Con la versión Enterprise de TripLog, usted tiene acceso al proceso de Approval Management. Este recorrido se enfoca en el flujo de trabajo del administrador en el Web Dashboard.
Se recomienda revisar primero el documento Approval Process para conocer los detalles de los cambios de Status y el flujo general.
Approval Process – Web Dashboard
(Video del proceso completo – sin audio)
Notificación de elementos enviados (Submitted)
Si un administrador está configurado como Supervisor de un usuario en la página Manage Users, recibirá una notificación por cualquier viaje, gasto o entrada de tiempo que el usuario envíe (Submitted) con una nota.
Edición y corrección de registros en el proceso de aprobación
Cuando un registro está en estado Submitted, el usuario ya no puede modificarlo.
El Admin sí puede actualizar información del registro, y estos cambios quedarán registrados en el Audit log.
Para que el usuario pueda ajustar un registro enviado, tiene dos opciones:
El usuario debe Unsubmit el registro, o
El Admin debe Reject el registro para que vuelva a ser editable.
Una vez que un registro está en estado Pay Scheduled o ha sido Uploaded a una integración de nómina, ya no puede ser editado.
Ver elementos pendientes
Vaya a: Dashboard > Overview, en la sección Approvals Pending.
Al hacer clic en REVIEW, se le dirigirá a los viajes, gastos o entradas de tiempo del usuario que se encuentran en estado Submitted.
Desde ahí podrá revisar los registros en detalle.
(Opción “View Larger” para ver la vista ampliada, si está disponible.)
Búsqueda manual de elementos enviados (Submitted)
También puede buscar elementos pendientes o completados utilizando:
Quick Filters (filtros rápidos), o
Advanced Filter (filtro avanzado),
filtrando por:
User, y
Status = Submitted.
Esto le ayuda a localizar fácilmente registros específicos que necesitan revisión.
(Quick Filter View y Advanced Filter View muestran ejemplos visuales de estos filtros.)
Aprobar o rechazar registros
Usted puede Approve o Reject las entradas enviadas.
Seleccione los registros que desea actualizar marcando la casilla a la izquierda de cada registro.
Elija el cambio de estado apropiado desde el Approval Menu.
Según sus permisos, dentro del registro verá opciones como:
Approve
Reject
En algunos perfiles aparecerán estados adicionales, como:
Submit
Unsubmit
Pay Schedule
En esta guía nos enfocamos en Approve y Reject.
Después de seleccionar los registros y hacer clic en Approve:
Aparecerá una ventana de confirmación con la opción de agregar una note.
Si va a Reject registros:
Es muy recomendable indicar al usuario qué necesita corregir en la nota.
Estas acciones se pueden realizar uno por uno o en lote.
El usuario recibirá un email de notificación indicando que los registros fueron Approved o Rejected, con la nota adjunta y un enlace para revisar los registros.
Puede usar de nuevo el Quick Filter para confirmar que la aprobación se completó correctamente.
Revisar el Audit Trail de un registro
Puede revisar la historial de aprobación de un elemento colocando el cursor sobre el Status del registro:
Pase el mouse sobre el ícono de Approval Status para ver un resumen.
Haga clic en el ícono de Approval Status para abrir el historial completo del registro, incluyendo las etapas del proceso y las marcas de tiempo.
Esta información también está disponible en:
Los reportes, y
Los datos exportados.
Uso del filtro Status en los reportes
En la página Reports, puede filtrar los registros por su Status actual. Esto le permite, por ejemplo, ver únicamente:
Registros Submitted (pendientes),
Approved, o
Pay Scheduled, según sus necesidades de control y pago.
Estado Pay Scheduled
Existe un estado final llamado Pay Scheduled, cuyo propósito es indicar que:
El elemento fue reembolsado o ha sido programado para pago, y
Ya no puede modificarse.
Se habilitan funciones adicionales para los administradores que tienen el permiso de Accountant.
Proceso para Accountant
Un administrador con permiso Accountant puede:
Ejecutar reportes de los elementos Approved dentro de un periodo específico.
Una vez que los reportes se han generado y se han enviado a nómina, el Admin con permiso Accountant puede usar la opción Schedule Pay All.
Schedule Pay All:
Marca todos los elementos en el filtro actual con el estado Pay Scheduled.
Indica que esos registros han sido programados para pago o ya fueron pagados.
Los retira de la cola de Pending Approval to be paid.
Aprobación de administrador en la app TripLog
(Video completo – sin audio)
Acceder a la herramienta Approval Management
Desde la app TripLog, los administradores que cuenten con los permisos adecuados pueden acceder al menú de Approval o Submission (según el rol) para revisar y gestionar envíos.
Ver envíos disponibles
Seleccione a un usuario para revisar sus pendientes:
Podrá revisar el detalle de los trips, expenses o time entries,
Para después Approve o Reject cada uno de forma individual.
Aprobar una sola entrada
Al revisar un solo registro:
Elija Approve o Reject.
Se mostrará un campo de notes.
Escriba su comentario y confirme la acción.
La nota será enviada al usuario junto con el email de notificación de aprobación o rechazo.
Actualizar múltiples entradas
Para aprobar o rechazar varios registros a la vez:
Marque las casillas individuales de cada elemento, o
Marque la casilla en la parte superior izquierda para seleccionar todos.
Al aprobar o rechazar:
Se abrirá el campo de notes,
Podrá agregar un mensaje que se incluirá en la notificación enviada al usuario.
Revisar registros pasados
Puede ver registros por:
Todos los usuarios o un usuario específico,
Status y Time Period.
Esto le permite revisar:
Aprobaciones pasadas,
Envíos pendientes, o
Rechazos pendientes que requieren seguimiento.
Si el volumen de registros es grande, se recomienda usar el Web Dashboard para una mejor visualización.
Approval Management Workflow
El componente web de Approval Management de TripLog permite:
A los empleados: enviar (Submit) viajes y/o gastos.
A los supervisores: revisar, aprobar (Approve) o rechazar (Reject).
A los contadores (Accountants): programar para pago (Schedule Pay).
Incluye:
Notificaciones por correo,
Estados de flujo de trabajo (Status),
Notas, y
Funciones de “fuera de oficina” (out-of-the-office) simples e intuitivas.
Para activar este componente para la organización:
Ingrese a la cuenta web.
Vaya a Manage > Settings.
Seleccione Approval Management.
Haga clic en Save Settings.
Nota: Independientemente del conjunto de permisos, un usuario no puede aprobar sus propios registros.
Funciones y reglas de negocio
Los Drivers verán la opción “Approval” o "Submission" en las apps móviles, y los botones “Submit” y “Unsubmit” en la página Trips del Web Dashboard (sección Approval).
Los Administrators/Managers verán los botones “Approve” y “Reject”.
Los Accountants verán además el botón “Schedule Pay”, además de todos los anteriores.
Para definir los roles de usuario, vaya a: web > Manage > User Settings.
Desde la página Trips del Web Dashboard, los usuarios pueden seleccionar viajes e intentar:
Submit
Approve
Reject
Schedule Pay
El sistema:
Revisa las condiciones y
Determina si la operación puede continuar o será ignorada, mostrando un aviso al usuario.
Status Check Solo se permiten los cambios de estado que siguen el flujo mostrado en el Approval Workflow chart.
Permission Check Solo el usuario dueño del registro o su supervisor pueden operar sobre esa entrada.
Otras reglas:
Una vez que un viaje está en estado Submitted, el driver no puede editarlo.
Si se Reject, el usuario podrá editarlo y re-submit.
Se enviará un email al supervisor o al dueño del viaje, con copia al solicitante, indicando que el approval status ha cambiado.
Un supervisor puede configurar sus fechas de out-of-office (inicio y fin) en su página de Profile en la web.
También puede definir un approval delegate alternativo, en vez del supervisor inmediato por defecto.
Cuando el supervisor inmediato está fuera de la oficina, el siguiente supervisor en la cadena, o el approval delegate alterno, recibirá los correos.
Los supervisores pueden ver una cola de viajes/gastos enviados por sus reportes directos (o los reportes de sus delegados) en la página Dashboard.
Solo los administrators pueden ser asignados como supervisors de alguien.
Un admin no puede ser su propio supervisor.
Si no se asigna un supervisor, el driver aún puede Submit viajes (cambiando el status de aprobación), pero no se enviarán correos electrónicos.
A través del TripLog web API, el back-office también puede cambiar el approval status.
Approval Audit Process
El proceso de aprobación incluye una pista de auditoría (audit trail) para los registros que pasan por el flujo de aprobación.
Cambios de Status
Created: Creación inicial del registro por el usuario o el admin.
Updated: El registro es modificado o ajustado; se registran los elementos relevantes (algunos cambios, como Business Activities, Notes o Tags, no se registran). Campos rastreados incluyen:
Start Time
End Time
Mileage
Location
Submitted: Marca de tiempo en la que el usuario envía el registro.
Rejected: Marca de tiempo, Admin que lo rechazó y Comment incluido.
Approved: Marca de tiempo, Admin que lo aprobó y Comment incluido.
Pay Scheduled: Marca de tiempo y Admin que programó el pago.
Ejemplo
Al hacer clic en el área marcada en verde, se abrirá el Trip History del registro.
Se puede ver la progresión con campos adicionales a medida que el registro se envía.
El registro puede ser rejected con una Note.
El usuario corrige el registro y lo re-submits.
Este historial ayuda a mantener transparencia y trazabilidad en todo el proceso de aprobación.