
Video des vollständigen Prozesses (ohne Ton)
Benachrichtigung über eingereichte Einträge
Wenn ein Administrator auf der Seite zur Benutzerverwaltung als Supervisor des Benutzers festgelegt ist, erhält er eine Benachrichtigung zu jeder eingereichten Fahrt, Ausgabe oder Zeiterfassung, zusammen mit einer Notiz des Benutzers.
Hinweis zum Bearbeiten und Korrigieren von Datensätzen im Genehmigungsprozess: Wenn ein Datensatz eingereicht wurde, kann der Benutzer ihn nicht mehr ändern, der Administrator kann jedoch Informationen im Datensatz aktualisieren. Dies wird im Audit-Protokoll erfasst. Damit ein Benutzer einen eingereichten Datensatz anpassen kann, muss er die Einreichung zurückziehen, oder der Administrator muss ihn ablehnen, damit der Eintrag wieder bearbeitbar wird. Sobald ein Datensatz den Status Zahlung geplant hat oder in eine Lohn-/Gehaltsabrechnungsintegration hochgeladen wurde, kann er nicht mehr bearbeitet werden.
Ausstehende Einträge anzeigen
Rufen Sie Dashboard > Overview auf, im Bereich der ausstehenden Genehmigungen.
Durch Klicken auf REVIEW gelangen Sie zu den Fahrten, Ausgaben oder Zeiterfassungen des Benutzers, die sich aktuell im Status „eingereicht“ befinden.
Durch Klicken auf die Übersicht gelangen Sie zu den zu prüfenden Datensätzen.
Größer anzeigen
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Manuelle Suche nach eingereichten Einträgen
Sie können nach ausstehenden oder abgeschlossenen Genehmigungseinträgen suchen, indem Sie den Filter nach Benutzer und dem Status „eingereicht“ in den Schnellfiltern oder im erweiterten Filter verwenden.
Ansicht der Schnellfilter
Ansicht des erweiterten Filters
Datensätze genehmigen oder ablehnen
Sie können die eingereichten Einträge genehmigen oder ablehnen. Um den Status zu ändern, wählen Sie die zu aktualisierenden Datensätze aus, indem Sie das Kontrollkästchen links neben dem Eintrag aktivieren, und wählen Sie dann die passende Statusänderung im Genehmigungsmenü aus.
Je nach Ihren Berechtigungen sehen Sie im Datensatz die Optionen Approve oder Reject, bei anderen Berechtigungen werden zusätzliche Status hinzugefügt, darunter (Submit, Unsubmit und Pay Schedule). Wir konzentrieren uns auf den Status Genehmigen oder Ablehnen.
Nachdem Sie die Datensätze ausgewählt und genehmigt haben, wird ein Bestätigungsfenster mit der Option angezeigt, eine Notiz hinzuzufügen. Beim Ablehnen von Einträgen wird empfohlen, dem Benutzer mitzuteilen, was korrigiert werden muss. Dies kann einzeln oder als Sammelvorgang erfolgen. Der Benutzer erhält eine Benachrichtigungs-E-Mail, dass die Datensätze genehmigt oder abgelehnt wurden, mit der Notiz und einem Link zur Überprüfung der Datensätze.
Hier ist ein kurzes Beispiel für die Verwendung des Schnellfilters, um zu bestätigen, dass die Genehmigung abgeschlossen ist.
Sie können den Prüfpfad eines Eintrags einsehen, indem Sie den Mauszeiger über den Status des Datensatzes bewegen. Sie können auf diesen Datensatz klicken, um einen Verlauf der durchlaufenen Schritte mit Zeitstempeln zu erhalten. Diese Datensätze sind auch in den Berichten und exportierten Datensätzen verfügbar.
Mit dem Mauszeiger über das Genehmigungsstatus-Symbol fahren
Auf das Genehmigungsstatus-Symbol klicken
Berichte mit dem Statusfilter
Auf der Berichtsseite können Sie Datensätze nach dem aktuellen Status filtern.
Zahlung geplant
Es gibt einen abschließenden Status, in den Datensätze verschoben werden können: Zahlung geplant. Dies zeigt an, dass der Posten erstattet wurde und nicht mehr
Für Administratoren mit der Berechtigung Buchhalter wird zusätzliche Funktionalität bereitgestellt.
Buchhalter-Prozess
Sie können Berichte für die aktuell Approved Elemente in einem bestimmten Zeitraum erstellen
Sobald die Berichte geladen und zum Versand an die Lohnbuchhaltung bereit sind, kann der Administrator mit der Berechtigung Buchhalter Schedule Pay All verwenden, um anzugeben, dass die Posten zur Zahlung eingeplant sind oder bereits bezahlt wurden, um sie aus den zur Zahlung ausstehenden Genehmigungen zu entfernen. Dadurch werden alle Posten im aktuellen Filter mit dem Status Pay Scheduled.
Admin-Genehmigung - TripLog-App
Vollständiges Video (ohne Ton)
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Auf das Approval Management-Tool zugreifen
Verfügbare Einreichungen anzeigen
Klicken Sie auf einen Benutzer, um ausstehende Einreichungen zu prüfen. Sie können die Details der Fahrt, Ausgabe oder Zeiterfassung prüfen und anschließend einzeln genehmigen oder ablehnen.
Einen einzelnen Eintrag genehmigen
Beim Prüfen eines einzelnen Eintrags können Sie diesen genehmigen oder ablehnen. Es öffnet sich ein Notizfeld, das Sie ausfüllen können. Dieses wird zusammen mit der Benachrichtigungs-E-Mail zur Genehmigung oder Ablehnung an den Benutzer gesendet.
Mehrere Einträge aktualisieren
Sie können mehrere Einträge genehmigen oder ablehnen, indem Sie die einzelnen Kontrollkästchen der zu aktualisierenden Einträge aktivieren oder das Kontrollkästchen oben links aktivieren, um alle auszuwählen. Beim Genehmigen oder Ablehnen der Einträge öffnet sich das Notizfeld, in dem Sie der Benachrichtigung eine Nachricht hinzufügen können.
Vergangene Einträge überprüfen
Sie können Einträge für alle Benutzer oder einzelne Benutzer nach Status und Zeitraum überprüfen. So können Sie vergangene Genehmigungen, ausstehende Einreichungen oder ausstehende Ablehnungen einsehen, die möglicherweise eine Nachverfolgung erfordern. Je nach Umfang der Überprüfung kann es empfehlenswert sein, diese Datensätze im Web anzusehen.
Approval Management-Workflow
Die Approval Management-Webkomponente von TripLog ermöglicht es Mitarbeitern, Fahrten und/oder Ausgaben einzureichen, und Supervisorn, diese zu prüfen, zu genehmigen oder abzulehnen. Anschließend können die Buchhalter die Zahlung einplanen. E-Mail-Benachrichtigungen, Workflow-Status, Notizen und Abwesenheitsfunktionen sind intuitiv und einfach zu verwenden. Um die Komponente für die Organisation zu aktivieren, sollte der Administrator zu web account > Manage > Settings gehen und Approval Management > Save Settings auswählen.
Hinweis: Unabhängig von der Berechtigungsgruppe kann ein Benutzer seine eigenen Datensätze nicht genehmigen.
Zu den Funktionen und Geschäftsregeln gehören:
Fahrer sehen in den mobilen Apps die Menüoption „Approval“ oder "Submission" sowie die Schaltflächen „Submit“ und „Unsubmit“ auf der Seite Trips im Web-Dashboard unter Approval. Administratoren/Manager sehen die Schaltflächen „Approve“ und „Reject“. Buchhalter sehen zusätzlich zu allen anderen Schaltflächen auch die Schaltfläche „Schedule Pay“. Gehen Sie zu web > Manage > User Settings, um Benutzerrollen festzulegen.
Auf der Seite Trips im Web-Dashboard können Benutzer beliebige Fahrten auswählen und versuchen, sie einzureichen, zu genehmigen, abzulehnen oder deren Zahlung einzuplanen. Das System prüft die Bedingungen und entscheidet, ob der Vorgang fortgesetzt werden kann oder ignoriert wird, wobei der Benutzer entsprechend informiert wird.
Statusprüfung. Nur die im Genehmigungsworkflow-Diagramm dargestellten Statusübergänge von einem Feld zum anderen sind zulässig.
Berechtigungsprüfung. Nur der Benutzer, dem der Eintrag gehört, oder dessen Supervisor kann mit einem bestimmten Dateneintrag arbeiten.
Sobald eine Fahrt eingereicht wurde, kann der Fahrer sie nicht mehr bearbeiten. Es sei denn, sie wird abgelehnt – dann kann der Benutzer sie bearbeiten und erneut einreichen.
Es wird eine E-Mail an den Supervisor oder den Fahrteigentümer gesendet, mit einer Kopie (CC) an den Antragsteller, in der mitgeteilt wird, dass sich der Genehmigungsstatus geändert hat.
Ein Supervisor kann auf seiner Profile-Seite im Web das Start- und Enddatum seiner Abwesenheit festlegen. Außerdem kann er einen alternativen Genehmigungsbeauftragten anstelle des standardmäßigen direkten Supervisors festlegen.
Wenn der direkte Supervisor abwesend ist, erhält der nächste Supervisor in der Hierarchie oder der alternative Genehmigungsbeauftragte die E-Mail.
Supervisor können auf der Dashboard-Seite im Web eine Warteschlange der eingereichten Fahrten/Ausgaben ihrer direkt unterstellten Mitarbeiter oder der ihnen delegierten direkt unterstellten Mitarbeiter einsehen.
Nur Administratoren können als Supervisor einer Person zugewiesen werden. Ein Administrator kann nicht sein eigener Supervisor sein.
Wenn kein Supervisor zugewiesen ist, kann ein Fahrer trotzdem Fahrten einreichen und dadurch den Genehmigungsstatus ändern, es werden jedoch keine E-Mails versendet.
Über die TripLog-Web-API kann das Backoffice den Genehmigungsstatus ebenfalls ändern.
Genehmigungs-Prüfprozess
Der Genehmigungsprozess umfasst einen verfügbaren Prüfpfad für Datensätze, die über den Genehmigungsprozess eingereicht werden.
Statusänderungen
Created: Erstmalige Erstellung des Datensatzes durch den Benutzer oder Administrator
Updated: Der Datensatz wird geändert oder angepasst, wobei die relevanten Elemente, die nachverfolgt werden, aufgeführt sind. (Einige Änderungen werden nicht erfasst, z. B. das Ändern von Geschäftstätigkeiten, Notizen oder Tags)
Startzeit
Endzeit
Kilometerstand
Standort
Submitted: Zeitstempel, wenn der Benutzer den Datensatz einreicht.
Rejected: Zeitstempel und Administrator, der abgelehnt hat, inklusive Kommentar
Approved: Zeitstempel und Administrator, der genehmigt hat, inklusive Kommentar
Pay Scheduled: Zeitstempel und Administrator
Beispiel:
Durch Klicken in den angegebenen grünen Bereich öffnet sich der Fahrtverlauf des Datensatzes
Fortschritt mit zusätzlichen Feldern, während der Datensatz eingereicht wird.
Der Datensatz wird mit einer Notiz abgelehnt.
Der Benutzer hat korrigiert und erneut eingereicht.
