Pode definir etiquetas personalizadas para utilizar com os registos de quilometragem, despesas e tempo dos utilizadores. Pode personalizar as etiquetas utilizadas para refinar ainda mais os seus relatórios, mantendo o controlo sobre a consistência e o formato dessas etiquetas e campos.
Configurar Etiquetas Personalizadas e Campos Personalizados
Etiquetas Personalizadas
Pode encontrar e configurar as etiquetas personalizadas em Manage Settings e depois em Custom Tags, no menu à esquerda. As etiquetas personalizadas permitem-lhe definir os valores das etiquetas disponíveis para os utilizadores.
Pode optar por as apresentar como Show as a Checklist ou permitir que os utilizadores as procurem pelo nome. Também pode ativar a funcionalidade only allow managed tags, o que significa que só podem ser adicionadas as etiquetas predefinidas.
No exemplo, as etiquetas adicionadas são Maintenance Check, Sales Meeting e Shipment Process. Na aplicação, o utilizador clica no sinal de mais verde (Green Plus) e seleciona as etiquetas relevantes para o registo.
Campos Personalizados
Os campos personalizados fazem parte da subscrição Enterprise e permitem ao administrador configurar e disponibilizar campos adicionais que personalizam ainda mais a informação permitida nos registos. Isto permite manter registos adicionais, como códigos contabilísticos (GL) ou outras entradas predefinidas. As opções incluem criar novas etiquetas e adicionar um comentário para comunicar com o utilizador, definir a ordem de exibição na aplicação e na web caso esteja a criar vários campos, definir se o campo é obrigatório, se o utilizador pode ou não adicionar as suas próprias entradas, e ativar ou desativar o campo.
As opções disponíveis para configurar os Campos Personalizados são:
Required: tem de ser preenchido antes de guardar ou submeter para aprovação
Only Allow Predefined Values: introduza os valores disponíveis na tabela abaixo (as opções serão apresentadas numa lista pendente)
Visible on Mileage: pode ser utilizado nos registos de quilometragem
Visible on Expense: pode ser utilizado nos registos de despesas
Dept/Office: limita a visibilidade ao departamento atribuído
Visible to Admins Only: torna o campo utilizável apenas pelos administradores; normalmente um campo contabilístico, não se recomenda torná-lo obrigatório.
Aggregate the code in a summary: se vários campos tiverem esta opção selecionada, serão concatenados nos relatórios.
Para adicionar valores a um Campo Personalizado, selecione o campo que pretende atualizar e introduza o Valor (este ficará disponível na lista ou poderá ser pesquisado, consoante a forma como definiu o valor do campo)
Vista do campo personalizado na aplicação
Neste exemplo, o campo Hardware foi adicionado com 3 entradas que serão permitidas na
Na aplicação, o utilizador verá o campo «Hardware» e pode clicar no sinal de mais verde (Green Plus) para abrir a seleção. Neste caso, são apresentados os 3 campos predefinidos para seleção.
Nota: o estado «Required» aplica-se às entradas manuais. Uma vez que o campo se destina a ser utilizado nas entradas de despesas, permitirá que as entradas de quilometragem registadas através do AutoStart (viagens) sejam guardadas sem necessidade de preenchimento.