Batch Submission – TripLog App
Batch Submission
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Verfügbare Batches prüfen
In der Batch View sehen Sie eine Übersicht der verfügbaren Batches, der Batches In Progress (Draft, Submitted, Rejected) oder der abgeschlossenen Batches (Approved oder Pay Scheduled). Ein Benutzer kann Einträge nur aus seinen eigenen Batches hinzufügen oder entfernen. Wenn er Admin-Sichtbarkeit hat, kann er keine Batches für andere Benutzer erstellen und deren Einträge hinzufügen.
Draft: Erstellt und zur Bearbeitung offen. Für Admins erst nach dem Einreichen sichtbar
Submitted: An den genehmigenden Manager zum Approve/Reject gesendet, zugehörige Einträge können nicht bearbeitet werden und der Batch kann nicht geändert werden. (Die Option „Unsubmit“ ist vor der Genehmigung verfügbar, wenn Änderungen am Batch oder an zugehörigen Einträgen erforderlich sind)
Rejected: Die Einträge im Batch wurden abgelehnt, und dem Eintrag wird eine entsprechende Notiz hinzugefügt. Einträge und der Batch können geändert werden. Die Option zum erneuten Einreichen steht nach der erforderlichen Korrektur zur Verfügung
Approved: Der Batch wurde akzeptiert, und dem Genehmigungseintrag wurde eventuell eine Genehmigungsnotiz hinzugefügt. Der Batch kann nicht mehr geändert werden, und die Einträge können nicht geändert oder einem anderen Batch hinzugefügt werden.
Pay Scheduled: Optionaler Prozessstatus, der angibt, dass der Batch von der Payroll verarbeitet wurde. Manche Organisationen nutzen den Genehmigungsschritt bereits, um Erstattung oder den Endzustand anzuzeigen, daher wird dieser Status nicht von allen Organisationen verwendet.
Einen neuen Batch erstellen
Klicken Sie auf „+“ startet die Batch-Erstellung. Benennen Sie Ihren Batch und klicken Sie auf Create
Dadurch wird der Draft Batch zur Bearbeitung erstellt.
Durch Öffnen des Draft Batch gelangen Sie zur Detailed View.
Über die Schaltfläche + Add Entry öffnet sich der Suchdialog für nicht eingereichte Mileage- und Expense-Einträge.
Wählen Sie den passenden Filter ( Mileage / Expense – Timeframe – Activity )
Wählen Sie die Einträge aus, die dem Batch hinzugefügt werden sollen
Nach dem Hinzufügen können Sie den gesamten Batch und den Verlauf überprüfen
Sobald alle Einträge hinzugefügt wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche Submit Batch , um Ihre Notiz hinzuzufügen, und dann auf Submit
Abgelehnte Batches überprüfen / Batches bearbeiten
Wenn Sie einen abgelehnten Batch haben, können Sie die abgelehnten Einträge überprüfen und Korrekturen vornehmen. Bei Änderungen können Sie den Batch erneut einreichen.
Beim Einreichen können Sie Ihre Notiz hinzufügen, um den Batch erneut einzureichen.
Sie können Unsubmit Batch wählen, um den Batch bearbeiten und Einträge hinzufügen oder entfernen zu können. Dadurch können Sie auch die dem Batch zugeordneten Einträge bearbeiten.
Batch Submission – TripLog Web Dashboard
Batch-Übersicht
Auf der Seite Mileage and Expense können Sie schnell Einträge zu einem bestehenden Batch hinzufügen, einen neuen Batch erstellen oder einen bestehenden Batch bearbeiten/entfernen.
View Batches: Öffnet die Batch List
Add to Batch: Optionen
+ Create & Add to Batch
- Batches that are Open
X Remove from Batch
Sie können die Einträge sehen, die einem Batch zugeordnet sind, und außerdem Einträge auswählen und zu einem neuen Batch hinzufügen. Sie sehen alle zugehörigen Status für die einzelnen Einträge, die dem Batch-Status zugeordnet sind.
Einträge zu einem Batch hinzufügen
Einträge auswählen und dann zum Batch hinzufügen
Wählen Sie die Einträge aus, die Sie einem Batch hinzufügen möchten
Videobeispiel
Videobeispiel
Wählen Sie das Menü Add to Batch (eine Option auswählen)
Wählen Sie Create & Add to Batch, um einen neuen Batch zu erstellen und die Einträge hinzuzufügen
Wählen Sie einen bestehenden Batch aus, dem die Einträge hinzugefügt werden sollen
Bestätigen Sie Ihre Auswahl, um sie dem Batch hinzuzufügen
Videobeispiel zum Hinzufügen zu einem Batch
Videobeispiel zum Hinzufügen zu einem Batch
Einen bestehenden Batch öffnen und Einträge hinzufügen
Dies ist nur in der Mobile-App-Version von Batch Submission verfügbar
Einen Batch bearbeiten
Sie können die Einträge innerhalb des Batches entfernen.
Wählen Sie Remove Entries
Wählen Sie die zu entfernenden Einträge aus und dann Remove Selected. Dadurch werden die Einträge aus dem Batch entfernt.
Videobeispiel zum Entfernen von Einträgen
Videobeispiel zum Entfernen von Einträgen
Einen Batch löschen
Wenn Sie Delete Batch auswählen, wird der Batch entfernt und alle zugehörigen Einträge werden freigegeben, sodass sie einem anderen Batch hinzugefügt werden können.
Den Batch im Web Dashboard einreichen
Wenn Sie die Bestätigung und das Hinzufügen von Einträgen zum Batch abgeschlossen haben und bereit sind, den Batch einzureichen, wählen Sie Submit Batch.
Fügen Sie eine Notiz für den Admin/Manager hinzu, um die Benachrichtigung über die Einreichung an den genehmigenden Manager zu senden.
