Ce guide accompagne les administrateurs à travers les étapes permettant de désactiver correctement le compte TripLog d'un employé licencié, de préserver ses données et d'éviter des frais de facturation imprévus.
Avant de désactiver le compte
Remarque : lorsqu'un compte utilisateur est désactivé, l'utilisateur reçoit une notification par e-mail l'informant que son compte a été résilié par un administrateur. Il perdra alors l'accès au tableau de bord web et à l'application mobile.
Effectuez d'abord ces étapes, à titre de bonne pratique, afin de régler toute question en suspens concernant l'utilisateur.
Étape 1 : Résoudre les approbations en attente
Si votre organisation utilise le flux d'approbation, vérifiez si l'employé a des trajets ou des dépenses en attente d'approbation ou encore à l'état soumis.
Connectez-vous à votre tableau de bord web TripLog à l'adresse app.triplog.net
Accédez à Rapports et filtrez par le nom de l'employé
Filtrez par Statut d'approbation : En attente ou Soumis
Approuvez, rejetez ou planifiez le paiement de tout élément en suspens avant de désactiver le compte
Remarque : les trajets qui sont à l'état soumis au moment de la désactivation d'un compte resteront dans cet état. Ils continueront d'apparaître dans les rapports, mais ne pourront pas être modifiés ni resoumis sans réactiver temporairement le compte.
Une étape recommandée consiste à régler la paie, car elle peut être hors cycle. Si vous êtes actuellement intégré à un système de paie et devez émettre un chèque hors cycle pour le remboursement, vous voudrez peut-être marquer les éléments comme téléchargés afin d'éviter de les inclure dans le prochain cycle de paie.
Étape 2 : Exporter les données de l'employé (recommandé)
Bien que les données de trajets, de dépenses et de temps de l'employé restent accessibles aux administrateurs via les rapports après la désactivation du compte, nous recommandons d'effectuer une exportation finale, à titre de bonne pratique, pour vos propres dossiers.
Accédez à Rapports dans le tableau de bord web
Définissez la plage de dates pour couvrir toute la durée d'emploi de l'employé (ou au minimum l'année en cours)
Filtrez par le nom de l'employé
Téléchargez le rapport au format CSV et/ou PDF
Partagez-le avec votre équipe comptabilité ou RH selon les besoins de tenue de dossiers
Remarque : vous n'êtes pas obligé d'exporter avant de désactiver le compte — les données ne sont pas perdues lors de la désactivation d'un compte. Cette étape sert uniquement à votre propre documentation.
Désactivation du compte
Une fois les étapes préalables terminées, désactivez le compte de l'employé.
Connectez-vous au tableau de bord web TripLog
Accédez à Gérer → Utilisateurs
Recherchez le nom ou l'adresse e-mail de l'employé
Ouvrez son profil utilisateur
Cochez la case Désactivé
Enregistrez les modifications
L'employé perdra immédiatement l'accès à l'application TripLog et au tableau de bord web. Ses données historiques — trajets, dépenses et entrées de temps — restent intactes et accessibles aux administrateurs via les rapports.
Important : les utilisateurs désactivés sont retirés de votre nombre de licences facturées. Vous ne serez pas facturé pour les comptes désactivés lors des cycles de facturation suivants. Pour une facturation annuelle, le siège devient disponible pour l'attribuer à un nouvel utilisateur.
Accéder aux données d'un employé désactivé
Une fois un compte désactivé, vous pouvez toujours consulter et exécuter des rapports sur les données historiques de l'employé.
Accédez à Rapports et utilisez les Filtres avancés (Filtres) pour rechercher par le nom de l'employé
Les utilisateurs désactivés n'apparaîtront pas dans les listes déroulantes de sélection rapide, mais seront disponibles via la recherche par filtre avancé
Si vous devez créer ou modifier des données sous un compte désactivé (par exemple, pour ajouter un trajet manquant ou corriger un enregistrement), vous devrez le réactiver temporairement — voir ci-dessous.
Réactiver temporairement un compte
Si vous devez modifier les enregistrements d'un employé licencié après l'avoir désactivé :
Accédez à Gérer → Utilisateurs
Repérez le profil de l'employé (utilisez la recherche — les utilisateurs désactivés peuvent être filtrés par défaut)
Décochez la case Désactivé et enregistrez
Effectuez les modifications nécessaires
Désactivez immédiatement le compte une fois terminé pour éviter une facturation supplémentaire
Avertissement : un compte réactivé compte comme une licence active et sera inclus dans votre prochain cycle de facturation s'il reste activé. Désactivez toujours le compte dès que vos modifications sont terminées.
Implications sur la facturation
Statut du compte | Facturé ? |
Actif | Oui |
Désactivé | Non |
Réactivé temporairement | Oui (pour cette période de facturation) |
Pour toute question concernant un frais spécifique, consultez Web Dashboard - Manage Billing ou contactez le support TripLog.
Liste de contrôle récapitulative
Approbations en attente résolues pour l'employé
Rapport final des données exporté (recommandé)
Compte désactivé dans Gérer → Utilisateurs
Confirmation que l'employé n'a plus accès à l'application ni au web