Muss ich Kilometerdaten zu QuickBooks hochladen?
Einzelunternehmer oder Single-Member-LLC
Wenn Sie außer sich selbst keine weiteren Mitarbeiter haben, müssen Sie die Kilometerpauschale wahrscheinlich nur in Ihrer persönlichen Steuererklärung geltend machen. In den USA erfolgt dies über Form 1040 Schedule C. In diesem Fall müssen Sie keine Kilometerdaten zu QuickBooks hochladen. Stattdessen müssen Sie lediglich die Jahresberichte in TripLog ausführen und einige Zahlen in TurboTax oder eine vergleichbare Steuersoftware übertragen oder die Berichte Ihrem Steuerberater übergeben. Sie sollten die TripLog-Berichte weiterhin als Nachweisdokumente aufbewahren.
Kleinunternehmen mit Mitarbeitern
Wenn Sie Mitarbeiter haben und ihnen die geschäftliche Nutzung ihrer privaten Fahrzeuge erstatten, müssen Sie TripLog-Daten als Expenses oder Bills zu QuickBooks hochladen. Wenn Sie Ihren Kunden Kilometergeld in Rechnung stellen, müssen Sie die Daten als Invoices hochladen. Weitere Details finden Sie weiter unten.
Verbindung zu QuickBooks Online herstellen
Über das TripLog-Web-Dashboard können Sie eine Verbindung herstellen und Daten zu Intuit QuickBooks Online hochladen. Sie benötigen dazu:
Ein QuickBooks Online Plus-Konto
TripLog Premium oder Enterprise-Plan
Um eine Verbindung zu QuickBooks Online herzustellen, folgen Sie bitte dieser Anleitung:
Verbindung zu QuickBooks Online herstellen
Navigieren Sie zum Bereich Integrationen und klicken Sie auf die Auslassungspunkte
Sobald das Fenster geöffnet ist, schließen Sie den Vorgang „Connect to QuickBooks Online“ ab
Wählen Sie Ihren Verbindungstyp
Navigieren Sie im TripLog-Web-Dashboard zum Integrationslink für QuickBooks Online. Wählen Sie Expenses, Bills oder Invoices. Diese werden im jeweiligen Abschnitt erklärt, in dem beschrieben wird, wie Sie die Verknüpfungen der Kilometer- und Ausgabenkategorien einrichten.
Wählen Sie aus, wie Sie Ihre Kilometer und Ausgaben verknüpfen möchten, und schließen Sie die QuickBooks-Einrichtung wie unten beschrieben ab.
Fahrten als Expenses für Kilometererstattung zu QuickBooks hochladen
Melden Sie sich bei Ihrem TripLog-Webkonto an, klicken Sie in der Menüleiste unter dem QuickBooks-Tab auf „Expenses“ und filtern Sie die Fahrten dann nach Zeitraum, Aktivität und/oder Fahrer.
Wenn Sie dies zum ersten Mal tun, klicken Sie auf die Schaltfläche „Connect to QuickBooks“ und melden Sie sich anschließend bei Ihrem QuickBooks-Konto an (siehe ‚Connect to QuickBooks Online‘ oben).
Außerdem müssen Sie die Verbindung zwischen Ihren Mitarbeitern in QuickBooks und Ihren Mitarbeitern in TripLog einrichten. Klicken Sie dazu unten auf der Seite auf „Link TripLog Users to QuickBooks Employees“, um bestehende TripLog-Benutzer mit QuickBooks-Mitarbeitern zu überprüfen und zu verknüpfen. Sobald Sie jeden Benutzer in TripLog dem entsprechenden Mitarbeiter in QuickBooks zugeordnet haben, klicken Sie auf ‚close‘.
Erstellen Sie in QuickBooks Online ein „Mileage“-Bank-/Kreditkonto, sofern Sie noch keines erstellt haben.
Erstellen Sie in QuickBooks Online ein „Mileage“-Ausgabenkonto, sofern Sie noch keines erstellt haben.
Erstellen Sie eine Erstattungs-Expense für jede oben aufgeführte Kilometerposition und Ausgabenkonto-Position, die an den Mitarbeiter auszahlbar ist (nur wenn dieser TripLog-Benutzer bereits mit einem QuickBooks-Mitarbeiter verknüpft wurde).
Scrollen Sie auf der TripLog-QuickBooks-Ausgabenseite nach unten und klicken Sie auf ‘Upload to QuickBooks’ > Upload. Dadurch werden die Kilometerdaten als Erstattungsausgabe zu QuickBooks hochgeladen.
Anschließend können Sie sich bei QuickBooks Online anmelden, um die Ausgaben zu überprüfen.
Ausgaben als Erstattungs-Expenses zu QuickBooks hochladen
Wählen Sie die QuickBooks-Einstellungen unter QuickBooks Online > Expenses aus
Wählen Sie Link Vehicle Expenses Categories oder Link Business Categories aus, um das Menü zu öffnen, in dem Sie die TripLog-Kategorien auswählen und den entsprechenden QuickBooksOnline-Kategorien zuordnen können. Beachten Sie, dass Sie fahrzeugbezogene Ausgaben (Vehicle-Related Expenses) und Geschäftsausgaben (Business Expenses) separat verknüpfen müssen.
Fahrten als Bills für Kilometererstattung zu QuickBooks hochladen
TripLog lädt Fahrten als Kilometererstattungs-Bills, die an Ihre Mitarbeiter zahlbar sind, über QuickBooks hoch. Der Ablauf ist wie folgt:
Melden Sie sich bei Ihrem TripLog-Webkonto an, klicken Sie in der Menüleiste unter dem QuickBooks-Tab auf „Bills“ und filtern Sie die Fahrten dann nach Zeitraum, Aktivität und/oder Fahrer.
Wenn Sie dies zum ersten Mal tun, klicken Sie auf die Schaltfläche „Connect to QuickBooks“ und melden Sie sich anschließend bei Ihrem QuickBooks-Konto an (siehe ‚Connect to QuickBooks Online‘ oben).
Überprüfen Sie die Kilometer, den Satz und den Gesamtzahlungsbetrag und klicken Sie dann auf „Upload to QuickBooks“.
TripLog richtet ein „Mileage Reimbursement“-Ausgabenkonto im Chart of Accounts, einen „Mileage“-Posten in Products and Services sowie ein Vendor-Konto für jeden Fahrer/Mitarbeiter ein, der eine Erstattung erhält.
TripLog erstellt anschließend eine Bill für jeden Fahrer (als Vendor) mit Positionen für Kilometer, Satz und Gesamtbetrag.
Anschließend können Sie sich bei QuickBooks Online anmelden, um die Bills zu überprüfen und die Zahlung abzuschließen.
Ausgaben als Erstattungs-Bills zu QuickBooks hochladen
Wählen Sie die QuickBooks-Einstellungen unter Connect > Bills aus
Wählen Sie Link Vehicle Expenses Categories oder Link Business Categories aus, um das Menü zu öffnen, in dem Sie die TripLog-Kategorien auswählen und den entsprechenden QuickBooksOnline-Kategorien zuordnen können. Beachten Sie, dass Sie fahrzeugbezogene Ausgaben (Vehicle-Related Expenses) und Geschäftsausgaben (Business Expenses) separat verknüpfen müssen.
Fahrten als Customer Invoices und/oder Billable Expenses zu QuickBooks hochladen
Melden Sie sich bei Ihrem TripLog-Webkonto an, klicken Sie in der Menüleiste unter dem QuickBooks-Tab auf „Invoices“ und filtern Sie die Fahrten dann nach Zeitraum, Aktivität und/oder Fahrer.
Wenn Sie dies zum ersten Mal tun, klicken Sie auf die Schaltfläche „Connect to QuickBooks“ und melden Sie sich anschließend bei Ihrem QuickBooks-Konto an (siehe ‚Connect to QuickBooks Online‘ oben).
Außerdem müssen Sie die Konten einrichten. Schritt 1: Importieren Sie QuickBooks Customers als Geschäftsaktivitäten in TripLog. Schritt 2: Überprüfen und verknüpfen Sie bestehende Aktivitäten mit QuickBooks Customers.
Überprüfen Sie die Kilometer, den Satz und den Gesamtzahlungsbetrag und klicken Sie dann auf „Create Invoices“, „Create Billable Expenses“ oder „Create Both“.
TripLog richtet anschließend ein „Mileage Service Income“-Konto und/oder einen „Mileage Invoice“-Posten in Product/Service für das Konto ein, sofern diese noch nicht erstellt wurden.
TripLog erstellt anschließend eine Mileage Invoice für jeden Kunden.
Anschließend können Sie sich bei QuickBooks Online anmelden, um die Invoices zu überprüfen.
Fehlerbehebung
Erneutes Hochladen zu QuickBooks
Beim Hochladen von Datensätzen zu QuickBooks gibt es eine Sicherheitsmaßnahme, die verhindert, dass derselbe Datensatz versehentlich zweimal gesendet wird. Wenn Sie einen bereits in Ihre QuickBooks-Integration hochgeladenen Datensatz erneut hochladen müssen, können Sie auf der Upload-Seite im Web nach "Uploaded" filtern. Sie können den Mauszeiger über die hochgeladenen Positionen bewegen, sie markieren und CLEAR auswählen. Dadurch kann der Datensatz erneut hochgeladen werden. Dies kann vorkommen, wenn ein Fehler in Ihrer Konfiguration vorlag. In diesem Fall sollten Sie die Konfiguration korrigieren und den Upload wiederholen.