Verwaltung gekündigter Mitarbeiterkonten in TripLog
Wenn ein Mitarbeiter Ihre Organisation verlässt, ist es unerlässlich, dessen TripLog-Konto und die zugehörigen Daten umgehend und korrekt zu verwalten. Dieser Leitfaden beschreibt die bewährten Verfahren für den Umgang mit diesen Konten und stellt sicher, dass die Daten bei Bedarf zugänglich bleiben.
Überblick über die Verwaltung gekündigter Mitarbeiterkonten
In TripLog können Konten gekündigter Mitarbeiter deaktiviert werden, wenn keine Datenerfassung mehr erforderlich ist. Weitere Überlegungen betreffen den Umgang mit noch offenen Einreichungen oder ausstehenden Punkten, bevor der Verwaltungsprozess des Kontos abgeschlossen wird. Die Daten bleiben über Berichte zugänglich, lediglich der Benutzerzugriff und die Datenerstellung durch den Benutzer werden beendet.
Zugriff auf Datensätze eines gekündigten Mitarbeiters
Wenn Sie auf Fahrtdatensätze eines gekündigten Mitarbeiters zugreifen müssen, können Sie Berichte erstellen und diese über die erweiterten Filter filtern. Der Mitarbeiter und die zugehörigen Elemente sind in den Schnellfiltern oder Zuweisungs-Dropdown-Listen nicht verfügbar. Wenn Sie Daten unter dem gekündigten Benutzer erstellen müssen, muss das Konto vorübergehend aktiviert werden.
Schritte zur erneuten Aktivierung des Kontos:
Melden Sie sich bei Ihrem TripLog-Administratorkonto an.
Navigieren Sie zu den Benutzerverwaltungseinstellungen.
Suchen Sie das Profil des gekündigten Mitarbeiters.
Ändern Sie den Kontostatus auf "aktiv."
Diese Aktion stellt den Zugriff auf das Benutzerkonto wieder her und führt zu einer aktiven Lizenz in der Abrechnung, solange es aktiv bleibt. Achten Sie darauf, den Benutzer zu deaktivieren, wenn keine Bearbeitung von Datensätzen mehr erforderlich ist.
Wichtige Hinweise
Reaktivierte Konten behalten alle zuvor zugeordneten Fahrtdatensätze. Stellen Sie sicher, dass Sie beim Einsehen oder Verarbeiten solcher Datensätze die Richtlinien zur Datenaufbewahrung einhalten.
Deaktivieren Sie das Konto nach dem Zugriff auf oder der Verarbeitung der erforderlichen Daten bei Bedarf, um eine effektive Benutzerverwaltung zu gewährleisten und zusätzliche Kosten zu vermeiden.