Mit TripLog Expense können Organisationen und Benutzer geschäftliche, private und fahrzeugbezogene Transaktionen erfassen. Erstellen Sie benutzerdefinierte Kategorien, konfigurieren Sie benutzerdefinierte Kategorien und importieren Sie Bankfeeds von unterstützten Banken.
Transaktionen
Transaktionen sind die Art von Ausgaben, die durch App- oder Web-Einträge erstellt werden. Diese können anhand der Expense Category und der Business Activity bei der Eingabe identifiziert werden. Eine neue Transaktion können Sie in der TripLog-App per OCR (optische Zeichenerkennung) erstellen, um Ihren Beleg zu scannen oder zu importieren. Dabei werden einige Dateneingaben für Sie übernommen und der Beleg wird der Transaktion angehängt. Sie können die Transaktion auch manuell in der App oder im Web ohne Belegimport eingeben. Wenn Sie sich für die Einrichtung interessieren, klicken Sie bitte auf [LINK], um zum Abschnitt Einrichtung weiter unten zu springen.
Eine neue Transaktion erstellen
Wenn Sie auf Add Income/Expense klicken, öffnet sich der Dialog zur Eingabe Ihrer Daten. Eine Anleitung zur Eingabe einer Ausgabe und zur Nutzung der OCR-Funktion finden Sie im Driver-Trainingsartikel HIER.
* Dies ist eine Ansicht aus einem Admin-Eintrag. Beachten Sie, dass der Benutzername bei Ihrem eigenen Einzelbenutzerkonto nicht angezeigt wird.
Eingabeoptionen:
Erforderlich:
Date: Immer erforderlich
Amount: Immer erforderlich
Category: Immer erforderlich
Activity: Wird basierend auf der Category ausgefüllt. Bei einer fahrzeugbezogenen Ausgabe gibt es keine Aktivität, da die Ausgabe der Nutzung des Fahrzeugs zugerechnet wird.
Optional: (kann von Ihrer Organisation verlangt werden)
Merchant:
Location: Kann hinzugefügt werden oder ein vorhandener Standort verwendet werden
Tags: Wird für Berichte verwendet, kann eine Liste oder Freitext sein
Notes:
Reminder: Wird für wiederkehrende Transaktionen wie Fahrzeugwartung oder jährliche Zulassungskosten verwendet.
Attach Receipt: In der App kann der Beleg über die Gerätekamera oder die Fotomediathek angehängt werden und die meisten Fotoformate werden unterstützt. Im Web werden Fotoformate und PDF unterstützt. Andere Dateitypen werden möglicherweise nicht unterstützt.
Beispieltransaktion
Web-Diagrammansicht
Erweiterte Transaktionsansicht im Web
Transaktionen anzeigen
Transaktionen im Expense-Menü werden nach Date und User (Teams und Enterprise) aufgelistet und enthalten anschließend die Category sowie alle weiteren mit der Transaktion eingegebenen Informationen.
Schnellfilter für TimeFrame, Status, User oder Advanced Filters
Select All Records on Page
Kontrollkästchen zur Auswahl des Eintrags (wird für Multi-edit, Submissions verwendet)
Indikator für Attachment (Beleg ist dem Datensatz angehängt, muss möglicherweise noch mit der Cloud synchronisiert werden)
Category-Indikator/-Auswahl
Amount
Business Activity
Business Activities sind in erster Linie dazu da, bestimmte geschäftliche Transaktionen für größere Kategorien wie zwei unterschiedliche Geschäftsbereiche zu kategorisieren. Beispiele für Premium-Benutzer wären Uber vs. Doordash oder Realtor Business vs. Contractor Business. Bei Enterprise kann dies zwischen bestimmten Geschäftseinheiten liegen, oder Tags können für kleinere Kategorien verwendet werden.
Tags
Tags sind bei TripLog universell einsetzbar, um Transaktionen und andere Datensätze zu kategorisieren. Sie können in den Berichten gefiltert werden und stehen in den meisten Filtern von TripLog zur Verfügung.
Benutzerdefinierte Tags und Felder
Die Enterprise-Version von TripLog bietet Optionen für benutzerdefinierte Tags sowie benutzerdefinierte Felder. Damit können Benutzer Datensätze, die verschiedenen Aktivitäten zugeordnet sind, weiter definieren, um sie später so auszuwerten, wie es die Organisation benötigt. Weitere Informationen finden Sie unter der Option Custom Fields im Help Center.
Expense Tracking einrichten
Im TripLog Web Dashboard Primary User (Einzelperson) oder Primary Admin (Teams and Enterprise) können einige Optionen dazu konfigurieren, wie Transactions erfasst werden.
Customization
Auf der Seite Customization verfügbare Optionen zum Aktivieren
Enable Expenses / Transactions
Expenses können in der App über Manual Entry oder im Web über Manual Entry oder Bank Feed Integrations erfasst werden.
Enable Receipt Capture
Receipt Capture ist eine optionale Einstellung, die es Benutzern ermöglicht, Receipts an Transactions und Trips anzuhängen. Diese können aus der Fotogalerie des Geräts oder direkt über die Kamera stammen. Die Belegeingabe im Web kann auch andere Dateien unterstützen, es wird jedoch nicht empfohlen, unterschiedliche Dateitypen zu verwenden. [So erfassen Sie einen Beleg]
Enable Bank Feeds
Ermöglicht Benutzern die Verbindung zu Bank Feeds, um Transaktionen automatisch von unterstützten Banken zu importieren (Finicity Integration) [Artikel zu Bank Feeds]
Enable Fuel Transactions
Fuel Transactions können über die App per Belegscan oder manueller Eingabe hinzugefügt werden. Der Belegscan versucht, zusammen mit der Receipt Capture die folgenden Felder per OCR zu erfassen: Total Cost, Cost Per Unit (Gallon/Liter), Number of Units (Gallon/Liter) und das Date. Sie können prüfen, ob die Werte korrekt sind, bevor Sie speichern. [So erfassen Sie einen Beleg]
Basierend auf dem Fahrzeugeintrag wird die Fuel Economy zwischen den Tankvorgängen berechnet.
Enable Approval Management (nur Enterprise)
Spending Limits und Required Receipts können aktiviert werden, um die Art oder die erforderlichen Informationen einer Transaktion einzuschränken, die von einem Supervisor genehmigt werden muss.
Weitere verfügbare Einstellungen
Expense Categories
Expense Categories können im Web unter Transactions > Categories eingerichtet werden. Dies sind die Optionen, die Benutzern beim Eingeben neuer Transaktionen zur Verfügung stehen. Es gibt eine vorinstallierte Liste von Kategorien, die Sie nach Bedarf bearbeiten können. [Zum Abschnitt „Einrichtung“ springen]
Tax Groups (optional für kanadische Kunden, wird angezeigt, wenn der Country Code festgelegt ist.) Wenn das Country auf Kanada eingestellt ist, wird die Menüoption verfügbar.
Expense Categories
Expense Categories werden als Liste für die Ausgaben-/Transaktionseingabe bereitgestellt, um die jeweilige Transaktion mit der richtigen Beschreibung sowie dem Berichtscode zu kategorisieren und zu kodieren. Sie können die im Konto vorinstallierten Expense Categories frei verwenden. Dabei handelt es sich um eine allgemeine Liste, und Sie können eigene hinzufügen oder alle ersetzen. Sie können die Option Hide All Preset verwenden, um die Standardkategorien auszublenden.
Expense Categories benötigen einen eindeutigen Code. Wenn Sie also versuchen, eine neue zu erstellen, und einen Fehler erhalten, gibt es möglicherweise eine deaktivierte/ausgeblendete Category, die Sie wiederverwenden/umbenennen können. Das Ausblenden der Category macht sie bei der Transaktionserstellung nicht mehr verfügbar.
Arten von Kategorien
Income: Kategorien zur Dokumentation von Einnahmen
Vehicle Expense: Fahrzeugbezogene Ausgaben, die dem Fahrzeug und den Betriebskosten des Fahrzeugs zugeordnet werden sollen.
Business Expense: Ausgaben im Zusammenhang mit Käufen oder Transaktionen, die zur Dokumentation geschäftsbezogener Ausgaben oder Gebühren erforderlich sind
Transfer: Kategorien für interne Transfers, damit Beträge in Berichten nicht doppelt erfasst werden
Vehicle Expense Items: Vehicle Expense-Posten sind einem bestimmten Benutzer und Fahrzeug zugeordnet. Fahrzeugbezogene Ausgaben haben keine zugehörige Business Activity. Wenn sie erstattungsfähige Transaktionen sein müssen, muss der Admin daher eine ähnliche Business Expense erstellen, die keinem Fahrzeug zugeordnet ist. Bei einem Einzelbenutzer bezieht sich die Fahrzeugzuordnung auf die Nutzung des Fahrzeugs und die verfügbaren Steuerabzüge.
Spending Limits
Spending Limits stehen Enterprise-Kunden zur Verfügung und sind direkt mit dem Approval Management-Prozess verknüpft. Wir haben ein Video für Benutzer dazu, wie man Einreichungen vornimmt und Spending Limit Errors löst. [Ausgaben einreichen]
Das Konfigurieren eines Spending Limit gilt für die durch die Regel definierten Transaktionen und kann sich mit anderen Spending Limits überschneiden. Auch wenn es mehrere Spending Limits geben kann, muss der Verstoß mit der höchsten Schwere behoben werden, damit der Eintrag den Prozess durchlaufen kann. Ein Beispiel dafür könnte sein, dass für alle Transaktionen ein Beleg erforderlich ist aber keine Transaktion über 100 $ zulässig ist sodass eine Transaktion über 150 $ möglicherweise einen Beleg erfordert, aber nicht eingereicht werden kann da der Schwellenwert von 100 $ überschritten wird und die Einreichung dadurch nicht zulässig ist.
Spending Limit-Optionen
Eine Spending Limit-Regel hinzufügen
Scope: Erforderlich:
Default: Per Transaction
Was muss das Limit messen (Per Transaction, Per Day, Per Week [7 Tage], Per Month oder Per Year)
Category:
Default: Any Category
Ordnet das Spending Limit allen Kategorien oder einer bestimmten Kategorie zu
Dept:
Default: None
Ordnet bestimmte Regeln bestimmten Departments zu, sodass Konfigurationen je Gruppe unterschiedlich sein können. Departments können unter Manage users konfiguriert werden
Tags:
Default: None
Ordnet Spending-Limit-Regeln Transaktionen mit bestimmten Tags zu. Tags können erforderlich gemacht und in einer auswählbaren Liste konfiguriert werden, um die korrekte Verwendung und Auslösung des Spending Limit sicherzustellen.
Bank/Card:
Default: Any
Die Wahl von Yes oder No legt fest, ob die Transaktion aus einem Bank Feed stammt. Beispiel: Manche Benutzer benötigen zusätzliche Informationen wie Belege für Company Cards, die über Bank Feeds importiert werden.
Threshold:
Betrag im Zusammenhang mit der Spending Limit-Regel (der Betrag muss 1 $ oder höher sein)
Action: Die Anforderung, wenn die Transaktion oder der Bereich die Spending Limit-Regel erfüllt.
Require Receipts: Der Transaktion liegt ein Attachment bei (es findet keine automatisierte Prüfung der Qualität oder des Inhalts statt)
Require tags or notes: Es liegt entweder ein Tag oder eine Notiz vor (es findet keine automatisierte Prüfung der Qualität oder des Inhalts statt). Der Eintrag erhält eine rote Warnanzeige.
Require Valid Expense Category: Ein Import/Bank Feed kann eine Transaktion mit einer ungültigen oder veralteten/deaktivierten Category erzeugen. Diese Regel prüft, ob eine gültige Category verwendet wird.
Cannot be submitted: Diese Action erlaubt es dem Benutzer nicht, den Eintrag überhaupt einzureichen
Will Raise a Warning: Zeigt an, dass etwas gegen die Regel verstößt, die Einreichung oder Genehmigung aber nicht stoppt. Dies kann für Benutzer mit hohen Genehmigungsstufen gelten, hindert sie jedoch nicht daran, die Einreichung oder Genehmigung zu bearbeiten. Der Eintrag erhält eine gelbe Warnanzeige.
Referenz:
Liste vorinstallierter Expense Categories
Category Group | Name | Code |
Income | Income | Income |
Income | Interest and dividend income | Dividend |
Income | Other income | OtherIncome |
Income | Product sales | Sales |
Income | Reimbursed expenses received | Reimburse |
Income | Services provided | Services |
Vehicle Expense | Vehicle - Gasoline/diesel/petrol | Gas |
Vehicle Expense | Vehicle - Electric Charging | Charging |
Vehicle Expense | Vehicle - Oil | Oil |
Vehicle Expense | Vehicle - Tires | Tires |
Vehicle Expense | Vehicle - Repairs and maintenance | Repairs |
Vehicle Expense | Vehicle - Vehicle insurance | Insurance |
Vehicle Expense | Vehicle - Registration/license fees | Registration |
Vehicle Expense | Vehicle - Garage rent | Garage |
Vehicle Expense | Vehicle - Lease/rental fees | Lease |
Vehicle Expense | Vehicle - Property taxes | Taxes |
Vehicle Expense | Vehicle - Interest on vehicle | Interest |
Vehicle Expense | Vehicle - Other expenses | Other |
Business Expense | Accounting / tax preparation | Accounting |
Business Expense | Advertising | Advertising |
Business Expense | Bank fees | BankFees |
Business Expense | Business loan | Loan |
Business Expense | Business use of your home | BusinessHome |
Business Expense | Charitable donations | Donations |
Business Expense | Commissions and fees | Commissions |
Business Expense | Computer hardware | Hardware |
Business Expense | Computer internet services | Internet |
Business Expense | Computer software | Software |
Business Expense | Contract labor | Contractors |
Business Expense | Cost of goods sold | CostOfGoods |
Business Expense | Credit and collection fees | Collection |
Business Expense | Customer returns | Returns |
Business Expense | Depletion | Depletion |
Business Expense | Depreciation | Depreciation |
Business Expense | Dues / subscriptions | Dues |
Business Expense | Employee benefit programs | EmpBenefit |
Business Expense | Equipment / materials | Equipment |
Business Expense | Gifts | Gifts |
Business Expense | Health insurance | Health |
Business Expense | Insurance (other than health) | InsuranceBiz |
Business Expense | Interest - Mortgage (paid to banks, etc.) | InterestMort |
Business Expense | Interest - Other | InterestOther |
Business Expense | Legal and professional services | LegalProf |
Business Expense | Meal - Breakfast | Meal-Breakfast |
Business Expense | Meals and entertainment | Meals |
Business Expense | Mileage | Mileage |
Business Expense | Office expense | Office |
Business Expense | Other business expenses | OtherBiz |
Business Expense | Payroll taxes | PayrollTaxes |
Business Expense | Pension and profit-sharing plans | Pension |
Business Expense | Rent or lease - Other business property | RentOther |
Business Expense | Rent or lease - Vehicles, machinery, and equipment | RentEquipment |
Business Expense | Repairs and maintenance | RepairsBiz |
Business Expense | Shipping / delivery | Shipping |
Business Expense | Startup costs | Startup |
Business Expense | Supplies | Supplies |
Business Expense | Taxes and licenses | TaxesLicenses |
Business Expense | Telephone | Phone |
Business Expense | Training / education | Training |
Business Expense | Travel - Baggage and shipping | TravelBaggage |
Business Expense | Travel - Lodging | TravelLodging |
Business Expense | Travel - Misc | TravelMisc |
Business Expense | Travel - Transportation | Transportation |
Business Expense | Uniforms | Uniforms |
Business Expense | Utilities | Utilities |
Business Expense | Vendor fees | VendorFees |
Business Expense | Wages | Wages |
Transfer | Assets | Assets |
Transfer | Bank transfer | BankTransfer |
Transfer | Credit card payment | CreditCard |
Transfer | Other non-business | OtherNonBiz |
Transfer | Owner equity | Equity |
Transfer | Owner investment / drawings | InvestWithdraw |