TripLog Mileage für ADP Workforce Now® oder RUN Powered by ADP® abonnieren
HINWEIS: Um ADP ordnungsgemäß mit TripLog zu nutzen, ist es wichtig zu wissen, dass ADP-Connectors für Personen bestimmt sind, die keine bisherigen ADP-Kunden sind. Die vollständige ADP-Integration hingegen ist für Kunden gedacht, die bereits zuvor mit ADP integriert wurden. Um zwischen den beiden Verbindungsarten zu unterscheiden, wird der Begriff „Connector“ im ADP Marketplace für diejenigen aufgeführt, die einen ADP-Connector für ihr Konto benötigen. Dies gilt für alle Verbindungen wie ADP WFN und RUN.
Bevor Ihr Unternehmen TripLog für die Erstattung von Kilometern und Spesen nutzen kann, müssen Sie die TripLog-App im ADP Marketplace. Sie finden den Eintrag der TripLog-App, indem Sie auf dem ADP Marketplace nach „TripLog“ suchen, oder verwenden Sie diesen Link für
RUN Powered by ADP® https://apps.adp.com/en-US/apps/320104
ADP Workforce Now® https://apps.adp.com/en-US/apps/300787
ADP Workforce Now® Next Generation https://apps.adp.com/en-US/apps/334747
Wählen Sie ein monatliches oder jährliches Abonnement und bestätigen Sie die Bestellung. Sie werden von ADP in Rechnung gestellt und können den Abonnementtyp sowie die Anzahl der Benutzer später ändern.
Anmelden beim TripLog Web Dashboard
TripLog ist über Single Sign-On (SSO) vollständig mit ADP integriert. In Ihrem ADP Marketplace-Konto finden Sie alle Apps, die Sie abonniert haben. Gehen Sie zu „My Apps“-Seite, klicken Sie auf das TripLog-Logo, und Sie werden bei Ihrem TripLog-Konto angemeldet.
Wenn dies das erste Mal ist, wird Ihnen ein Zustimmungsbildschirm angezeigt. Bitte klicken Sie auf „ALLOW“, um den Zugriff zu gewähren.
Sie gelangen zum einmaligen TripLog-Einrichtungsbildschirm. Bitte durchlaufen Sie den Einrichtungsprozess.
Benutzer aus ADP importieren
Der nächste Schritt besteht darin, Benutzerkonten zu erstellen, indem Sie diese aus ADP importieren. Gehen Sie zum Menü Manage > Users, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Import ADP Users“.
Wenn dies das erste Mal ist, wird Ihnen ein weiterer Zustimmungsbildschirm angezeigt. Bitte klicken Sie auf „ALLOW“.
Anschließend ruft das System alle Mitarbeiterdaten von ADP ab. Dies kann einige Minuten dauern. Sie können die Benutzer auswählen, die Sie zu TripLog hinzufügen möchten, und auf „Import Workers“ klicken. Sie können die Auswahl auch eingrenzen, indem Sie im oberen Suchfeld nach beliebigen Benutzerdaten suchen, z. B. Name, Berufsbezeichnung, Abteilung usw. Wenn Sie keine Benutzer hinzufügen müssen, können Sie auf die Schaltfläche „Done“ klicken. Wenn Sie dieses Menü öffnen, werden alle Benutzer, die vor der Abfrage bereits hinzugefügt wurden, automatisch verknüpft.
ADP-Lohnabrechnungseinstellungen einrichten
Als ADP-Praktiker können nur Sie Kilometer- und Spesendaten in die ADP-Gehaltsabrechnung hochladen. Zuerst müssen Sie jedoch TripLog so einrichten, dass es mit den ADP-Codes übereinstimmt. Wählen Sie in der oberen Menüleiste ADP aus dem Integrationsmenü aus. Klicken Sie dann auf „ADP Settings“.
Sie müssen Folgendes auswählen:
Welche Art von Spesencode möchten Sie für Erstattungspositionen verwenden? Wählen Sie die Option „Earnings“. Der Kilometer- und Spesenerstattungsbetrag wird als positive Zahl hochgeladen, und das ist der Betrag, den die Mitarbeiter während des Abrechnungszeitraums „verdienen“. Wählen Sie die Option „Deduction“. Der Betrag wird als negative Zahl hochgeladen, und den Mitarbeitern wird ein negativer Betrag abgezogen, was faktisch einem Ertrag entspricht. Die Auswahl der ADP Expense Codes ändert sich ebenfalls entsprechend der Auswahl „Ertrag“ oder „Abzug“.
Ordnen Sie die TripLog Expense Categories den ADP Expense Codes zu. Ordnen Sie nur die Kategorien zu, die Sie benötigen, hauptsächlich „Mileage“, und eventuell „Toll“, „Parking“ sowie weitere Spesenkategorien. Nicht zugeordnete Spesen können nicht hochgeladen werden.
Kilometer und Spesen zu ADP hochladen
Sobald Ihre Mitarbeiter mit der mobilen TripLog-App Kilometer- oder Spesendaten erfasst haben und Sie bereit sind, diese zu ADP hochzuladen, können Sie zur TripLog-ADP-Seite gehen.
Es gibt einige Voraussetzungen:
Ein Abrechnungszeitraum im Status „Entering Payroll Information“ oder „Correcting Input“.
Kilometer und andere Spesenarten sind den ADP Expense Codes zugeordnet.
Wählen Sie die richtigen Daten, Fahrtaktivitäten und/oder Spesenkategorien aus.
Überprüfen Sie die Erstattungspositionen und -beträge, ein Mitarbeiter pro Zeile.
Klicken Sie auf „Upload to ADP“. Außerdem müssen Sie bei jedem Hochladen die Pay Number eingeben. Die Standardnummer ist 1.
Wenn alles erfolgreich hochgeladen wurde, können Sie sich bei Ihrem ADP Workforce Now Administratorkonto anmelden. Wählen Sie in der Menüleiste Process > Payroll > Paydata aus. Sie sehen die von TripLog hochgeladenen Erstattungsdaten entweder unter Other Earnings oder Other Deduction mit dem Code und Betrag für Kilometer.
Für RUN Powered by ADP® finden Sie es im oberen Menü unter Home > Time Sheet Import. Sie müssen den Abrechnungszeitraum auswählen und den hochgeladenen Kilometerbetrag suchen.
ADP-Abrechnung und -Abonnement verwalten
Sobald Sie die ADP-Verbindung eingerichtet haben, können Sie, falls Sie die Anzahl der Benutzer in Ihrem Abonnement ändern müssen, Ihre TripLog-Lizenzen unter ADP Marketplace > Ihr Name > My Apps > TripLog-App suchen > Manage App.
Wenn Sie Benutzer hinzufügen (zusätzliche Lizenzen), müssen Sie die Gesamtzahl der Benutzer auswählen.
Beispiel: Erhöhung der Anzahl der Lizenzen von 30 auf 40. Geben Sie dazu 40 als Gesamtzahl der Benutzer ein. (ADP verarbeitet jede Differenz, indem der ungenutzte Anteil zurückerstattet und die Differenz berechnet wird.)
Sobald die richtige Anzahl ausgewählt ist, folgen Sie den Bildschirmen, um Ihren Kauf abzuschließen.
Bekannte Probleme:
ADP – Allgemein
Wenn es eine Begrenzung für Ihre Abonnenten gibt, müssen Sie die verfügbaren Plätze in ADP korrigieren, um Benutzer sowohl mit der Full- als auch der Connector-Integration hinzufügen zu können.
Wenn Sie einen Mitarbeiter innerhalb der Company Codes verschieben, müssen Sie möglicherweise zu Import workers navigieren, um diese Verbindung zu aktualisieren. Sie können auch das Benutzerprofil in Manage users aktualisieren, um den richtigen Company Code/File ID zu verwenden.
Kündigungen werden ebenfalls über ADP abgewickelt. Wenn Sie die Verbindung zu ADP entfernen müssen, wenden Sie sich bitte an den TripLog-Support, sobald Sie das Abonnement in ADP gekündigt haben.