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Introducción:
En los vídeos anteriores explicamos cómo registrar el kilometraje y usar la aplicación. En este vídeo veremos el seguimiento y la notificación de gastos.
Para empezar
Si su organización ha habilitado la función Expenses, podrá acceder a la pestaña de transacciones en la aplicación. Si no la ve de inmediato, puede que esté dentro de la sección "Show more". Debería ver las opciones Transaction y/o Fuel en su aplicación, según las opciones que su empresa haya habilitado. Si no las ve, es posible que deba realizar una sincronización completa de datos o comprobar que ha iniciado sesión en la cuenta correcta. Si cree que falta una opción, póngase en contacto con su administrador para comprobar si el módulo de captura de gastos de TripLog está habilitado.
Para repasar brevemente algunos ajustes básicos, si no ha concedido los permisos necesarios de cámara o almacenamiento, es posible que deba habilitarlos para utilizar correctamente funciones como la captura automática de recibos. Para más información, consulte los vídeos anteriores sobre los permisos necesarios.
Transaction
Para empezar a capturar una transacción, puede pulsar el símbolo azul más para añadir una nueva transacción. Puede introducir la información manualmente o importar un recibo. Al usar la captura automática de recibos, tiene la opción de tomar una foto en directo o usar una foto de la galería de su dispositivo. Si no ha concedido acceso a la cámara o al almacenamiento, se le pedirá que lo haga. Acepte y continúe. La captura de recibos es un servicio opcional, por lo que es posible que no vea esta opción si su empresa no la ha habilitado.
Al acceder a su galería, es posible que deba navegar hasta la ubicación donde se guardó la foto; esto puede variar según su dispositivo y sistema operativo.
Captura de la transacción
Al usar la captura en directo, asegúrese de que la superficie esté bien iluminada y de que el recibo esté idealmente plano y enfocado. La aplicación le pedirá que recorte la imagen y la envíe. Una vez enviada, intentará importar los datos de la imagen mediante reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Valide los datos importados antes de guardar, ya que la variación en la calidad de impresión de algunos recibos podría dar lugar a información incorrecta.
Una vez guardada, puede actualizar la información de gastos correcta o adicional y guardarla. La aplicación solo permite importar imágenes estándar desde la galería. Si necesita adjuntar otros documentos, como recibos en PDF, deberá usar el panel web para cargarlos tal cual. Un consejo, si solo usa la aplicación, es hacer una captura de pantalla del documento que necesita adjuntar para poder usarla en la aplicación.
Para el envío de gastos, consulte el vídeo anterior sobre el envío. Tenga en cuenta que si su organización tiene límites de gasto o requisitos de gastos, como recibos o etiquetas, recibirá un error y una nota para corregir el gasto que presenta el problema. Si tiene más preguntas, póngase en contacto con su administrador de TripLog para obtener ayuda.
Captura de gastos
Si su organización ha habilitado la función Expenses, podrá acceder a la pestaña de transacciones en la aplicación. Si no la ve de inmediato, puede que esté dentro de la sección "Show more". Debería ver las opciones Transaction y/o Fuel en su aplicación, según las opciones que su empresa haya habilitado. Si no las ve, es posible que deba realizar una sincronización completa de datos o comprobar que ha iniciado sesión en la cuenta correcta. Si cree que falta una opción, póngase en contacto con su administrador para comprobar si el módulo de captura de gastos de TripLog está habilitado.
Transactions
Las transacciones van desde gastos relacionados con el vehículo hasta gastos profesionales o personales. Tenga en cuenta que los gastos relacionados con el vehículo no tienen una actividad profesional asociada. Por lo tanto, si no hay ningún coste asociado al uso del vehículo, es posible que deba crear una actividad para la categoría Business.
Al añadir una transacción, podrá importar un recibo para rellenar automáticamente los campos Total, Date y Merchant del registro. Puede usar una foto existente o tomar una en directo para importarla. Tras la importación automática y el OCR, el recibo se adjuntará al registro de la transacción.
También puede actualizar e introducir todos los detalles manualmente si no tiene un recibo, o simplemente si necesita añadir el gasto y adjuntar el recibo más tarde. Recuerde que su organización puede exigir que se adjunte un recibo antes de que el gasto pueda enviarse para su reembolso. Consulte con el administrador de su empresa qué se requiere.
Captura automática de gastos por OCR
Fuel
Las transacciones de combustible son elementos de gasto específicos que le permiten capturar información particular sobre el combustible en el gasto registrado. Campos como el coste por galón/litro o el total de galones/litros solo serán visibles en la pestaña Fuel. El registro de combustible aparecerá en el menú Transactions, pero mostrará menos información.
Campos de combustible adicionales
Vehicle - Relacionado con el vehículo que está repostando
Odometer - Tomado del kilometraje, es el cuentakilómetros actual en el momento en que se crea la transacción. Si está introduciendo una transacción pasada, es posible que deba actualizarlo.
MPG (fuel economy) - Mide el rendimiento del combustible cuando las compras se marcan como repostajes completos. Utiliza el total de galones en relación con las millas recorridas.
Taxes - Asocie impuestos a la transacción de combustible si tiene alguna exención basada en la ubicación
Location - Se puede añadir después de la compra, pero le permitirá marcar la ubicación si se registra en directo.
Captura automática de combustible por OCR
Explicación del proceso de envío de gastos
Si necesita ver el proceso de envío de gastos con más detalle, consulte ESTE ARTÍCULO