TripLog für Buchhalter ist eine Reihe von Funktionen im TripLog Web Dashboard, die es Buchhaltern ermöglichen, die geschäftlichen Kilometer und Transaktionen ihrer Kunden einfach im Blick zu behalten. Ziel dieses Artikels ist es, eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung und Nutzung der Funktionen von TripLog für Buchhalter zu bieten.
Hinweis: Für die meisten gängigen Anwendungsfälle sollten Sie zusätzliche Nutzer über die normale Teams- und Enterprise-Funktionalität hinzufügen. Aus Datenschutz- und Sicherheitsgründen können Sie keinen Nutzer einladen, der bereits Teil eines Multi-User-Teams- oder Enterprise-Kontos ist. Besteht ein berechtigter Bedarf für einen Zugriff mit Buchhalterberechtigungen, fügen Sie den Nutzer bitte über die Oberfläche Manage users mit den entsprechenden Berechtigungen hinzu.
Erste Einrichtung
Um Ihr Accountant-TripLog-Konto einzurichten, müssen Sie sich für ein Konto bei TripLog registrieren. Wenn Sie eine Einladung erhalten haben, als Buchhalter teilzunehmen, folgen Sie diesem Vorgang, um Ihr Konto einzurichten und zu registrieren; der Link wird automatisch erstellt.
Navigieren Sie zur Referral Page über den User Profile Link.
Einrichtung für Buchhalter (Kunden einladen)
Wenn Sie Buchhalter sind und die geschäftlichen Kilometer und Transaktionen Ihrer Kunden mit TripLog verfolgen möchten, registrieren Sie zunächst ein Konto bei TripLog, sofern Sie dies noch nicht getan haben, und folgen Sie dann diesen Anweisungen:
Öffnen Sie Ihr TripLog Web Dashboard und navigieren Sie zur Referral Page
Wählen Sie auf der Referral Page die Option invite clients aus
Geben Sie Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse Ihres Kunden in die entsprechenden Felder ein. Wenn Sie Ihrem Kunden eine individuelle Betreffzeile und E-Mail-Inhalte senden möchten, um zu erklären, warum Sie möchten, dass er TripLog für Buchhalter nutzt, können Sie dies tun, indem Sie die Betreffzeile und den Inhalt in die unten eingekreisten Felder eingeben:
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Sie den Zugang Ihres Kunden zum TripLog-Produkt bezahlen möchten. Lassen Sie es deaktiviert, wenn der Nutzer selbst bezahlt.
Klicken Sie anschließend auf Send Invite; der Kunde erhält daraufhin eine Einladung zur Registrierung bei TripLog.
Nach Erhalt der E-Mail wird dem Kunden ein Link angezeigt, um ein neues TripLog-Konto zu registrieren (oder sich bei TripLog anzumelden, falls bereits ein Konto vorhanden ist)
TripLog Accountant (Buchhalter einladen)
Mit diesem Vorgang laden Sie Ihren Buchhalter ein, Zugriff auf Ihr TripLog-Konto und Ihre Daten zu erhalten, damit er Berichte bei Bedarf einsehen und ausführen kann. (Hinweis: Sie können die Datenansicht innerhalb des Kontos, auf das er Zugriff hat, nicht einschränken. Fahren Sie fort, wenn dies Ihrem Wunsch entspricht.)
Öffnen Sie Ihr TripLog Web Dashboard und navigieren Sie zur Referral Page
Wählen Sie auf der Referral Page die Option invite clients aus
Geben Sie Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse Ihres Buchhalters in die entsprechenden Felder ein. Wenn Sie Ihrem Buchhalter eine individuelle Betreffzeile und E-Mail-Inhalte senden möchten, um zu erklären, warum Sie möchten, dass er TripLog für Buchhalter nutzt, können Sie dies tun, indem Sie die Betreffzeile und den Inhalt in die unten eingekreisten Felder eingeben:
Klicken Sie anschließend auf Send Invite; der Buchhalter erhält daraufhin eine Einladung zur Registrierung bei TripLog.
Abrechnung
TripLog für Buchhalter bietet dem Buchhalter kostenlosen Zugang zur Ausführung von Berichten, sofern mindestens zwei Active Paid Clients mit dem Konto verbunden sind. Je nach Vereinbarung mit Ihrem Kunden können Sie entweder für das TripLog-Konto des Kunden bezahlen, oder der Kunde bezahlt sein Konto selbst.
Um festzulegen, welches Konto das TripLog-Abonnement des Kunden bezahlt, melden Sie sich im Web an und navigieren Sie zur billing page unter Manage > Billing. Nach dem Aufrufen der Seite wird Ihnen eine Seite ähnlich der folgenden angezeigt:
Wenn Sie das Konto Ihres Kunden bezahlen möchten (zum Beispiel als Mehrwertpaket mit Mileage Tracking), setzen Sie 'Paid by Me' für den Kunden bitte auf 'YES'. Dies wird zum Gesamtbetrag im Bereich Pay Next Bill beitragen
Wenn der Kunde den Dienst selbst bezahlt, setzen Sie 'Paid by Me' bitte auf 'NO'. Dadurch wird dessen billing page aktiviert, damit er seine eigene Rechnung einsehen und bezahlen kann.
Bitte beachten Sie, dass der aktuelle Abrechnungszeitraum aktuell sein muss, damit das Accountant Parent Account Zugriff auf das Reporting erhält. Dies kann eine Rechnung über 0 $ bedeuten, muss aber dennoch den Status "paid" haben, damit der Accountant-Nutzer auf das Konto zugreifen kann. Begleichen Sie einfach die 0-$-Rechnung, um den Zugriff auf das Konto zu erneuern. Dies gewährt keinen Zugriff auf die TripLog-App zur Kilometererfassung.