NOTA: O Xero deixou de suportar totalmente a integração de terceiros. Existe uma instabilidade e inconsistência significativas na ligação à integração. Removemo-la como integração suportada, mas os utilizadores que conseguirem ligar-se podem continuar a fazê-lo; no entanto, não conseguimos resolver quaisquer problemas que possa ter.
Ligar ao Xero
Para iniciar uma ligação com o Xero, siga estes passos:
Clique em "Connect to Xero"; surgirá então uma janela pop-up. Na janela pop-up, clique no botão azul e branco com a etiqueta "Connect to Xero"
Será aberta uma nova janela do navegador. Na nova janela, introduza o seu endereço de e-mail de utilizador Xero e a palavra-passe nos campos apropriados e clique em "log in".
Selecione a Organização Xero à qual pretende ligar o TripLog (caso tenha várias Organizações Xero) e clique em "Allow access"
Configurar Carregamentos de Bills para o Xero
Pode carregar a quilometragem do TripLog como faturas para o Xero utilizando as definições predefinidas ou definições personalizadas que melhor se adequem à sua conta Xero. Aqui estão algumas indicações e instruções para o ajudar a carregar faturas de quilometragem para o Xero:
Pode personalizar as suas definições de carregamento clicando em "Xero Settings" (canto superior direito, junto ao botão verde "Upload to Xero (Organization Name)")
Para personalizar a integração entre o TripLog e a sua conta Xero, pode associar os seus utilizadores do TripLog a Fornecedores Xero existentes. Isto cria uma ligação de forma a que as faturas de reembolso de quilometragem submetidas ao Xero através do TripLog sejam atribuídas ao fornecedor correto no Xero
Clique em "Link Users" para associar cada utilizador do TripLog ao Fornecedor Xero correto. Poderá selecionar o Fornecedor Xero adequado para cada utilizador do TripLog a partir de um menu pendente
Por predefinição, se não associar os seus utilizadores do TripLog a fornecedores existentes, será criado um novo Fornecedor Xero para cada utilizador. O Fornecedor terá o mesmo nome que o nome do utilizador no TripLog. Opcionalmente, pode definir a Expense Account no Xero para onde a quilometragem será carregada. Se nenhuma for definida, por predefinição, o TripLog criará uma nova Expense Account chamada "Mileage Expense". Para configurar esta definição, clique em "Set Expense Account"
Depois de configurar as definições de carregamento personalizadas a seu contento, estará pronto para carregar a sua quilometragem para o Xero
Para carregar a sua quilometragem para o Xero, comece por procurar a quilometragem que pretende carregar utilizando a secção de critérios de pesquisa do lado esquerdo da página (assinalada a vermelho na captura de ecrã). A quilometragem que será carregada para o Xero aparecerá na tabela do lado direito da página (assinalada a azul na captura de ecrã).
Quando estiver pronto para carregar a quilometragem, clique no botão verde com a etiqueta "Upload to Xero (nome da sua Organização Xero)". Isto abrirá uma janela pop-up
Na janela pop-up, pode selecionar a taxa de imposto e a data de carregamento que pretende que apareça na fatura. A data de vencimento da fatura será igual à data de carregamento. Quando estiver satisfeito com a data de carregamento e a taxa de imposto, clique em "Upload". Isto irá carregar a sua quilometragem para o Xero
Aqui está um exemplo de como uma fatura de quilometragem se apresenta no TripLog (em cima), comparada com o seu aspeto depois de carregada para o Xero (em baixo):
Configurar Carregamentos de Invoices para o Xero
Pode carregar a quilometragem do TripLog como invoices para clientes no Xero. Para tal, terá de atribuir uma atividade no TripLog a um cliente no Xero, para indicar ao TripLog a qual cliente faturar a quilometragem. Aqui estão algumas indicações e instruções para o ajudar a carregar invoices de quilometragem para o Xero:
Clique em "Set Up Xero" no canto superior direito
Para faturar clientes associando o TripLog à sua conta Xero, pode importar os seus Contactos Xero existentes para a sua conta TripLog como atividades profissionais. Para tal, siga estes passos: Clique em "Import Contacts". Selecione os Contactos Xero que pretende importar, marcando a caixa junto a eles, e clique em "Import as Business Activities". Da próxima vez que fizer uma viagem, o contacto importado aparecerá como uma atividade profissional que pode utilizar para categorizar a sua viagem (tal como as atividades "Business", "Personal", etc.). Quando carregar as suas viagens para o Xero, as invoices serão emitidas ao contacto identificado como a atividade de cada viagem. Em alternativa, pode mapear as suas atividades profissionais do TripLog com os seus Contactos Xero existentes. Siga estes passos para associar os seus Contactos Xero às atividades do TripLog: Clique em "Link Contacts". Utilize o menu pendente junto a cada atividade profissional de Viagem para selecionar o Contacto Xero adequado para faturação. Clique em Close. Quando carregar as suas viagens para o Xero, as invoices serão emitidas ao contacto mapeado para a atividade de cada viagem.
Opcionalmente, pode definir a Revenue Account no Xero para onde a quilometragem será carregada. Se nenhuma for definida, por predefinição, o TripLog criará uma nova Revenue Account chamada "Mileage Service Income". Para configurar esta definição, clique em "Set Revenue Account".
Depois de associar ou importar atividades, poderá carregar a sua quilometragem como invoices para o cliente adequado no Xero.
Para carregar, procure os critérios das viagens que pretende carregar utilizando a caixa de pesquisa do lado esquerdo da página (assinalada a vermelho na captura de ecrã). Verá as viagens que serão carregadas na tabela do lado direito da página (assinalada a azul na captura de ecrã). Nota: só serão carregadas para o Xero as viagens associadas a um Contacto Xero para faturação.
Quando estiver pronto para carregar a quilometragem, clique no botão verde com a etiqueta "Upload to Xero (nome da sua Organização Xero)". Isto abrirá uma janela pop-up
Na janela pop-up, pode selecionar a taxa de imposto e a data de carregamento que pretende que apareça na invoice. A data de vencimento da invoice será igual à data de carregamento. Quando estiver satisfeito com a data de carregamento e a taxa de imposto, clique em "Upload". Isto irá carregar a sua quilometragem para o Xero
Aqui está um exemplo de como uma invoice de quilometragem se apresenta no TripLog (em cima), comparada com o seu aspeto depois de carregada para o Xero (em baixo):
FAQ
Como desligo a ligação ao Xero? Para desligar a ligação ao Xero, aceda a https://app.triplog.net/web/xero/reimburseEmployees > Xero Settings > Disconnect from Xero.
Quando e como ocorre a sincronização de dados? É manual, automática, ao iniciar sessão, em tempo real? Existem definições relacionadas com a sincronização? A sincronização de dados do TripLog para o Xero é feita manualmente. Para mais informações sobre como carregar a sua quilometragem do TripLog para o Xero, percorra para cima e reveja "Set up Bill Uploads for Xero" caso pretenda carregar a quilometragem como bill, ou "Set up Invoice uploads for Xero" caso pretenda carregá-la como invoices para clientes.
Se tiver alguma questão sobre a integração Xero-TripLog que não tenha sido respondida aqui, contacte-nos com a sua questão através de support@triplog.net