Com a nossa versão Enterprise do TripLog, você tem acesso ao processo de Approval Management. Este passo a passo é sobre o fluxo de trabalho do administrador no Painel Web.

Consulte o Processo de Aprovação para ver os detalhes sobre a mudança de status e o fluxo.

Se um administrador estiver definido como Supervisor do usuário na página Gerenciar Usuários, ele receberá uma notificação para quaisquer viagens, despesas ou registros de horário enviados, com uma observação do usuário.

Observação sobre a edição e a correção de registros no processo de aprovação: se um registro estiver Enviado, o usuário não pode modificá-lo, mas o administrador pode atualizar as informações do registro. Isso será rastreado no log de auditoria. Para que um usuário ajuste um registro enviado, ele precisaria Cancelar o envio, ou o administrador precisaria rejeitá-lo, para que o item possa ser editado novamente. Quando um registro está com Pagamento agendado ou foi carregado em uma integração de folha de pagamento, ele não pode mais ser editado.

Os itens atuais em Enviado ou Escalonado com atualização recente aparecerão nesta lista por usuário e por tipo; a atualização recente é a Data da Última Mudança de Status dentro de 90 dias.

Acesse a página Painel > Visão Geral, em Aprovações Pendentes.

Clicar em REVISAR levará você às viagens, despesas ou registros de horário do usuário que estão atualmente com o status Enviado.

Clicar em revisar levará você aos registros a serem revisados.

Você pode pesquisar itens de aprovação pendentes ou concluídos usando o filtro de usuário e o Status Enviado nos Filtros Rápidos ou no Filtro Avançado.

Você pode Aprovar ou Rejeitar os lançamentos enviados. Para alterar o status, selecione os registros a atualizar marcando a caixa de seleção à esquerda do lançamento e depois escolha a mudança de status apropriada no Menu de Aprovação.

No registro, dependendo das suas permissões, você verá as opções Aprovar ou Rejeitar; algumas outras permissões adicionarão status adicionais, incluindo (Enviar, Cancelar envio e Agendar Pagamento). Vamos nos concentrar no status Aprovar ou Rejeitar.

Depois de selecionar os registros e aprová-los, uma caixa de confirmação aparecerá com a opção de adicionar uma observação. Ao rejeitar itens, recomenda-se informar o usuário sobre o que precisa ser corrigido. Isso pode ser feito individualmente ou em lote. O usuário receberá um e-mail de notificação informando que os registros foram Aprovados ou Rejeitados, com a observação e um link para revisar os registros.

Veja um exemplo rápido de como abrir o Filtro Rápido para confirmar que a aprovação foi concluída.

Você pode revisar a Trilha de Auditoria de um item passando o cursor sobre o Status do registro. Você pode clicar nesse registro para obter um histórico das etapas pelas quais o processo passou, com carimbos de data/hora. Esses registros também estão disponíveis nos relatórios e nos registros exportados.

Na página Relatórios, você pode filtrar os registros pelo status atual.

Existe um status final para os registros serem movidos para Pagamento agendado, que indica que o item foi reembolsado e não pode mais ser

Funcionalidades adicionais são oferecidas aos administradores com a permissão de Contador.

Você pode gerar relatórios dos itens atualmente Aprovados em um período

Depois que os relatórios forem carregados e extraídos para serem enviados à folha de pagamento, o administrador com a permissão de Contador pode usar Agendar Pagamento de Todos, indicando que os itens estão agendados para pagamento ou já foram pagos, para removê-los de Aprovações Pendentes a pagar. Isso marcará todos os itens do filtro atual com o status Pagamento agendado.

Toque em um usuário para revisar os envios pendentes. Você pode revisar os detalhes da viagem, da despesa ou do registro de horário para então aprovar ou rejeitar individualmente.

Ao revisar um único lançamento, você pode aprová-lo ou rejeitá-lo. Um campo de observações será exibido e você poderá preenchê-lo. Ele será enviado ao usuário junto com o e-mail de notificação da aprovação ou da rejeição.

Você pode optar por aprovar ou rejeitar vários lançamentos tocando nas caixas individuais dos itens a atualizar ou marcando a caixa no canto superior esquerdo para selecionar todos. Ao aprovar ou rejeitar os lançamentos, o campo de observações será exibido e permitirá que você adicione uma mensagem à notificação.

Você pode revisar os lançamentos de todos os usuários ou de usuários individuais por Status e Período. Isso permite ver aprovações anteriores, envios pendentes ou rejeições pendentes que possam precisar de acompanhamento. Dependendo do escopo da revisão, pode ser recomendável visualizar esses registros na web.

O componente web Approval Management do TripLog oferece aos funcionários a capacidade de enviar viagens e/ou despesas e aos supervisores a capacidade de revisar/aprovar/rejeitar. A partir daí, os contadores podem agendar o pagamento. As notificações por e-mail, o status do fluxo de trabalho, as observações e os recursos de ausência do escritório são intuitivos e simples de usar. Para ativar o componente para a organização, o administrador deve acessar a conta web > Gerenciar > Configurações e selecionar Approval Management > Salvar Configurações.

Observação: independentemente do conjunto de permissões, um usuário não pode aprovar os próprios registros.

O Processo de Aprovação inclui uma trilha de auditoria disponível para os registros enviados por meio do processo de aprovação.

Criado: criação inicial do registro pelo usuário ou administrador

Atualizado: o registro é modificado ou ajustado, com os itens relevantes rastreados indicados. (algumas alterações não são registradas, como a mudança de Atividades de Negócios, Observações ou Tags)

Enviado: carimbo de data/hora em que o usuário envia o registro.

Rejeitado: carimbo de data/hora e administrador que rejeitou, com o comentário incluído

Aprovado: carimbo de data/hora e administrador que aprovou, com o comentário incluído

Pagamento agendado: carimbo de data/hora e administrador

Exemplo:

Clicar na área verde indicada abrirá o Histórico da Viagem do registro

Progressão com campos adicionais conforme o registro é enviado.

O registro é rejeitado com uma observação.

O usuário corrigiu e enviou novamente.