Diese Anleitung führt Administratoren durch die Schritte, um das TripLog-Konto eines gekündigten Mitarbeiters ordnungsgemäß zu deaktivieren, dessen Daten zu erhalten und unerwartete Abrechnungskosten zu vermeiden.
Vor der Deaktivierung des Kontos
Hinweis: Wenn Sie das Konto eines Benutzers deaktivieren, erhält dieser eine E-Mail-Benachrichtigung darüber, dass sein Konto von einem Administrator deaktiviert wurde. Er verliert den Zugriff auf das Web-Dashboard und die mobile App.
Führen Sie diese Schritte zunächst als bewährte Vorgehensweise durch, um noch offene Angelegenheiten mit dem Benutzer zu klären.
Schritt 1: Ausstehende Genehmigungen klären
Wenn Ihre Organisation den Genehmigungsworkflow verwendet, prüfen Sie, ob der Mitarbeiter Fahrten oder Ausgaben hat, die auf Genehmigung warten oder sich noch im Status „eingereicht" befinden.
Melden Sie sich in Ihrem TripLog-Web-Dashboard unter app.triplog.net an
Gehen Sie zu Reports und filtern Sie nach dem Namen des Mitarbeiters
Filtern Sie nach Approval Status: Pending oder Submitted
Genehmigen oder lehnen Sie ausstehende Posten ab, oder planen Sie deren Auszahlung, bevor Sie das Konto deaktivieren
Hinweis: Fahrten, die sich zum Zeitpunkt der Kontodeaktivierung im Status „eingereicht" befinden, behalten diesen Status. Sie erscheinen weiterhin in Berichten, können aber ohne vorübergehende Reaktivierung des Kontos nicht bearbeitet oder erneut eingereicht werden.
Wir empfehlen, die Lohnabrechnung zu klären, da sie außerhalb des regulären Zyklus liegen kann. Wenn Sie derzeit eine Integration mit einem Lohnabrechnungssystem haben und für eine Erstattung einen Scheck außerhalb des Zyklus ausstellen müssen, sollten Sie die Posten als geladen markieren, damit sie nicht im nächsten Abrechnungszyklus berücksichtigt werden.
Schritt 2: Daten des Mitarbeiters exportieren (empfohlen)
Obwohl die Fahrt-, Ausgaben- und Zeitdaten des Mitarbeiters für Administratoren auch nach der Deaktivierung des Kontos über Berichte zugänglich bleiben, empfehlen wir als bewährte Vorgehensweise einen abschließenden Export für Ihre eigenen Unterlagen.
Gehen Sie im Web-Dashboard zu Reports
Legen Sie den Datumsbereich so fest, dass er die gesamte Beschäftigungsdauer des Mitarbeiters abdeckt (oder zumindest das aktuelle Jahr)
Filtern Sie nach dem Namen des Mitarbeiters
Laden Sie den Bericht im Format CSV und/oder PDF herunter
Teilen Sie ihn bei Bedarf mit Ihrem Buchhaltungs- oder Personalteam zu Dokumentationszwecken
Hinweis: Ein Export vor der Deaktivierung des Kontos ist nicht erforderlich; Daten gehen bei der Deaktivierung eines Kontos nicht verloren. Dieser Schritt dient ausschließlich Ihrer eigenen Dokumentation.
Deaktivieren des Kontos
Sobald die vorherigen Schritte abgeschlossen sind, deaktivieren Sie das Konto des Mitarbeiters.
Melden Sie sich im TripLog-Web-Dashboard an
Gehen Sie zu Manage → Users
Suchen Sie nach dem Namen oder der E-Mail-Adresse des Mitarbeiters
Öffnen Sie dessen Benutzerprofil
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Disabled
Speichern Sie Ihre Änderungen
Der Mitarbeiter verliert sofort den Zugriff auf die TripLog-App und das Web-Dashboard. Seine historischen Daten (Fahrten, Ausgaben und Zeiterfassungen) bleiben erhalten und sind für Administratoren über Berichte weiterhin zugänglich.
Wichtig: Deaktivierte Benutzer werden aus Ihrer aktiven Abrechnungsanzahl entfernt. Sie werden für deaktivierte Konten in den folgenden Abrechnungszyklen nicht berechnet. Bei jährlicher Abrechnung wird der Platz frei, um ihn einem neuen Benutzer zuzuweisen.
Zugriff auf die Daten eines deaktivierten Mitarbeiters
Nach der Deaktivierung eines Kontos können Sie weiterhin die historischen Daten des Mitarbeiters einsehen und Berichte dazu ausführen.
Gehen Sie zu Reports und verwenden Sie Advanced Filters (Filters), um nach dem Namen des Mitarbeiters zu suchen
Deaktivierte Benutzer werden nicht in den Schnellauswahl-Dropdown-Menüs angezeigt, sind aber über die erweiterte Filtersuche verfügbar
Wenn Sie Daten erstellen oder bearbeiten müssen bei einem deaktivierten Konto (zum Beispiel, um eine vergessene Fahrt hinzuzufügen oder einen Eintrag zu korrigieren), müssen Sie es vorübergehend reaktivieren; siehe unten.
Ein Konto vorübergehend reaktivieren
Wenn Sie die Einträge eines gekündigten Mitarbeiters nach dessen Deaktivierung ändern müssen:
Gehen Sie zu Manage → Users
Suchen Sie das Profil des Mitarbeiters (nutzen Sie die Suche; deaktivierte Benutzer können standardmäßig ausgeblendet sein)
Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Disabled und speichern Sie
Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor
Deaktivieren Sie das Konto danach sofort wieder, um zusätzliche Kosten zu vermeiden
Warnung: Ein reaktiviertes Konto zählt als aktive Lizenz und wird in Ihren nächsten Abrechnungszyklus einbezogen, wenn es aktiviert bleibt. Deaktivieren Sie das Konto immer, sobald Sie Ihre Änderungen abgeschlossen haben.
Auswirkungen auf die Abrechnung
Kontostatus | Wird abgerechnet? |
Aktiv | Ja |
Deaktiviert | Nein |
Vorübergehend reaktiviert | Ja (für diesen Abrechnungszeitraum) |
Wenn Sie Fragen zu einer bestimmten Belastung haben, lesen Sie Web-Dashboard - Abrechnung verwalten oder wenden Sie sich an den TripLog-Support.
Zusammenfassende Checkliste
Ausstehende Genehmigungen für den Mitarbeiter geklärt
Abschließenden Datenbericht exportiert (empfohlen)
Konto unter Manage → Users deaktiviert
Bestätigt, dass der Mitarbeiter keinen Zugriff mehr auf die App oder das Web hat