REMARQUE : Xero ne prend plus entièrement en charge l'intégration tierce. Il existe une instabilité importante et un manque de cohérence avec la connexion à l'intégration. Nous l'avons retirée en tant qu'intégration prise en charge, mais pour les utilisateurs qui parviennent à se connecter, vous pouvez continuer à le faire, sachant que nous ne sommes pas en mesure de résoudre les problèmes que vous pourriez rencontrer.
Connexion à Xero
Pour initier une connexion avec Xero, veuillez suivre ces étapes :
Veuillez accéder à https://app.triplog.net/web/xero/reimburseEmployees
Cliquez sur « Se connecter à Xero », une fenêtre pop-up apparaîtra alors. Sur la fenêtre pop-up, cliquez sur le bouton bleu et blanc intitulé « Se connecter à Xero »
Une nouvelle fenêtre de navigateur s'ouvrira. Dans la nouvelle fenêtre, veuillez saisir votre adresse e-mail et votre mot de passe utilisateur Xero dans les champs appropriés et cliquez sur « Se connecter ».
Sélectionnez l'organisation Xero que vous souhaitez connecter à TripLog (si vous avez plusieurs organisations Xero), puis cliquez sur « Autoriser l'accès »
Configurer les téléchargements de factures pour Xero
Vous pouvez télécharger le kilométrage TripLog en tant que factures vers Xero en utilisant les paramètres par défaut ou des paramètres personnalisés adaptés au mieux à votre compte Xero. Voici quelques conseils et instructions pour vous aider à télécharger les factures de kilométrage vers Xero :
Veuillez accéder à https://app.triplog.net/web/xero/reimburseEmployees
Vous pouvez personnaliser vos paramètres de téléchargement en cliquant sur « Paramètres Xero » (en haut à droite, à côté du bouton vert « Télécharger vers Xero (nom de l'organisation) »)
Pour personnaliser l'intégration entre TripLog et votre compte Xero, vous pouvez lier vos utilisateurs TripLog à des fournisseurs Xero existants. Cela créera une connexion telle que les factures de remboursement de kilométrage soumises à Xero via TripLog seront attribuées au fournisseur approprié dans Xero
Veuillez cliquer sur « Lier les utilisateurs » pour lier chaque utilisateur TripLog au fournisseur Xero correct. Vous pourrez sélectionner le fournisseur Xero approprié pour chaque utilisateur TripLog dans un menu déroulant
Par défaut, si vous ne liez pas vos utilisateurs TripLog à des fournisseurs existants, un nouveau fournisseur Xero sera créé pour chaque utilisateur. Le fournisseur portera le même nom que le nom de l'utilisateur dans TripLog. En option, vous pouvez définir le compte de dépenses dans Xero pour le téléchargement du kilométrage. Si aucun n'est défini, par défaut, TripLog créera un nouveau compte de dépenses appelé « Mileage Expense ». Pour configurer ce paramètre, veuillez cliquer sur « Définir le compte de dépenses »
Une fois les paramètres de téléchargement personnalisés configurés à votre satisfaction, vous êtes maintenant prêt à télécharger votre kilométrage vers Xero
Pour télécharger votre kilométrage vers Xero, veuillez d'abord rechercher le kilométrage que vous souhaitez télécharger à l'aide de la section des critères de recherche sur le côté gauche de la page (entourée en rouge sur la capture d'écran). Le kilométrage qui sera téléchargé vers Xero apparaîtra dans le tableau sur le côté droit de la page (entouré en bleu sur la capture d'écran).
Lorsque vous êtes prêt à télécharger le kilométrage, veuillez cliquer sur le bouton vert intitulé « Télécharger vers Xero (nom de votre organisation Xero) ». Cela produira une fenêtre pop-up
Dans la fenêtre pop-up, vous pouvez sélectionner le taux de taxe et la date de téléchargement que vous souhaitez voir apparaître sur la facture. La date d'échéance de la facture sera la même que la date de téléchargement. Lorsque vous êtes satisfait de la date de téléchargement et du taux de taxe, veuillez cliquer sur « Télécharger ». Cela téléchargera votre kilométrage vers Xero
Voici un exemple de l'apparence d'une facture de kilométrage dans TripLog (en haut) par rapport à son apparence une fois téléchargée vers Xero (en bas) :
Configurer les téléchargements de factures d'invoice pour Xero
Vous pouvez télécharger le kilométrage TripLog sous forme de factures aux clients dans Xero. Pour ce faire, vous devrez assigner une activité dans TripLog à un client dans Xero pour indiquer à TripLog quel client facturer pour le kilométrage. Voici quelques conseils et instructions pour vous aider à télécharger les factures de kilométrage vers Xero :
Veuillez accéder à https://app.triplog.net/web/xero/invoiceClients
Cliquez sur « Configurer Xero » dans le coin supérieur droit
Pour facturer les clients en liant TripLog à votre compte Xero, vous pouvez importer vos contacts Xero existants dans votre compte TripLog en tant qu'activités professionnelles. Pour ce faire, veuillez suivre ces étapes : cliquez sur « Importer les contacts », sélectionnez les contacts Xero que vous souhaitez importer en cochant la case à côté d'eux, cliquez sur « Importer en tant qu'activités professionnelles ». Lors de votre prochain trajet, le contact importé apparaîtra comme une activité professionnelle que vous pourrez utiliser pour catégoriser votre trajet (tout comme les activités « Professionnel », « Personnel », etc.). Lorsque vous téléchargez vos trajets vers Xero, les factures seront établies au nom du contact identifié comme l'activité de chaque trajet. Alternativement, vous pouvez associer vos activités professionnelles TripLog à vos contacts Xero existants. Veuillez suivre ces étapes pour lier vos contacts Xero aux activités TripLog : cliquez sur « Lier les contacts », utilisez le menu déroulant à côté de chaque activité professionnelle de trajet pour sélectionner le contact Xero approprié pour la facturation, cliquez sur Fermer. Lorsque vous téléchargez vos trajets vers Xero, les factures seront établies au nom du contact associé à l'activité de chaque trajet.
En option, vous pouvez définir le compte de revenus dans Xero pour le téléchargement du kilométrage. Si aucun n'est défini, par défaut, TripLog créera un nouveau compte de revenus appelé « Mileage Service Income ». Pour configurer ce paramètre, veuillez cliquer sur « Définir le compte de revenus ».
Une fois que vous avez lié ou importé des activités, vous pourrez télécharger votre kilométrage sous forme de factures au client approprié dans Xero.
Pour télécharger, veuillez rechercher les critères des trajets que vous souhaitez télécharger à l'aide de la zone de recherche sur le côté gauche de la page (entourée en rouge sur la capture d'écran). Vous verrez les trajets qui seront téléchargés dans le tableau sur le côté droit de la page (entouré en bleu sur la capture d'écran). Remarque : seuls les trajets associés à un contact Xero à facturer seront téléchargés vers Xero.
Lorsque vous êtes prêt à télécharger le kilométrage, veuillez cliquer sur le bouton vert intitulé « Télécharger vers Xero (nom de votre organisation Xero) ». Cela produira une fenêtre pop-up
Dans la fenêtre pop-up, vous pouvez sélectionner le taux de taxe et la date de téléchargement que vous souhaitez voir apparaître sur la facture. La date d'échéance de la facture sera la même que la date de téléchargement. Lorsque vous êtes satisfait de la date de téléchargement et du taux de taxe, veuillez cliquer sur « Télécharger ». Cela téléchargera votre kilométrage vers Xero
Voici un exemple de l'apparence d'une facture de kilométrage dans TripLog (en haut) par rapport à son apparence une fois téléchargée vers Xero (en bas) :
FAQ
Comment se déconnecter de Xero ? Pour vous déconnecter de Xero, veuillez accéder à https://app.triplog.net/web/xero/reimburseEmployees > Paramètres Xero > Se déconnecter de Xero.
Quand et comment la synchronisation des données se produit-elle ? Est-elle manuelle, automatique, à la connexion, en temps réel. Y a-t-il des paramètres liés à la synchronisation ? La synchronisation des données de TripLog vers Xero se fait manuellement. Pour plus d'informations sur la façon de télécharger votre kilométrage TripLog vers Xero, veuillez faire défiler vers le haut et consulter « Configurer les téléchargements de factures pour Xero » si vous souhaitez télécharger le kilométrage sous forme de facture, ou « Configurer les téléchargements de factures d'invoice pour Xero » si vous souhaitez télécharger le kilométrage sous forme de factures aux clients.
Si vous avez des questions sur l'intégration Xero-TripLog qui n'ont pas trouvé de réponse ici, veuillez nous contacter avec votre question à support@triplog.net