La administración de aprobaciones y la administración de aprobación por lotes están incluidas en nuestro servicio Enterprise; puede verificar y actualizar su plan en la página de facturación.

La funcionalidad de aprobación por lotes permite a su organización mejorar la personalización respecto al momento y la forma en que los usuarios envían sus registros de kilometraje y gastos para su aprobación. Esta función permite a los usuarios consolidar aprobaciones con notas personalizadas, facilitando la asociación de estos elementos con registros específicos. Este flujo de trabajo optimizado mejora la eficiencia de sus gerentes en el proceso de aprobación.

Ejemplo de menú

Una vez configurado el envío por lotes, debería ver los botones de lote en el área de aprobación. La versión anterior del proceso de aprobación tendrá los estados individuales disponibles, y la nueva opción tendrá los botones Ver lotes y Crear lote

Revise la guía de usuario a continuación para conocer los pasos para crear y enviar un lote. Solo un usuario puede crear, agregar registros o enviar/modificar un lote. Crear un lote desde el cuadro de diálogo generará un envío de lote para el usuario actual. (El administrador principal puede crear un lote para un usuario seleccionándolo desde el filtro rápido para verlo, y tener acceso a los lotes existentes del usuario)

Aprobación por lotes - Guía del usuario
Enlace a la guía de usuario para usar el envío por lotes en la aplicación o en la web.

Al revisar los lotes, puede acceder a ellos desde cualquier página con registros. Las páginas de Viajes y Gastos tendrán el botón Ver lotes y el menú desplegable de Lotes que listará sus lotes.

En la vista de lotes, podrá ver el resumen de los lotes pendientes y abiertos. Mostrarán el nombre del usuario, el nombre del lote, un resumen de las entradas, el período de fecha de inicio y fin de los registros incluidos, y el monto total en dólares del lote.

Al hacer clic en el registro, podrá revisar y aprobar o rechazar el lote seleccionado. El lote mostrará los detalles de resumen de todo el lote, así como las líneas individuales de gastos y kilometraje. Incluirá el historial de los registros, incluidas las notas de aprobación o rechazo asociadas al lote.

Si el lote contiene elementos que deben rechazarse, puede seleccionarlos y marcarlos como rechazados para devolverlos al usuario y que los corrija. El usuario podrá corregir los registros y volver a enviarlos.

Al elegir Rechazar entradas podrá seleccionar los elementos que necesita rechazar, agregar una nota y luego guardar la entrada para notificar al usuario las correcciones necesarias.

Una vez validado el lote, puede aprobarse simplemente ingresando al lote y seleccionando aprobar. El campo de nota se puede actualizar si es necesario y luego Aprobar. Esto sacará al lote del estado enviado y notificará al usuario que el lote fue aprobado y procesado.

El paso final del proceso de aprobación, si se envía a nómina para reembolso, es marcar el lote como Pago programado, indicando que el registro fue pagado.