Fluxo de trabalho do Approval Management
O componente web Approval Management do TripLog permite que os funcionários enviem viagens e/ou despesas e que os supervisores as revisem, aprovem ou rejeitem. A partir daí, os contadores podem agendar o pagamento. As notificações por e-mail, o status do fluxo de trabalho, as notas e os recursos de ausência do escritório são intuitivos e simples de usar. Para ativar o componente na organização, o administrador deve acessar a conta web > Gerenciar > Configurações e selecionar Approval Management > Salvar Configurações.
Observação: independentemente do conjunto de permissões, um usuário não pode aprovar seus próprios registros.
Os recursos e as regras de negócio incluem:
Os motoristas terão a opção de menu “Approval” ou "Submission" nos aplicativos móveis e os botões “Enviar” e “Desfazer Envio” na página Viagens do Painel Web, em Aprovação. Administradores/Gerentes verão os botões “Aprovar” e “Rejeitar”. Os contadores também verão o botão “Agendar Pagamento”, além de todos os outros botões. Acesse web > Gerenciar > Configurações de Usuário para definir as funções dos usuários.
Na página Viagens do Painel Web, os usuários podem selecionar quaisquer viagens e tentar enviar, aprovar, rejeitar ou agendar o pagamento. O sistema verificará as condições e determinará se a operação pode prosseguir ou será ignorada, com um aviso ao usuário.
Verificação de status. Somente os fluxos de status de uma caixa para outra representados no gráfico do Fluxo de Aprovação são permitidos.
Verificação de permissão. Somente o usuário que é o proprietário ou é supervisor do proprietário pode operar em um determinado registro de dados.
Depois que uma viagem é enviada, o motorista não pode editá-la, a menos que ela seja rejeitada; nesse caso, o usuário pode editá-la e reenviá-la.
Um e-mail será enviado ao supervisor ou ao proprietário da viagem, com cópia para o solicitante, informando que o status de aprovação foi alterado.
Um supervisor pode definir as datas de início e término da ausência do escritório na sua página Perfil na web. Além disso, pode definir um delegado de aprovação alternativo, em vez do supervisor imediato padrão.
Quando o supervisor imediato estiver ausente do escritório, o próximo supervisor na hierarquia, ou o delegado de aprovação alternativo, receberá o e-mail.
Os supervisores podem ver uma fila de viagens/despesas enviadas por seus subordinados diretos, ou pelos subordinados diretos que lhes foram delegados, na página Painel da web.
Somente administradores podem ser atribuídos como supervisor de alguém. Um administrador não pode ser seu próprio supervisor.
Se nenhum supervisor estiver atribuído, o motorista ainda poderá enviar viagens, alterando assim o status de aprovação, mas nenhum e-mail será enviado.
Por meio da API web do TripLog, o back-office também pode alterar o status de aprovação.