Este guia orienta os administradores nas etapas para desativar corretamente a conta do TripLog de um funcionário desligado, preservar os dados dele e evitar cobranças inesperadas.
Antes de Desativar a Conta
Aviso: ao desativar a conta de um usuário, ele receberá uma notificação por e-mail informando que a conta foi desativada por um administrador. Ele perderá o acesso ao painel web e ao aplicativo.
Conclua estas etapas primeiro, como boa prática, para resolver quaisquer pendências com o usuário.
Etapa 1: Resolva as Aprovações Pendentes
Se a sua organização usa o fluxo de aprovação, verifique se o funcionário tem viagens ou despesas pendentes de aprovação ou ainda com status enviado.
Faça login no seu painel web do TripLog em app.triplog.net
Vá para Relatórios e filtre pelo nome do funcionário
Filtre por Status de Aprovação: Pendente ou Enviado
Aprove, rejeite ou agende o pagamento de quaisquer itens pendentes antes de desativar a conta
Observação: as viagens que estiverem com status enviado quando uma conta for desativada permanecerão nesse status. Elas ainda aparecerão nos relatórios, mas não poderão ser editadas nem reenviadas sem reativar temporariamente a conta.
Recomendamos resolver a folha de pagamento, pois ela pode estar fora do ciclo. Se você tem atualmente uma integração com um sistema de folha de pagamento e precisa emitir um cheque avulso para reembolso, talvez queira marcar os itens como carregados para evitar incluí-los no próximo ciclo da folha.
Etapa 2: Exporte os Dados do Funcionário (Recomendado)
Embora os dados de viagens, despesas e tempo do funcionário continuem acessíveis aos administradores por meio dos relatórios depois que a conta é desativada, recomendamos executar uma exportação final, como boa prática, para os seus próprios registros.
Vá para Relatórios no painel web
Defina o intervalo de datas para cobrir todo o período de trabalho do funcionário (ou pelo menos o ano atual)
Filtre pelo nome do funcionário
Baixe o relatório em formato CSV e/ou PDF
Compartilhe-o com a sua equipe de contabilidade ou de RH, conforme necessário, para fins de registro
Observação: exportar antes de desativar a conta não é obrigatório; os dados não são perdidos quando uma conta é desativada. Esta etapa serve apenas para a sua própria documentação.
Desativando a Conta
Depois de concluir as etapas anteriores, desative a conta do funcionário.
Faça login no painel web do TripLog
Vá para Gerenciar → Usuários
Pesquise pelo nome ou endereço de e-mail do funcionário
Abra o perfil do usuário
Marque a caixa Desabilitado
Salve as alterações
O funcionário perderá imediatamente o acesso ao aplicativo TripLog e ao painel web. Os dados históricos dele (viagens, despesas e registros de tempo) permanecerão intactos e acessíveis aos administradores por meio dos relatórios.
Importante: usuários desabilitados são removidos da sua contagem de cobrança ativa. Você não será cobrado por contas desabilitadas nos ciclos de cobrança seguintes. No faturamento anual, a licença fica disponível para ser atribuída a um novo usuário.
Acessando os Dados de um Funcionário Desabilitado
Depois de desabilitar uma conta, você ainda pode visualizar e executar relatórios com os dados históricos do funcionário.
Vá para Relatórios e use Filtros Avançados (Filtros) para pesquisar pelo nome do funcionário
Usuários desabilitados não aparecem nos menus suspensos de seleção rápida, mas estarão disponíveis na pesquisa por filtros avançados
Se você precisar criar ou editar dados em uma conta desabilitada (por exemplo, para adicionar uma viagem esquecida ou corrigir um registro), será necessário reativá-la temporariamente; veja abaixo.
Reativando Temporariamente uma Conta
Se você precisar modificar os registros de um funcionário desligado depois de desabilitá-lo:
Vá para Gerenciar → Usuários
Localize o perfil do funcionário (use a pesquisa; usuários desabilitados podem estar ocultos por padrão)
Desmarque a caixa Desabilitado e salve
Faça as alterações necessárias
Desabilite a conta novamente imediatamente ao terminar, para evitar cobranças adicionais
Atenção: uma conta reativada conta como uma licença ativa e será incluída no seu próximo ciclo de cobrança se for deixada habilitada. Sempre desabilite a conta assim que terminar as alterações.
Implicações de Cobrança
Status da Conta | Cobrado? |
Ativo | Sim |
Desabilitado | Não |
Reativado Temporariamente | Sim (para esse período de cobrança) |
Se você tiver dúvidas sobre uma cobrança específica, consulte Painel Web - Gerenciar Faturamento ou entre em contato com o suporte do TripLog.
Checklist Resumido
Aprovações pendentes do funcionário resolvidas
Relatório final de dados exportado (recomendado)
Conta desabilitada em Gerenciar → Usuários
Confirmado que o funcionário não tem mais acesso ao aplicativo nem à web