Mit der Enterprise-Version von TripLog haben Sie Zugriff auf den Approval-Management-Prozess. Dieser Leitfaden behandelt den Admin-Workflow im Web-Dashboard.
Bitte lesen Sie den Genehmigungsprozess für Details zur Statusänderung und zum Ablauf.
Genehmigungsprozess – Web-Dashboard
Video des vollständigen Prozesses (ohne Ton)
Video des vollständigen Prozesses (ohne Ton)
Benachrichtigung über eingereichte Einträge
Wenn ein Admin auf der Seite Manage Users als Supervisor des Benutzers festgelegt ist, erhält er bei jeder eingereichten Fahrt, jedem Beleg oder Zeiteintrag eine Benachrichtigung mit einer Notiz des Benutzers.
Hinweis zum Bearbeiten und Korrigieren von Einträgen im Genehmigungsprozess: Wenn ein Eintrag den Status Submitted hat, kann der Benutzer ihn nicht mehr ändern, der Admin kann jedoch Informationen im Eintrag aktualisieren. Dies wird im Audit-Log protokolliert. Damit ein Benutzer einen eingereichten Eintrag anpassen kann, muss er ihn zurückziehen (Unsubmit), oder der Admin muss ihn ablehnen, damit der Eintrag wieder bearbeitbar wird. Sobald ein Eintrag den Status Pay Scheduled hat oder in eine Payroll-Integration hochgeladen wurde, kann er nicht mehr bearbeitet werden.
Ausstehende Einträge anzeigen
Navigieren Sie zu Dashboard > Overview unter Approvals Pending.
Ein Klick auf REVIEW öffnet die Fahrten, Belege oder Zeiteinträge des Benutzers, die sich aktuell im Status Submitted befinden.
Ein Klick auf die Überprüfung führt Sie zu den zu überprüfenden Einträgen.
Größer anzeigen
Größer anzeigen
Manuelle Suche nach eingereichten Einträgen
Sie können nach ausstehenden oder abgeschlossenen Genehmigungseinträgen suchen, indem Sie in den Quick Filters oder im Advanced Filter nach Benutzer und dem Status Submitted filtern.
Ansicht Quick Filter
Ansicht Advanced Filter
Einträge genehmigen oder ablehnen
Sie können die eingereichten Einträge genehmigen oder ablehnen. Um den Status zu ändern, markieren Sie die zu aktualisierenden Einträge über das Kontrollkästchen links neben dem Eintrag und wählen dann die gewünschte Statusänderung im Approval Menu.
Je nach Ihren Berechtigungen sehen Sie im Eintrag die Optionen Approve oder Reject, bei anderen Berechtigungen kommen weitere Status hinzu, u. a. (Submit, Unsubmit und Pay Schedule). Wir konzentrieren uns auf die Status Approve und Reject.
Nach der Auswahl der Einträge und dem Genehmigen erscheint ein Bestätigungsfenster mit der Möglichkeit, eine Notiz hinzuzufügen. Beim Ablehnen von Einträgen empfiehlt es sich, dem Benutzer mitzuteilen, was korrigiert werden muss. Dies kann einzeln oder im Batch erfolgen. Der Benutzer erhält eine Benachrichtigungs-E-Mail, dass die Einträge genehmigt oder abgelehnt wurden, mit der Notiz und einem Link zur Überprüfung der Einträge.
Hier ein kurzes Beispiel, wie Sie mit dem Quick Filter bestätigen, dass die Genehmigung abgeschlossen ist.
Sie können den Audit Trail eines Eintrags einsehen, indem Sie den Mauszeiger über den Status des Eintrags bewegen. Sie können auf diesen Eintrag klicken, um einen Verlauf der durchlaufenen Prozessschritte mit Zeitstempeln zu erhalten. Diese Einträge sind auch in den Berichten und exportierten Datensätzen verfügbar.
Mauszeiger über das Genehmigungsstatus-Symbol bewegen
Auf das Genehmigungsstatus-Symbol klicken
Berichte mit dem Statusfilter erstellen
Auf der Seite Reports können Sie Einträge nach dem aktuellen Status filtern.
Pay Scheduled
Es gibt einen finalen Status, in den Einträge als Pay Scheduled verschoben werden, dies zeigt an, dass der Posten erstattet wurde und nicht mehr
Für Admins mit der Berechtigung Accountant wird zusätzliche Funktionalität hinzugefügt.
Accountant-Prozess
Sie können Berichte für die aktuell Approved Einträge in einem Zeitraum erstellen
Sobald die Berichte geladen und zum Versand an die Payroll abgerufen wurden, kann der Admin mit der Berechtigung Accountant Schedule Pay All auswählen, um anzuzeigen, dass die Einträge zur Zahlung eingeplant sind oder bereits bezahlt wurden, und sie so aus den noch zu zahlenden ausstehenden Genehmigungen zu entfernen. Dadurch werden alle Einträge im aktuellen Filter mit dem Status Pay Scheduled.
Admin-Genehmigung – TripLog App
Vollständiges Video (ohne Ton)
Vollständiges Video (ohne Ton)
Zugriff auf das Approval Management Tool
Verfügbare Einreichungen anzeigen
Klicken Sie auf einen Benutzer, um ausstehende Einreichungen zu überprüfen. Sie können Details zur Fahrt, zum Beleg oder zum Zeiteintrag einsehen und diese dann einzeln genehmigen oder ablehnen.
Einen einzelnen Eintrag genehmigen
Beim Überprüfen eines einzelnen Eintrags können Sie diesen genehmigen oder ablehnen. Ein Notizfeld öffnet sich, in dem Sie einen Text eingeben können. Dieser wird dem Benutzer mit der Benachrichtigungs-E-Mail zur Genehmigung oder Ablehnung zugesandt.
Mehrere Einträge aktualisieren
Sie können mehrere Einträge genehmigen oder ablehnen, indem Sie die einzelnen Kästchen der zu aktualisierenden Einträge anklicken oder das Kästchen ganz oben links markieren, um alle auszuwählen. Beim Genehmigen oder Ablehnen der Einträge öffnet sich das Notizfeld, in dem Sie der Benachrichtigung eine Nachricht hinzufügen können.
Vergangene Einträge überprüfen
Sie können Einträge für alle Benutzer oder einzelne Benutzer nach Status und Zeitraum überprüfen. So sehen Sie vergangene Genehmigungen, ausstehende Einreichungen oder ausstehende Ablehnungen, die eventuell nachverfolgt werden müssen. Je nach Umfang der Überprüfung kann es sinnvoll sein, diese Einträge im Web anzuzeigen.
Approval Management Workflow
Die Approval-Management-Webkomponente von TripLog gibt Mitarbeitern die Möglichkeit, Fahrten und/oder Belege einzureichen, und Supervisoren die Möglichkeit, diese zu prüfen/genehmigen/abzulehnen. Anschließend können die Accountants die Zahlung einplanen. E-Mail-Benachrichtigungen, Workflow-Status, Notizen und Abwesenheitsfunktionen sind intuitiv und einfach zu bedienen. Um die Komponente für die Organisation zu aktivieren, sollte der Administrator im Webkonto zu Manage > Settings navigieren und Approval Management > Save Settings auswählen.
Hinweis: Unabhängig von den festgelegten Berechtigungen kann ein Benutzer seine eigenen Einträge nicht genehmigen.
Die Funktionen und Geschäftsregeln umfassen:
Fahrer sehen in den mobilen Apps die Menüoption „Approval“ bzw. „Submission“ sowie im Web-Dashboard auf der Seite Trips unter Approval die Schaltflächen „Submit“ und „Unsubmit“. Administratoren/Manager sehen die Schaltflächen „Approve“ und „Reject“. Accountants sehen zusätzlich zu allen anderen Schaltflächen auch die Schaltfläche „Schedule Pay“. Unter web > Manage > User Settings legen Sie die Benutzerrollen fest.
Auf der Seite Trips im Web-Dashboard können Benutzer beliebige Fahrten auswählen und versuchen, sie einzureichen, zu genehmigen, abzulehnen oder zur Zahlung einzuplanen. Das System prüft die Bedingungen und entscheidet, ob der Vorgang fortgesetzt werden kann oder ignoriert wird, wobei der Benutzer entsprechend benachrichtigt wird.
Statusprüfung. Nur die im Approval-Workflow-Diagramm dargestellten Statusübergänge von einem Feld zum anderen sind zulässig.
Berechtigungsprüfung. Nur der Benutzer, dem der Eintrag gehört, oder dessen Supervisor kann mit einem bestimmten Datensatz arbeiten.
Sobald eine Fahrt eingereicht wurde, kann der Fahrer sie nicht mehr bearbeiten. Es sei denn, sie wird abgelehnt, dann kann der Benutzer sie bearbeiten und erneut einreichen.
Eine E-Mail wird an den Supervisor oder den Fahrteigentümer gesendet, mit Kopie an den Antragsteller, in der mitgeteilt wird, dass sich der Genehmigungsstatus geändert hat.
Ein Supervisor kann auf seiner Web-Profilseite ein Start- und Enddatum für Abwesenheit festlegen. Zusätzlich kann er einen alternativen Genehmigungsvertreter statt des standardmäßigen direkten Supervisors festlegen.
Wenn der direkte Supervisor abwesend ist, erhält der nächste Supervisor in der Kette oder der alternative Genehmigungsvertreter die E-Mail.
Supervisoren sehen auf der Web-Dashboard-Seite eine Warteschlange der eingereichten Fahrten/Belege ihrer direkten oder delegierten direkten Mitarbeiter.
Nur Administratoren können als Supervisor einer Person zugewiesen werden. Ein Admin kann nicht sein eigener Supervisor sein.
Wenn kein Supervisor zugewiesen ist, kann ein Fahrer weiterhin Fahrten einreichen und dadurch den Genehmigungsstatus ändern, es werden jedoch keine E-Mails versendet.
Über die TripLog Web API kann das Back-Office den Genehmigungsstatus ebenfalls ändern.
Genehmigungs-Audit-Prozess
Der Genehmigungsprozess umfasst einen verfügbaren Audit Trail für Einträge, die durch den Genehmigungsprozess eingereicht werden.
Statusänderungen
Created: Erstellung des Eintrags durch den Benutzer oder Admin
Updated: Der Eintrag wird geändert oder angepasst, wobei die betroffenen, nachverfolgten Felder aufgeführt werden. (Einige Änderungen werden nicht erfasst, z. B. Änderungen an Business Activities, Notes oder Tags)
Startzeit
Endzeit
Strecke
Standort
Submitted: Zeitstempel, wenn der Benutzer den Eintrag einreicht.
Rejected: Zeitstempel und Admin, der abgelehnt hat, inklusive Kommentar
Approved: Zeitstempel und Admin, der genehmigt hat, inklusive Kommentar
Pay Scheduled: Zeitstempel und Admin
Beispiel:
Ein Klick in den markierten grünen Bereich öffnet den Trip History für den Eintrag
Fortschritt mit zusätzlichen Feldern, während der Eintrag eingereicht wird.
Der Eintrag wird mit einer Notiz abgelehnt.
Vom Benutzer korrigiert und erneut eingereicht.
