O Approval Management e o Approval Management em Lote estão incluídos no nosso serviço Enterprise, e você pode verificar e fazer upgrade do seu plano na página de Faturamento.

A funcionalidade de aprovação em lote permite que a sua organização personalize melhor quando e como os usuários enviam os seus registros de quilometragem e despesas para aprovação. Esse recurso permite que os usuários consolidem as aprovações com observações personalizadas, facilitando a associação desses itens a registros específicos. Esse fluxo de trabalho simplificado aumenta a eficiência dos seus gerentes no processo de aprovação.

Depois de configurar o Envio em Lote, você deverá ver os botões de Lote na área de Aprovação. A versão antiga do Processo de Aprovação terá os Status individuais disponíveis, e a nova opção terá os botões Ver Lotes e Criar Lote

Consulte o Guia do Usuário abaixo para ver as etapas de como Criar e Enviar um Lote. Somente um usuário pode Criar, Adicionar Registros ou Enviar/Modificar um Lote. Criar um lote a partir da caixa de diálogo criará um envio de lote para o usuário atual. (O Administrador Principal pode criar um lote para um usuário selecionando o usuário no filtro rápido para visualizar e tem acesso aos lotes existentes do usuário)

Aprovação em Lote - Guia do Usuário
Link para o guia do usuário sobre como usar o Envio em Lote no aplicativo ou na web.

Ao revisar lotes, você pode acessá-los por qualquer uma das páginas que contêm registros. As páginas Viagens e Despesas terão o botão Ver Lotes e a lista suspensa Lotes, que exibirá os seus lotes.

Na visualização de Lotes, você poderá ver o resumo de todos os Lotes pendentes e abertos. Eles terão o Nome do Usuário, o Nome do Lote, o Resumo dos Lançamentos, o período (data de início e data de término) dos Registros incluídos e o valor total em dólares do lote.

Ao clicar no registro, você poderá revisar e Aprovar ou Rejeitar o lote selecionado. O lote terá os detalhes resumidos de todo o lote, bem como os itens individuais de Despesas e Quilometragem. Ele incluirá o histórico dos registros, inclusive as observações de aprovação ou rejeição associadas ao lote.

Se o lote contiver itens que precisam ser rejeitados, você pode selecioná-los e marcá-los como rejeitados para devolvê-los ao usuário para correção. O usuário poderá corrigir os registros e reenviá-los.

Ao escolher Rejeitar Lançamentos, você poderá selecionar os itens que precisa rejeitar, adicionar uma observação e salvar o lançamento para notificar o usuário sobre as correções necessárias.

Depois que o lote for validado e puder ser aprovado, basta abrir o lote e selecionar Aprovar. O campo de observação pode ser atualizado, se necessário, e depois o lote é Aprovado. Isso tirará o lote do estado de enviado e notificará o usuário de que o lote foi aprovado e processado.

A etapa final do processo de aprovação, se for enviado à folha de pagamento para reembolso, é marcar o lote como Pagamento agendado, indicando que o registro foi Pago.