TripLog Expense permite a las organizaciones y a los usuarios registrar transacciones empresariales, personales y relacionadas con vehículos. Cree categorías personalizadas, configure categorías personalizadas e importe feeds bancarios de los bancos compatibles.

Las transacciones son el tipo de gasto que crean los registros de la aplicación o de la web. Se pueden identificar por la Categoría de gasto y la Actividad empresarial ingresadas. Puede crear una nueva transacción en la aplicación TripLog usando el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para escanear o importar su recibo, lo que completará parte de la captura de datos y adjuntará el recibo a la transacción. También puede ingresar la transacción manualmente en la aplicación o en la web, sin importar el recibo. Si le interesa la configuración, haga clic en el [ENLACE] para ir a la sección de configuración a continuación.

Al hacer clic en Agregar ingreso/gasto se abrirá el cuadro de diálogo para ingresar su información. Encontrará un recorrido sobre cómo ingresar un gasto y usar la función de OCR en el artículo de capacitación de conductores AQUÍ.

* Esta es una vista de un registro de Administrador; tenga en cuenta que el nombre de usuario no aparece en su propia cuenta de usuario único.

Opciones de registro:

Fecha: Siempre obligatorio

Monto: Siempre obligatorio

Categoría: Siempre obligatorio

Actividad: Se completará según la Categoría. Si se trata de un gasto relacionado con el vehículo, no habrá actividad, ya que el gasto se contabiliza en el uso del vehículo.

Comercio:

Ubicación: se puede agregar o usar una ubicación existente

Etiquetas: se usan para informes, pueden ser una lista o texto libre

Notas:

Recordatorio: se usa para transacciones recurrentes como mantenimiento del vehículo o costos de registro anual.

Adjuntar recibo: en la aplicación, el recibo se puede adjuntar desde la cámara del dispositivo o la galería, y admite la mayoría de los formatos de foto. En la web se admiten formatos de foto y PDF. Es posible que otros tipos de archivo no sean compatibles.

Transacción de ejemplo

Vista de gráfico en la web

Vista web ampliada de la transacción

Las transacciones en el menú de gastos aparecerán listadas por Fecha y Usuario (en Teams y Enterprise), e incluirán la Categoría y cualquier otra información ingresada con la transacción.

Las Actividades empresariales serán la forma principal de categorizar transacciones empresariales específicas para categorías principales, como dos operaciones empresariales diferentes. Ejemplos para usuarios Premium serían Uber vs. Doordash, o negocio inmobiliario vs. negocio de contratista. Para Enterprise, esto puede aplicarse entre unidades de negocio específicas, y las Etiquetas pueden usarse para categorías más pequeñas

Las Etiquetas son universales en TripLog para categorizar transacciones y otros registros que se pueden filtrar en los informes, y están disponibles en la mayoría de los filtros de TripLog.

La versión Enterprise de TripLog ofrece opciones de etiquetas personalizadas, así como campos personalizados. Esto permitirá a los usuarios definir con mayor precisión los registros asociados a diferentes actividades, para luego generar informes según lo requiera la organización. Consulte la opción de Campos personalizados en el centro de ayuda para más información.

En el panel web de TripLog, el Usuario principal (individual) o el Administrador principal (Teams y Enterprise) pueden configurar algunas opciones sobre cómo se capturan las transacciones.

Opciones disponibles para habilitar en la página de Personalización

Otras configuraciones disponibles

Las Categorías de gastos se proporcionan en una lista para el registro de gastos/transacciones, con el fin de categorizar y codificar la transacción específica con la descripción correcta, así como el código de informe. Puede usar libremente las Categorías de gastos precargadas en la cuenta; esta es una lista general y puede agregar las suyas propias o reemplazarlas todas. Puede elegir la opción Ocultar todos los valores predeterminados para ocultar las categorías predeterminadas.

Las categorías de gastos deben tener un código único; si intenta crear una nueva y recibe un error, es posible que haya una categoría deshabilitada/oculta que pueda reutilizar/renombrar. Ocultar la categoría la hace no disponible al crear transacciones.

Ingreso: Categorías para documentar ingresos

Gasto de vehículo: Gastos relacionados con el vehículo que deben vincularse al vehículo y al costo de operarlo.

Gasto empresarial: Gastos relacionados con compras o transacciones necesarias para documentar gastos o tarifas empresariales

Transferencia: Categorías para transferencias internas, para evitar duplicar montos en los informes

Elementos de gasto de vehículo: Los elementos de gasto de vehículo estarán relacionados con un usuario y un vehículo específicos. Los gastos relacionados con el vehículo no tendrán una Actividad empresarial asociada, así que, si necesitan ser transacciones reembolsables, el Administrador deberá crear un Gasto empresarial similar que no esté asociado a un vehículo. Para un solo usuario, la asociación del vehículo se relacionará con el uso del mismo y será aplicable a las deducciones fiscales disponibles.

Los Límites de gasto están disponibles para clientes Enterprise y se vinculan directamente al proceso de Gestión de aprobaciones. Contamos con un video para los usuarios sobre cómo enviar y cómo resolver errores de Límite de gasto. [Envío de gastos]

Configurar un límite de gasto se aplicará a las transacciones definidas por la regla y puede superponerse con otros límites de gasto. Aunque puede haber varios límites de gasto, se deberá resolver el de mayor gravedad para que el elemento pueda pasar por el proceso. Un ejemplo de esto podría ser que se requiere un recibo para todas las transacciones, pero no se permite ninguna transacción superior a $100, por lo que una transacción de $150 podría requerir un recibo, pero no se podría enviar debido a que el umbral de más de $100 no lo permitirá.

Agregar una regla de límite de gasto

Alcance: Obligatorio:

Predeterminado: Por transacción

Qué debe medir el límite (Por transacción, Por día, Por semana (7 días), Por mes o Por año)

Categoría:

Predeterminado: Cualquier categoría

Asocie el límite de gasto a todas las categorías o a una categoría específica

Departamento:

Predeterminado: Ninguno

Asocie reglas específicas a departamentos específicos; esto permitirá que las configuraciones sean diferentes según el grupo. Los departamentos se pueden configurar en Administrar usuarios

Etiquetas:

Predeterminado: Ninguna

Asocie reglas de límite de gasto a transacciones con etiquetas específicas. Las etiquetas pueden ser obligatorias y configurarse en una lista seleccionable para garantizar el uso y la activación correctos del límite de gasto.

Banco/Tarjeta:

Predeterminado: Cualquiera

Elegir Sí o No definirá si la transacción se originó a partir de un feed bancario. Ejemplo: algunos usuarios pueden necesitar información adicional, como recibos, para las tarjetas corporativas importadas mediante feeds bancarios.

Umbral:

Monto relacionado con la regla de límite de gasto (el monto debe ser de $1 o más)

Acción: El requisito si la transacción o el rango cumple con la regla de límite de gasto.

Requerir recibos: hay un archivo adjunto en la transacción (no hay validación automática de calidad o contenido)

Requerir etiquetas o notas: hay una etiqueta o una nota presente (no hay validación automática de calidad o contenido). El elemento tendrá un indicador de advertencia rojo.

Requerir categoría de gasto válida: una importación/feed bancario puede generar una transacción con una categoría inválida u obsoleta/deshabilitada; esta regla verificará que se use una categoría válida.

No se puede enviar: esta acción no permitirá al usuario enviar el registro en absoluto

Generará una advertencia: indica que hay algo que infringe la regla, pero no detendrá el envío ni la aprobación. Esto puede aplicarse a usuarios con niveles altos de aprobación, sin impedirles procesar el envío o la aprobación. El elemento tendrá un indicador de precaución amarillo.

Referencia:

Lista predeterminada de categorías de gasto