Integration mit SAP Concur®
Verbindung Ihres Concur-Kontos herstellen
Dieser Vorgang muss vor Ihrem ersten Upload abgeschlossen werden. Damit Ihre App die richtigen Einstellungen erhält, führen Sie unbedingt eine manuelle Synchronisierung durch.
(Manual Sync : TripLog App > Main Menu ( ≡ three line icon ) > Your Plan (Click on the Email) > Data Backup > Sync Between Device and Cloud > Merge Data)
Bei Concur anmelden
Wenn Sie auf „Connect to SAP Concur“ klicken, werden Sie zur Concur-Anmeldeseite weitergeleitet. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, die mit Ihrem Concur-Konto verknüpft ist.
Nachdem Sie Ihre E-Mail-Adresse eingegeben und auf „Next“ geklickt haben, können Sie Ihre Anmeldeoption auswählen.
Anmeldung mit SAP Concur-Passwort
Sie können sich bei Ihrem Concur-Konto anmelden, indem Sie das Passwort für Ihr SAP Concur-Konto eingeben
Anmeldung über SAP-E-Mail-Link
Sie können sich von Concur eine Bestätigungs-E-Mail senden lassen, um Ihr Konto per E-Mail zu verknüpfen.
Fahrten und Spesen zu Concur hochladen
Melden Sie sich bei Ihrem TripLog-Webkonto an, klicken Sie in der Menüleiste auf „Connect > Concur > Upload“ und filtern Sie dann die Fahrten und Spesen nach Datumsbereich und/oder Aktivität.
Wenn Sie dies zum ersten Mal tun, klicken Sie auf die grüne Schaltfläche „Connect to Concur“ (oben rechts auf der Seite) und melden Sie sich dann mit Ihrem Concur-Benutzernamen und -Passwort bei Ihrem Concur-Konto an, um TripLog den Zugriff zu erlauben.
Verfeinern Sie die Suchkriterien über den Suchbereich auf der linken Seite der Seite, um die Parameter für Kilometergeld, Mautgebühren, Parkgebühren, Spesen usw. auszuwählen, die Sie zu Concur hochladen möchten. Beachten Sie, dass nur die auf der Seite angezeigten Kilometergeld- und Spesenposten zu Concur hochgeladen werden.
Sobald Sie mit den auf der Seite angezeigten Kilometergeld- und Spesenposten zufrieden sind, klicken Sie auf „Upload to Concur“.
Wählen Sie den Concur-Bericht aus, in den die Fahrten und Spesen hochgeladen werden sollen, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Upload“.
TripLog lädt Fahrten als Personal Car Mileage sowie Mautgebühren, Parkgebühren und andere Spesen als QuickExpense hoch. TripLog lädt außerdem die zugehörigen Belegbilder hoch.
Melden Sie sich anschließend bei Ihrem Concur-Konto an, öffnen Sie den Bericht und überprüfen Sie die Kilometergeldeinträge. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Import“, um weitere Spesenposten zu überprüfen und in den Bericht zu importieren.
Hochladen über das Web-Dashboard
Sobald die Verbindung hergestellt ist, können Sie vorhandene Fahrten zu Concur hochladen.
Wählen Sie die Elemente im Filter aus – Steuerjahr – Monat – Aktivitäten
Klicken Sie auf Upload to Concur
Wählen Sie einen Spesenbericht aus oder erstellen Sie einen neuen Bericht
Klicken Sie auf die Schaltfläche Upload
Hochladen über die App
Beim Hochladen über die Anwendung werden Ihnen sowohl bereits hochgeladene als auch noch nicht hochgeladene Posten angezeigt. Sie können dann wählen, ob Sie sie zum vorhandenen Spesenbericht hinzufügen oder einen neuen Bericht erstellen möchten.
TripLog App Hauptmenü ( ≡ )
Wählen Sie das Concur-Menü aus
Wählen Sie den Monat aus
Wählen Sie Business aus
Überprüfen Sie die Zusammenfassung
Erstellen Sie einen neuen Bericht
Benennen Sie den Bericht
Klicken Sie auf Ok
Sie erhalten eine Erinnerungsmeldung, dass bereits hochgeladene Fahrten nicht erneut verarbeitet werden, neue Uploads jedoch dem Bericht hinzugefügt werden.
Ihre Fahrten in Concur anzeigen
Suchen Sie den Bericht, den Sie gerade erstellt haben, in Ihrer Spesenliste. Es sollte der zuletzt erstellte Eintrag sein, es sei denn, er wurde einem vorhandenen Bericht hinzugefügt.
Was wird beim Hochladen an Concur übertragen?
Sie können eine Zusammenfassung der Fahrt sowie, falls vorhanden, einen Link zur gefahrenen Route im Kommentar anzeigen.
Von TripLog im Spesenposten ausgefüllt:
Expense Type als Personal Car Mileage, sofern nicht als Kilometergeld-Kategorie definiert
Transaction Date: TripLog-Ereignisdatum
Business Purpose: Enthält die Fahrtaktivität, Notizen und Tags
From Location: Benannter Ort mit Adresse in Klammern.
To Location: Benannter Ort mit Adresse in Klammern
Distance: In den erfassten Einheiten
Amount: Basierend auf den Einheiten multipliziert mit dem in Concur festgelegten Satz
Ihren Spesenbericht einreichen
Hinweis: Wenn Ihr Unternehmen Commute Mileage verwendet, kann es beim Hochladen Ihrer Spesen zu einem einzigen Upload des Gesamtbetrags nach Abzug kommen. Achten Sie darauf, dass Ihre kleinste Charge mindestens einen ganzen Tag umfasst. (1 ausgewählter Tag oder ein Zeitraum von mehreren Tagen, da für die Berechnung des Pendlerabzugs zum Zeitpunkt des Uploads der gesamte Tag verwendet wird. Wenn Sie einen Teiltag auswählen, erfolgt die Berechnung des Pendelabzugs bei jedem Upload.)
Mögliche Fehler und deren Behebung
Fehler 500: Abgelaufenes Token
Überprüfen Sie Ihre Posten und reichen Sie sie über Ihren üblichen Prozess ein. Wenn es Probleme auf Concur-Seite gibt, wenden Sie sich bitte an Ihren internen Concur-Administrator, da der TripLog-Support bei diesen Problemen nicht helfen kann.
Wenn beim Versuch, hochzuladen, die Meldung EXPIRED TOKEN erscheint, trennen Sie bitte die Verbindung zu Ihrem Concur-Konto und stellen Sie sie erneut her, da die Authentifizierung abgelaufen ist. Wir versuchen, dies zu vermeiden, aber Änderungen im System können dazu führen.
Fehlerhafte Zuordnung: Wenn Sie sich außerhalb der USA befinden, kann sich das Standardverhalten unterscheiden. Aufgrund der zusätzlichen Berechnung können beim Upload gestaffelte Sätze einem einzigen Spesenposten zugeordnet werden. In diesem Fall wird er weiterhin dem Kilometergeld-Spesenkonto zugeordnet oder es wird eines erstellt, da dies in diesen Fällen nicht üblich ist.
Wenn Ihr Unternehmen Concur Drive verwendet, ist eine direkte Integration mit Concur nicht möglich.
Erneutes Hochladen zu Concur
Wenn Sie bereits hochgeladenes Kilometergeld erneut zu Ihrer Concur-Integration hochladen müssen, können Sie auf der Upload-Seite im Web nach „Uploaded“ filtern. Fahren Sie mit der Maus über das Häkchen „Uploaded“ und wählen Sie CLEAR. Dadurch kann der Datensatz erneut hochgeladen werden. Dies kann vorkommen, wenn Sie einen bereits geschlossenen Spesenbericht ausgewählt haben. In diesem Fall wird empfohlen, im Dropdown-Menü „Create A New Report“ auszuwählen, damit nur die TripLog-Posten übernommen werden.
Fehler 400:
Wenn Sie diesen Fehler erhalten, liegt möglicherweise ein Problem mit Ihrer Concur-Konfiguration vor.
Der Spesentyp Personal Car Mileage (MILEG) muss verfügbar sein. Ist er nicht verfügbar, müssen Sie ihn aktivieren oder Ihren Concur-Administrator bitten, ihn zu aktivieren.
Wenn Sie eine neuere Version der Concur-Datenbank verwenden oder der Spesentyp MILEG nicht verfügbar ist, müssen Sie den Spesentyp Miscellaneous Expense (MISCL) aktivieren. Dadurch wird Ihr gesamtes Kilometergeld als eine einzige Zahl ohne Fahrtdetails hochgeladen. Auch hierbei werden die TripLog-Kilometergeldsätze für die Berechnung verwendet.
Es besteht die Möglichkeit, dass jemand in Ihrem Unternehmen Concur Drive verwendet hat oder verwendet, wodurch das Konto mit unserer Möglichkeit, Kilometergeld an Concur zu senden, nicht kompatibel wird.