Muss ich Kilometer zu QuickBooks hochladen?
Einzelunternehmer oder Single Member LLC
Wenn Sie außer sich selbst keine Angestellten haben, müssen Sie die Kilometerpauschale wahrscheinlich nur in Ihrer persönlichen Steuererklärung geltend machen. In den USA erfolgt dies auf dem Form 1040 Schedule C. In diesem Fall müssen Sie keine Kilometer zu QuickBooks hochladen. Stattdessen müssen Sie lediglich die TripLog-Berichte für das Jahr erstellen und einige Zahlen in TurboTax oder eine vergleichbare Steuersoftware übertragen bzw. die Berichte Ihrem Steuerberater übergeben. Sie sollten die TripLog-Berichte dennoch als Belegdokumente für diese Aufzeichnungen aufbewahren.
Kleinunternehmen mit Angestellten
Wenn Sie Angestellte haben und diese für die geschäftliche Nutzung ihrer Privatfahrzeuge entschädigen, müssen Sie die TripLog-Daten als Expenses oder Bills zu QuickBooks hochladen. Wenn Sie Ihren Kunden hingegen Kilometer in Rechnung stellen, müssen Sie diese als Invoices hochladen. Weitere Details finden Sie weiter unten.
Verbindung mit QuickBooks Online herstellen
Über das TripLog Web Dashboard können Sie eine Verbindung herstellen und Daten zu Intuit QuickBooks Online hochladen. Sie benötigen:
Ein Konto bei QuickBooks Online Plus
Einen TripLog Premium- oder Enterprise-Plan
Um eine Verbindung zu QuickBooks Online herzustellen, folgen Sie bitte diesen Anweisungen:
Verbindung zu QuickBooks Online herstellen
Navigieren Sie zum Bereich Integrations und klicken Sie auf die Ellipsis
Sobald geöffnet, führen Sie Connect to QuickBooks Online aus
Wählen Sie Ihren Verbindungstyp
Navigieren Sie im TripLog Web Dashboard zum Integrations-Link für QuickBooks Online. Wählen Sie Expenses, Bills oder Invoices. Diese werden im jeweiligen Abschnitt zur Einrichtung der Mileage- und Expense-Kategorien-Links erläutert.
Wählen Sie die gewünschte Art der Verknüpfung von Mileage und Expenses aus und schließen Sie das QuickBooks Setup wie unten beschrieben ab.
Fahrten als Kilometererstattungs-Expenses zu QuickBooks hochladen
Melden Sie sich bei Ihrem TripLog-Web-Konto an, klicken Sie auf „Expenses“ unter dem Tab QuickBooks in der Menüleiste, und filtern Sie die Fahrten anschließend nach Datumsbereich, Aktivität und/oder Fahrer.
Wenn Sie dies zum ersten Mal tun, klicken Sie auf die Schaltfläche „Connect to QuickBooks“ und melden Sie sich anschließend bei Ihrem QuickBooks-Konto an (siehe „Connect to QuickBooks Online“ oben).
Sie müssen außerdem die Verbindung zwischen Ihren Angestellten in QuickBooks und Ihren Nutzern in TripLog einrichten. Klicken Sie dazu unten auf der Seite auf „Link TripLog Users to QuickBooks Employees“, um bestehende TripLog-Nutzer mit QuickBooks-Angestellten zu überprüfen und zu verknüpfen. Sobald Sie jeden Nutzer in TripLog dem entsprechenden Angestellten in QuickBooks zugeordnet haben, klicken Sie auf „close“.
Erstellen Sie in QuickBooks Online ein Bank-/Kreditkonto „Mileage“, falls Sie dies noch nicht getan haben.
Erstellen Sie in QuickBooks Online ein Expense-Konto „Mileage“, falls Sie dies noch nicht getan haben.
Erstellen Sie für jeden oben angezeigten Kilometerposten und Expense-Konto-Posten eine Erstattungs-Expense, die an den Angestellten zahlbar ist (nur, wenn dieser TripLog-Nutzer bereits mit einem QuickBooks-Angestellten verknüpft wurde).
Scrollen Sie auf der QuickBooks Expense-Seite von TripLog nach unten und klicken Sie auf „Upload to QuickBooks“ > Upload. Dadurch werden die Kilometer als Erstattungs-Expense zu QuickBooks hochgeladen.
Anschließend können Sie sich bei QuickBooks Online anmelden, um die Expenses zu überprüfen.
Ausgaben als Erstattungs-Expenses zu QuickBooks hochladen
Wählen Sie die QuickBooks-Einstellungen unter QuickBooks Online > Expenses
Wählen Sie Link Vehicle Expenses Categories oder Link Business Categories, um das Menü zu öffnen und die TripLog-Kategorien auszuwählen und den entsprechenden QuickBooksOnline-Kategorien zuzuordnen. Beachten Sie, dass Sie Vehicle-Related Expenses und Business Expenses separat verknüpfen müssen.
Fahrten als Kilometererstattungs-Bills zu QuickBooks hochladen
TripLog lädt Fahrten als Kilometererstattungs-Bills hoch, die über QuickBooks an Ihre Angestellten zahlbar sind. So funktioniert der Vorgang:
Melden Sie sich bei Ihrem TripLog-Web-Konto an, klicken Sie auf „Bills“ unter dem Tab QuickBooks in der Menüleiste, und filtern Sie die Fahrten anschließend nach Datumsbereich, Aktivität und/oder Fahrer.
Wenn Sie dies zum ersten Mal tun, klicken Sie auf die Schaltfläche „Connect to QuickBooks“ und melden Sie sich anschließend bei Ihrem QuickBooks-Konto an (siehe „Connect to QuickBooks Online“ oben).
Überprüfen Sie die Kilometer, den Satz und den Gesamtzahlungsbetrag und klicken Sie dann auf „Upload to QuickBooks“.
TripLog richtet ein Expense-Konto „Mileage Reimbursement“ im Chart of Accounts ein, einen Posten „Mileage“ unter Products and Services sowie ein Vendor-Konto für jeden Fahrer/Angestellten, der eine Erstattung erhält.
TripLog erstellt anschließend eine Bill für jeden Fahrer (als Vendor) mit Posten für Kilometer, Satz und Gesamtbetrag.
Anschließend können Sie sich bei QuickBooks Online anmelden, um die Bills zu überprüfen und die Zahlung abzuschließen.
Expenses als Erstattungs-Bills zu QuickBooks hochladen
Wählen Sie die QuickBooks-Einstellungen unter Connect > Bills
Wählen Sie Link Vehicle Expenses Categories oder Link Business Categories, um das Menü zu öffnen und die TripLog-Kategorien auszuwählen und den entsprechenden QuickBooksOnline-Kategorien zuzuordnen. Beachten Sie, dass Sie Vehicle-Related Expenses und Business Expenses separat verknüpfen müssen.
Fahrten als Customer Invoices und/oder Billable Expenses zu QuickBooks hochladen
Melden Sie sich bei Ihrem TripLog-Web-Konto an, klicken Sie auf „Invoices“ unter dem Tab QuickBooks in der Menüleiste, und filtern Sie die Fahrten anschließend nach Datumsbereich, Aktivität und/oder Fahrer.
Wenn Sie dies zum ersten Mal tun, klicken Sie auf die Schaltfläche „Connect to QuickBooks“ und melden Sie sich anschließend bei Ihrem QuickBooks-Konto an (siehe „Connect to QuickBooks Online“ oben).
Sie müssen außerdem die Konten einrichten. Schritt 1: Importieren Sie QuickBooks Customers als geschäftliche Aktivitäten in TripLog. Schritt 2: Überprüfen und verknüpfen Sie bestehende Aktivitäten mit QuickBooks Customers.
Überprüfen Sie die Kilometer, den Satz und den Gesamtzahlungsbetrag und klicken Sie dann auf „Create Invoices“, „Create Billable Expenses“ oder „Create Both“.
TripLog richtet dann ein Konto „Mileage Service Income“ und/oder einen Product/Service-Posten „Mileage Invoice“ für das Konto ein, sofern diese noch nicht angelegt wurden.
TripLog erstellt anschließend eine Mileage Invoice für jeden Kunden.
Anschließend können Sie sich bei QuickBooks Online anmelden, um die Invoices zu überprüfen.
Fehlerbehebung
Erneutes Hochladen zu QuickBooks
Beim Hochladen von Datensätzen zu QuickBooks gibt es eine Sicherung, die verhindert, dass derselbe Datensatz versehentlich zweimal gesendet wird. Wenn Sie einen bereits über Ihre QuickBooks-Integration hochgeladenen Datensatz erneut hochladen müssen, können Sie auf der Upload-Seite im Web nach „Uploaded“ filtern. Bewegen Sie den Mauszeiger über die hochgeladenen Posten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen und wählen Sie CLEAR. Dadurch kann der Datensatz erneut hochgeladen werden. Dies kann vorkommen, wenn ein Fehler in Ihrer Konfiguration vorlag. Korrigieren Sie in diesem Fall die Konfiguration und laden Sie den Datensatz erneut hoch.