Mit TripLog Expense können Organisationen und Benutzer geschäftliche, private und fahrzeugbezogene Transaktionen erfassen. Erstellen Sie benutzerdefinierte Kategorien, konfigurieren Sie benutzerdefinierte Kategorien und importieren Sie Bankfeeds von unterstützten Banken.
Transaktionen
Transaktionen sind die Art von Spesen, die durch App- oder Web-Einträge erstellt wird. Diese lassen sich anhand der Spesenkategorie und der Geschäftsaktivität erkennen, die bei der Eingabe angegeben werden. Eine neue Transaktion kann in der TripLog-App mithilfe von OCR (optische Zeichenerkennung) erstellt werden, um Ihren Beleg zu scannen oder zu importieren und einen Teil der Dateneingabe für Sie zu übernehmen sowie den Beleg an die Transaktion anzuhängen. Sie können die Transaktion auch manuell in der App oder im Web ohne Belegimport eingeben. Wenn Sie sich für die Einrichtung interessieren, klicken Sie bitte auf [LINK], um zum Einrichtungsabschnitt weiter unten zu springen.
Erstellen einer neuen Transaktion
Wenn Sie auf Einnahmen/Spesen hinzufügen klicken, öffnet sich der Dialog zur Eingabe Ihrer Angaben. Eine Anleitung zur Eingabe von Spesen und zur Verwendung der OCR-Funktion finden Sie im Fahrerschulungsartikel HIER.
* Dies ist eine Ansicht aus einem Admin-Eintrag. Beachten Sie, dass der Benutzername bei Ihrem eigenen Einzelbenutzerkonto nicht angezeigt wird.
Eingabeoptionen:
Erforderlich:
Datum: Immer erforderlich
Betrag: Immer erforderlich
Kategorie: Immer erforderlich
Aktivität: Wird basierend auf der Kategorie ausgefüllt. Handelt es sich um fahrzeugbezogene Spesen, gibt es keine Aktivität, da die Spesen der Nutzung des Fahrzeugs zugerechnet werden.
Optional: (Kann von Ihrer Organisation verlangt werden)
Händler:
Standort: Kann hinzugefügt werden oder ein vorhandener Standort kann verwendet werden
Tags: Werden für Berichte verwendet, können eine Liste oder Freitext sein
Notizen:
Erinnerung: Wird für wiederkehrende Transaktionen wie Fahrzeugwartung oder jährliche Zulassungskosten verwendet.
Beleg anhängen: In der App kann der Beleg über die Gerätekamera oder die Galerie angehängt werden und unterstützt die meisten Fotoformate. Im Web werden Fotoformate und PDF unterstützt. Andere Dateitypen werden möglicherweise nicht unterstützt.
Beispieltransaktion
Web-Diagrammansicht
Erweiterte Web-Transaktionsansicht
Transaktionen anzeigen
Transaktionen im Spesenmenü werden nach Datum und Benutzer (Teams und Enterprise) aufgelistet und enthalten anschließend die Kategorie sowie alle weiteren mit der Transaktion eingegebenen Informationen.
Schnellfilter für Zeitraum, Status, Benutzer oder erweiterte Filter
Alle Datensätze auf der Seite auswählen
Kontrollkästchen zur Auswahl des Eintrags (wird für Mehrfachbearbeitung, Einreichungen verwendet)
Anzeige für Anhang (Beleg an Datensatz angehängt, muss möglicherweise mit der Cloud synchronisiert werden)
Kategorieanzeige / -auswahl
Betrag
Geschäftsaktivität
Geschäftsaktivitäten sind die wichtigste Möglichkeit, bestimmte geschäftliche Transaktionen für Hauptkategorien wie zwei unterschiedliche Geschäftsbereiche zu kategorisieren. Beispiele für Premium-Benutzer wären Uber vs. DoorDash oder Immobiliengeschäft vs. Auftragnehmergeschäft. Bei Enterprise kann dies zwischen bestimmten Geschäftseinheiten liegen, oder Tags können für kleinere Kategorien verwendet werden
Tags
Tags sind bei TripLog universell einsetzbar, um Transaktionen und andere Datensätze zu kategorisieren, die in den Berichten gefiltert werden können, und stehen in den meisten Filtern in TripLog zur Verfügung.
Benutzerdefinierte Tags und Felder
Die Enterprise-Version von TripLog bietet benutzerdefinierte Tag-Optionen sowie benutzerdefinierte Felder. Dies ermöglicht es Benutzern, Datensätze, die mit verschiedenen Aktivitäten verknüpft sind, weiter zu definieren, damit sie später so in Berichten ausgewertet werden können, wie die Organisation es benötigt. Weitere Informationen finden Sie in der Option Benutzerdefinierte Felder im Hilfe-Center.
Einrichten der Spesenerfassung
Im TripLog-Web-Dashboard kann der Hauptbenutzer (Einzelperson) oder der Hauptadministrator (Teams und Enterprise) einige Optionen dazu konfigurieren, wie Transaktionen erfasst werden.
Anpassung
Optionen, die auf der Anpassungsseite aktiviert werden können
Spesen / Transaktionen aktivieren
Spesen können in der App per manueller Eingabe oder im Web per manueller Eingabe oder über Bankfeed-Integrationen erfasst werden.
Belegerfassung aktivieren
Die Belegerfassung ist eine optionale Einstellung, mit der Benutzer Belege an Transaktionen und Fahrten anhängen können. Diese können aus der Fotogalerie des Geräts oder direkt von der Kamera abgerufen werden. Die Belegeingabe im Web kann auch andere Dateien unterstützen, es wird jedoch nicht empfohlen, unterschiedliche Dateitypen zu verwenden. [So erfassen Sie einen Beleg]
Bankfeeds aktivieren
Ermöglicht Benutzern, sich mit Bankfeeds zu verbinden, um Transaktionen von unterstützten Banken automatisch zu importieren (Finicity-Integration) [Artikel zu Bankfeeds]
Kraftstofftransaktionen aktivieren
Kraftstofftransaktionen können über die App per Belegscan oder manueller Eingabe hinzugefügt werden. Der Belegscan versucht, zusammen mit der Belegerfassung folgende Felder per OCR zu erfassen: Gesamtkosten, Kosten pro Einheit (Gallone/Liter), Anzahl der Einheiten (Gallone/Liter) und das Datum. Sie können vor dem Speichern überprüfen, ob die Werte korrekt sind. [So erfassen Sie einen Beleg]
Basierend auf dem Fahrzeugeintrag wird der Kraftstoffverbrauch zwischen den Tankfüllungen berechnet.
Genehmigungsverwaltung aktivieren (Nur Enterprise)
Ausgabenlimits und erforderliche Belege können aktiviert werden, um den Typ oder die erforderlichen Informationen in einer Transaktion zu begrenzen, die von einem Vorgesetzten genehmigt werden muss.
Weitere verfügbare Einstellungen
Spesenkategorien
Spesenkategorien können im Web unter Transaktionen > Kategorien eingerichtet werden. Dies sind die Optionen, die Benutzern beim Eingeben neuer Transaktionen zur Verfügung stehen. Es gibt eine vorinstallierte Liste von Kategorien, die Sie nach Bedarf bearbeiten können. [Zum Einrichtungsabschnitt springen]
Steuergruppen (optional für kanadische Kunden, wird angezeigt, wenn der Ländercode festgelegt ist.) Wenn das Land auf Kanada eingestellt ist, wird die Menüoption verfügbar.
Spesenkategorien
Die Spesenkategorien werden in einer Liste für die Spesen-/Transaktionseingabe bereitgestellt, um die jeweilige Transaktion mit der richtigen Beschreibung sowie dem Berichtscode zu kategorisieren und zu kodieren. Es steht Ihnen frei, die im Konto vorinstallierten Spesenkategorien zu verwenden. Dies ist eine allgemeine Liste, und Sie können eigene Kategorien hinzufügen oder alle ersetzen. Sie können die Option Alle Voreinstellungen ausblenden auswählen, um die Standardkategorien auszublenden.
Spesenkategorien müssen einen eindeutigen Code haben. Wenn Sie also versuchen, eine neue zu erstellen, und einen Fehler erhalten, gibt es möglicherweise eine deaktivierte/ausgeblendete Kategorie, die Sie wiederverwenden/umbenennen können. Durch das Ausblenden der Kategorie wird sie bei der Transaktionserstellung nicht mehr verfügbar.
Kategorietypen
Einnahmen: Kategorien zur Dokumentation von Einnahmen
Fahrzeugspesen: Fahrzeugbezogene Spesen, die dem Fahrzeug und den Betriebskosten des Fahrzeugs zugeordnet werden sollten.
Geschäftsspesen: Spesen im Zusammenhang mit Käufen oder Transaktionen, die zur Dokumentation geschäftsbezogener Spesen oder Gebühren erforderlich sind
Übertrag: Kategorien für interne Überträge, damit Beträge in Berichten nicht doppelt erfasst werden
Fahrzeugspesen-Posten: Fahrzeugspesen-Posten sind einem bestimmten Benutzer und Fahrzeug zugeordnet. Fahrzeugbezogene Spesen haben keine zugeordnete Geschäftsaktivität. Wenn sie erstattungsfähige Transaktionen sein müssen, muss der Admin ähnliche Geschäftsspesen erstellen, die keinem Fahrzeug zugeordnet sind. Bei einem Einzelbenutzer bezieht sich die Fahrzeugzuordnung auf die Nutzung des Fahrzeugs und die anwendbaren verfügbaren Steuerabzüge.
Ausgabenlimits
Ausgabenlimits stehen Enterprise-Kunden zur Verfügung und sind direkt mit dem Genehmigungsverwaltungsprozess verknüpft. Wir haben ein Video für Benutzer darüber, wie sie einreichen und wie sie Fehler bei Ausgabenlimits beheben können. [Spesen einreichen]
Das Konfigurieren eines Ausgabenlimits gilt für die durch die Regel definierten Transaktionen und kann sich mit anderen Ausgabenlimits überschneiden. Auch wenn es mehrere Ausgabenlimits geben kann, muss der Fall mit dem höchsten Schweregrad gelöst werden, damit der Eintrag den Prozess durchlaufen kann. Ein Beispiel dafür könnte sein, dass für alle Transaktionen ein Beleg erforderlich ist, aber keine Transaktion über 100 USD zulässig ist, sodass eine 150-USD-Transaktion zwar einen Beleg erfordern kann, aber nicht eingereicht werden kann, da der Schwellenwert von über 100 USD die Einreichung nicht zulässt.
Optionen für Ausgabenlimits
Hinzufügen einer Ausgabenlimit-Regel
Umfang: Erforderlich:
Standard: Pro Transaktion
Was muss das Limit messen (pro Transaktion, pro Tag, pro Woche (7 Tage), pro Monat oder pro Jahr)
Kategorie:
Standard: Jede Kategorie
Verknüpfen Sie das Ausgabenlimit mit allen Kategorien oder einer bestimmten Kategorie
Abteilung:
Standard: Keine
Verknüpfen Sie bestimmte Regeln mit bestimmten Abteilungen. So können die Konfigurationen je Gruppe unterschiedlich sein. Abteilungen sind unter Benutzer verwalten konfigurierbar
Tags:
Standard: Keine
Verknüpfen Sie Ausgabenlimit-Regeln mit Transaktionen mit bestimmten Tags. Tags können erforderlich gemacht und in einer auswählbaren Liste konfiguriert werden, um die korrekte Verwendung und Auslösung des Ausgabenlimits sicherzustellen.
Bank/Karte:
Standard: Beliebig
Die Auswahl von Ja oder Nein legt fest, ob die Transaktion aus einem Bankfeed stammt. Beispiel: Manche Benutzer benötigen möglicherweise zusätzliche Informationen wie Belege für Firmenkarten, die über Bankfeeds importiert werden.
Schwellenwert:
Betrag im Zusammenhang mit der Ausgabenlimit-Regel (Betrag muss 1 USD oder höher sein)
Aktion: Die Anforderung, wenn die Transaktion oder der Bereich die Ausgabenlimit-Regel erfüllt.
Belege erforderlich: Der Transaktion ist ein Anhang beigefügt (es findet keine automatisierte Prüfung von Qualität oder Inhalt statt)
Tags oder Notizen erforderlich: Es ist entweder ein Tag oder eine Notiz vorhanden (es findet keine automatisierte Prüfung von Qualität oder Inhalt statt). Der Eintrag erhält eine rote Warnanzeige.
Gültige Spesenkategorie erforderlich: Ein Import/Bankfeed kann eine Transaktion mit einer ungültigen oder veralteten/deaktivierten Kategorie erzeugen. Diese Regel prüft, ob eine gültige Kategorie verwendet wird.
Kann nicht eingereicht werden: Diese Aktion erlaubt es dem Benutzer nicht, den Eintrag überhaupt einzureichen
Löst eine Warnung aus: Zeigt an, dass gegen die Regel verstoßen wird, die Einreichung oder Genehmigung jedoch nicht gestoppt wird. Dies kann bei Benutzern mit hohen Genehmigungsstufen der Fall sein, hindert sie jedoch nicht daran, die Einreichung oder Genehmigung zu bearbeiten. Der Eintrag erhält eine gelbe Warnanzeige.
Referenz:
Liste der voreingestellten Spesenkategorien
Kategoriegruppe | Bezeichnung | Code |
Income | Income | Income |
Income | Interest and dividend income | Dividend |
Income | Other income | OtherIncome |
Income | Product sales | Sales |
Income | Reimbursed expenses received | Reimburse |
Income | Services provided | Services |
Vehicle Expense | Vehicle - Gasoline/diesel/petrol | Gas |
Vehicle Expense | Vehicle - Electric Charging | Charging |
Vehicle Expense | Vehicle - Oil | Oil |
Vehicle Expense | Vehicle - Tires | Tires |
Vehicle Expense | Vehicle - Repairs and maintenance | Repairs |
Vehicle Expense | Vehicle - Vehicle insurance | Insurance |
Vehicle Expense | Vehicle - Registration/license fees | Registration |
Vehicle Expense | Vehicle - Garage rent | Garage |
Vehicle Expense | Vehicle - Lease/rental fees | Lease |
Vehicle Expense | Vehicle - Property taxes | Taxes |
Vehicle Expense | Vehicle - Interest on vehicle | Interest |
Vehicle Expense | Vehicle - Other expenses | Other |
Business Expense | Accounting / tax preparation | Accounting |
Business Expense | Advertising | Advertising |
Business Expense | Bank fees | BankFees |
Business Expense | Business loan | Loan |
Business Expense | Business use of your home | BusinessHome |
Business Expense | Charitable donations | Donations |
Business Expense | Commissions and fees | Commissions |
Business Expense | Computer hardware | Hardware |
Business Expense | Computer internet services | Internet |
Business Expense | Computer software | Software |
Business Expense | Contract labor | Contractors |
Business Expense | Cost of goods sold | CostOfGoods |
Business Expense | Credit and collection fees | Collection |
Business Expense | Customer returns | Returns |
Business Expense | Depletion | Depletion |
Business Expense | Depreciation | Depreciation |
Business Expense | Dues / subscriptions | Dues |
Business Expense | Employee benefit programs | EmpBenefit |
Business Expense | Equipment / materials | Equipment |
Business Expense | Gifts | Gifts |
Business Expense | Health insurance | Health |
Business Expense | Insurance (other than health) | InsuranceBiz |
Business Expense | Interest - Mortgage (paid to banks, etc.) | InterestMort |
Business Expense | Interest - Other | InterestOther |
Business Expense | Legal and professional services | LegalProf |
Business Expense | Meal - Breakfast | Meal-Breakfast |
Business Expense | Meals and entertainment | Meals |
Business Expense | Mileage | Mileage |
Business Expense | Office expense | Office |
Business Expense | Other business expenses | OtherBiz |
Business Expense | Payroll taxes | PayrollTaxes |
Business Expense | Pension and profit-sharing plans | Pension |
Business Expense | Rent or lease - Other business property | RentOther |
Business Expense | Rent or lease - Vehicles, machinery, and equipment | RentEquipment |
Business Expense | Repairs and maintenance | RepairsBiz |
Business Expense | Shipping / delivery | Shipping |
Business Expense | Startup costs | Startup |
Business Expense | Supplies | Supplies |
Business Expense | Taxes and licenses | TaxesLicenses |
Business Expense | Telephone | Phone |
Business Expense | Training / education | Training |
Business Expense | Travel - Baggage and shipping | TravelBaggage |
Business Expense | Travel - Lodging | TravelLodging |
Business Expense | Travel - Misc | TravelMisc |
Business Expense | Travel - Transportation | Transportation |
Business Expense | Uniforms | Uniforms |
Business Expense | Utilities | Utilities |
Business Expense | Vendor fees | VendorFees |
Business Expense | Wages | Wages |
Transfer | Assets | Assets |
Transfer | Bank transfer | BankTransfer |
Transfer | Credit card payment | CreditCard |
Transfer | Other non-business | OtherNonBiz |
Transfer | Owner equity | Equity |
Transfer | Owner investment / drawings | InvestWithdraw |