Einführung:
In den vorherigen Videos haben wir erklärt, wie Sie die gefahrenen Kilometer erfassen und die App verwenden. In diesem Video befassen wir uns mit der Ausgabenerfassung und -meldung.
 
Erste Schritte
Wenn Ihr Unternehmen die Funktion Expenses aktiviert hat, können Sie in der App auf die Registerkarte für Transaktionen zugreifen. Wenn Sie sie nicht sofort sehen, befindet sie sich möglicherweise im Bereich „Show more“. Sie sollten in Ihrer App die Optionen Transaction und/oder Fuel sehen, je nachdem, welche Optionen Ihr Unternehmen aktiviert hat. Wenn Sie sie nicht sehen, müssen Sie möglicherweise eine vollständige Datensynchronisierung durchführen oder prüfen, ob Sie mit dem richtigen Konto angemeldet sind. Wenn Sie glauben, dass eine Option fehlt, wenden Sie sich an Ihren Administrator, um zu prüfen, ob das TripLog-Spesenerfassungsmodul aktiviert wurde.
 
Um kurz einige grundlegende Einstellungen zu überprüfen: Wenn Sie die erforderlichen Kamera- oder Speicherberechtigungen nicht erteilt haben, müssen Sie diese möglicherweise aktivieren, um Funktionen wie die automatische Belegerfassung ordnungsgemäß nutzen zu können. Weitere Informationen finden Sie in den vorherigen Videos zu den erforderlichen Berechtigungen.
 
Transaction
Um mit der Erfassung einer Transaktion zu beginnen, können Sie auf das blaue Plus-Symbol klicken, um eine neue Transaktion hinzuzufügen. Sie können die Angaben manuell eingeben oder einen Beleg importieren.  Bei der automatischen Belegerfassung haben Sie die Möglichkeit, ein Live-Foto aufzunehmen oder ein Foto aus der Galerie Ihres Geräts zu verwenden.  Wenn Sie den Kamera- oder Speicherzugriff nicht erteilt haben, werden Sie dazu aufgefordert.  Akzeptieren Sie und fahren Sie fort. Die Belegerfassung ist ein optionaler Dienst, daher sehen Sie diese Option möglicherweise nicht, wenn Ihr Unternehmen sie nicht aktiviert hat.
Beim Zugriff auf Ihre Galerie müssen Sie möglicherweise zu dem Speicherort navigieren, an dem das Foto gespeichert ist; dies kann je nach Gerät und Betriebssystem variieren.
 
Erfassen der Transaktion
Achten Sie bei der Live-Erfassung darauf, dass die Oberfläche gut ausgeleuchtet ist und der Beleg idealerweise flach liegt und scharf abgebildet wird.  Die App fordert Sie auf, das Bild zuzuschneiden und zu übermitteln.  Nach der Übermittlung wird versucht, die Daten aus dem Bild mittels optischer Zeichenerkennung (OCR) zu importieren.  Überprüfen Sie die importierten Daten vor dem Speichern, da unterschiedliche Druckqualitäten bei manchen Belegen zu falschen Angaben führen können.
 
Nach dem Speichern können Sie die korrekten oder zusätzlichen Ausgabendaten aktualisieren und speichern.  Die App erlaubt den Import nur von Standardbildern aus der Galerie.  Wenn Sie andere Dokumente wie PDF-Belege anhängen müssen, müssen Sie das Web-Dashboard verwenden, um diese unverändert hochzuladen.  Ein Tipp für alle, die nur die App verwenden: Machen Sie einen Screenshot des Dokuments, das Sie anhängen müssen, damit Sie ihn in der App verwenden können.
  
Informationen zur Ausgabeneinreichung finden Sie im vorherigen Video zur Einreichung. Beachten Sie, dass Sie bei Ausgabenlimits oder Anforderungen Ihres Unternehmens, wie z. B. Belegen oder Tags, eine Fehlermeldung sowie einen Hinweis zur Korrektur der betreffenden Ausgabe erhalten.  Bei weiteren Fragen wenden Sie sich an Ihren TripLog-Administrator.