NOTA: Xero ya no admite completamente la integración de terceros. Existe una inestabilidad significativa y falta de consistencia en la conexión con la integración. La hemos retirado como integración compatible, pero para los usuarios que puedan conectarse, pueden seguir haciéndolo, aunque no podemos ayudar a resolver ningún problema que puedan tener.
Conexión con Xero
Para iniciar una conexión con Xero, siga estos pasos:
Haga clic en "Conectar a Xero"; aparecerá una ventana emergente. En la ventana emergente, haga clic en el botón azul y blanco etiquetado "Conectar a Xero"
Se abrirá una nueva ventana del navegador. En la nueva ventana, ingrese su dirección de correo electrónico y contraseña de usuario de Xero en los campos correspondientes y haga clic en "iniciar sesión".
Seleccione la Organización de Xero que desea conectar a TripLog (si tiene varias organizaciones de Xero), luego haga clic en "Permitir acceso"
Configurar la carga de facturas para Xero
Puede cargar el kilometraje de TripLog como facturas en Xero usando la configuración predeterminada o usando configuración personalizada que se adapte mejor a su cuenta de Xero. Aquí hay algunos consejos e instrucciones para ayudarle a cargar facturas de kilometraje a Xero:
Puede personalizar su configuración de carga haciendo clic en "Configuración de Xero" (arriba a la derecha, junto al botón verde "Cargar a Xero (nombre de la organización)")
Para personalizar la integración entre TripLog y su cuenta de Xero, puede vincular sus usuarios de TripLog a Proveedores de Xero existentes. Esto creará una conexión de modo que las facturas de reembolso de kilometraje enviadas a Xero a través de TripLog se atribuirán al proveedor correspondiente dentro de Xero
Haga clic en "Vincular usuarios" para vincular cada usuario de TripLog al Proveedor de Xero correcto. Podrá seleccionar el Proveedor de Xero adecuado para cada usuario de TripLog desde un menú desplegable
Por defecto, si no vincula sus usuarios de TripLog a proveedores existentes, se creará un nuevo Proveedor de Xero para cada usuario. El Proveedor tendrá el mismo nombre que el nombre del usuario en TripLog. Opcionalmente, puede establecer la Cuenta de gastos en Xero para cargar el kilometraje. Si no se establece ninguna, por defecto, TripLog creará una nueva Cuenta de gastos llamada "Mileage Expense". Para configurar esto, haga clic en "Establecer cuenta de gastos"
Cuando haya configurado la carga personalizada a su satisfacción, ya está listo para cargar su kilometraje a Xero
Para cargar su kilometraje a Xero, primero busque el kilometraje que desea cargar usando la sección de criterios de búsqueda en el lado izquierdo de la página (marcada en rojo en la captura de pantalla). El kilometraje que se cargará a Xero aparecerá en la tabla del lado derecho de la página (marcada en azul en la captura de pantalla).
Cuando esté listo para cargar el kilometraje, haga clic en el botón verde etiquetado "Cargar a Xero (nombre de su Organización de Xero)". Esto generará una ventana emergente
En la ventana emergente, puede seleccionar la tasa de impuesto y la fecha de carga que desea que aparezcan en la factura. La fecha de vencimiento de la factura será la misma que la fecha de carga. Cuando esté satisfecho con la fecha de carga y la tasa de impuesto, haga clic en "Cargar". Esto cargará su kilometraje a Xero
Aquí hay un ejemplo de cómo se ve una factura de kilometraje en TripLog (arriba) comparada con cómo se ve cuando se carga en Xero (abajo):
Configurar la carga de facturas (invoices) para Xero
Puede cargar el kilometraje de TripLog como facturas a clientes en Xero. Para hacerlo, deberá asignar una actividad en TripLog a un cliente en Xero para indicarle a TripLog a qué cliente facturar el kilometraje. Aquí hay algunos consejos e instrucciones para ayudarle a cargar facturas de kilometraje a Xero:
Haga clic en "Configurar Xero" en la esquina superior derecha
Para facturar a clientes vinculando TripLog con su cuenta de Xero, puede importar sus Contactos de Xero existentes a su cuenta de TripLog como actividades de negocio. Para hacer esto, siga estos pasos: haga clic en "Importar contactos", seleccione los Contactos de Xero que desea importar marcando la casilla junto a ellos, haga clic en "Importar como actividades de negocio". La próxima vez que realice un viaje, el contacto importado aparecerá como una actividad de negocio que puede usar para categorizar su viaje (al igual que las actividades "Negocio", "Personal", etc.). Cuando cargue sus viajes a Xero, las facturas se generarán al contacto identificado como la actividad de cada viaje. Alternativamente, puede asignar sus actividades de negocio de TripLog con sus Contactos de Xero existentes. Siga estos pasos para vincular sus Contactos de Xero a las actividades de TripLog: haga clic en "Vincular contactos", use el menú desplegable junto a cada actividad de negocio de viaje para seleccionar el Contacto de Xero adecuado para la facturación, haga clic en cerrar. Cuando cargue sus viajes a Xero, las facturas se generarán al contacto asignado a la actividad de cada viaje.
Opcionalmente, puede establecer la Cuenta de ingresos en Xero para cargar el kilometraje. Si no se establece ninguna, por defecto, TripLog creará una nueva Cuenta de ingresos llamada "Mileage Service Income". Para configurar esto, haga clic en "Establecer cuenta de ingresos".
Una vez que haya vinculado o importado actividades, podrá cargar su kilometraje como facturas al cliente correspondiente en Xero.
Para cargar, primero busque los criterios de los viajes que desea cargar usando el cuadro de búsqueda en el lado izquierdo de la página (marcado en rojo en la captura de pantalla). Verá los viajes que se cargarán en la tabla del lado derecho de la página (marcada en azul en la captura de pantalla). Nota: solo se cargarán a Xero los viajes vinculados a un Contacto de Xero para facturar.
Cuando esté listo para cargar el kilometraje, haga clic en el botón verde etiquetado "Cargar a Xero (nombre de su Organización de Xero)". Esto generará una ventana emergente
En la ventana emergente, puede seleccionar la tasa de impuesto y la fecha de carga que desea que aparezcan en la factura. La fecha de vencimiento de la factura será la misma que la fecha de carga. Cuando esté satisfecho con la fecha de carga y la tasa de impuesto, haga clic en "Cargar". Esto cargará su kilometraje a Xero
Aquí hay un ejemplo de cómo se ve una factura de kilometraje en TripLog (arriba) comparada con cómo se ve cuando se carga en Xero (abajo):
Preguntas frecuentes
¿Cómo desconecto de Xero? Para desconectarse de Xero, vaya a https://app.triplog.net/web/xero/reimburseEmployees > Configuración de Xero > Desconectar de Xero.
¿Cuándo y cómo ocurre la sincronización de datos? ¿Es manual, automática, al iniciar sesión, en tiempo real? ¿Hay alguna configuración relacionada con la sincronización? La sincronización de datos de TripLog a Xero se realiza manualmente. Para más información sobre cómo cargar su kilometraje de TripLog a Xero, desplácese hacia arriba y revise "Configurar la carga de facturas para Xero" si desea cargar el kilometraje como factura, o "Configurar la carga de facturas (invoices) para Xero" si desea cargar el kilometraje como facturas a clientes.
Si tiene alguna pregunta sobre la integración Xero-TripLog que no se haya respondido aquí, contáctenos con su pregunta a support@triplog.net