OBSERVAÇÃO: o Xero não oferece mais suporte completo à integração de terceiros. Há instabilidade e inconsistência significativas na conexão com a integração. Ela foi removida da lista de integrações com suporte, mas os usuários que conseguirem se conectar podem continuar fazendo isso; no entanto, não podemos solucionar nenhum problema que você possa ter.
Conectando ao Xero
Para iniciar uma conexão com o Xero, siga estas etapas:
Clique em ‘Connect to Xero’; uma janela pop-up será exibida. Na janela pop-up, clique no botão azul e branco chamado ‘Connect to Xero’
Uma nova janela do navegador será aberta. Nela, insira o seu endereço de e-mail e a sua senha de usuário do Xero nos campos apropriados e clique em ‘log in’.
Selecione a Organização do Xero à qual você deseja conectar o TripLog (se você tiver várias Organizações no Xero) e clique em ‘Allow access’
Configurar o Envio de Contas a Pagar para o Xero
Você pode enviar a quilometragem do TripLog como contas a pagar ao Xero usando as configurações padrão ou configurações personalizadas que melhor se adaptem à sua conta do Xero. Veja algumas dicas e instruções para ajudar a enviar contas a pagar de quilometragem ao Xero:
Você pode personalizar as configurações de envio clicando em ‘Configurações do Xero’ (no canto superior direito, ao lado do botão verde ‘Enviar para o Xero (Organization Name)’)
Para personalizar a integração entre o TripLog e a sua conta do Xero, você pode vincular seus usuários do TripLog a Fornecedores já existentes no Xero. Isso criará uma conexão para que as contas a pagar de reembolso de quilometragem enviadas ao Xero pelo TripLog sejam atribuídas ao fornecedor apropriado no Xero
Clique em ‘Vincular Usuários’ para vincular cada usuário do TripLog ao Fornecedor do Xero correto. Você poderá selecionar o Fornecedor do Xero apropriado para cada usuário do TripLog em um menu suspenso
Por padrão, se você não vincular seus usuários do TripLog a fornecedores existentes, um novo Fornecedor do Xero será criado para cada usuário. O Fornecedor terá o mesmo nome do usuário no TripLog. Opcionalmente, você pode definir a Conta de Despesas no Xero para a qual a quilometragem será enviada. Se nenhuma for definida, por padrão, o TripLog criará uma nova Conta de Despesas chamada ‘Mileage Expense’. Para configurar essa opção, clique em ‘Definir Conta de Despesas’
Depois de configurar as definições de envio personalizadas da forma desejada, você já pode enviar a sua quilometragem ao Xero
Para enviar a sua quilometragem ao Xero, primeiro pesquise a quilometragem que deseja enviar usando a seção de critérios de pesquisa no lado esquerdo da página (circulada em vermelho na captura de tela). A quilometragem que será enviada ao Xero aparecerá na tabela no lado direito da página (circulada em azul na captura de tela).
Quando estiver pronto para enviar a quilometragem, clique no botão verde chamado ‘Enviar para o Xero (nome da sua Organização no Xero)’. Isso exibirá uma janela pop-up
Na janela pop-up, você pode selecionar a taxa de imposto e a data de envio que deseja que apareçam na conta a pagar. A data de vencimento da conta será a mesma da data de envio. Quando estiver satisfeito com a data de envio e a taxa de imposto, clique em ‘Enviar’. Isso enviará a sua quilometragem ao Xero
Veja um exemplo de como uma conta a pagar de quilometragem aparece no TripLog (acima) em comparação com a forma como ela aparece depois de enviada ao Xero (abaixo):
Configurar o Envio de Faturas para o Xero
Você pode enviar a quilometragem do TripLog como faturas para clientes no Xero. Para isso, você precisará atribuir uma atividade no TripLog a um cliente no Xero, para informar ao TripLog qual cliente deve ser faturado pela quilometragem. Veja algumas dicas e instruções para ajudar a enviar faturas de quilometragem ao Xero:
Clique em ‘Configurar Xero’ no canto superior direito
Para faturar clientes vinculando o TripLog à sua conta do Xero, você pode importar seus Contatos do Xero existentes para a sua conta do TripLog como atividades de negócios. Para isso, siga estas etapas: Clique em ‘Importar Contatos’. Selecione os Contatos do Xero que deseja importar marcando a caixa ao lado deles e clique em ‘Importar como Atividades de Negócios’. Na próxima vez que fizer uma viagem, o contato importado aparecerá como uma atividade de negócios que você poderá usar para categorizar a viagem (assim como as atividades ‘Negócios’, ‘Pessoal’ etc.). Quando você enviar suas viagens ao Xero, as faturas serão emitidas para o contato identificado como a atividade de cada viagem. Como alternativa, você pode mapear suas atividades de negócios do TripLog para os Contatos do Xero existentes. Siga estas etapas para vincular seus Contatos do Xero às atividades do TripLog: Clique em ‘Vincular Contatos’. Use o menu suspenso ao lado de cada atividade de negócios de viagem para escolher o Contato do Xero apropriado para a fatura. Clique em fechar. Quando você enviar suas viagens ao Xero, as faturas serão emitidas para o contato mapeado para a atividade de cada viagem.
Opcionalmente, você pode definir a Conta de Receita no Xero para a qual a quilometragem será enviada. Se nenhuma for definida, por padrão, o TripLog criará uma nova Conta de Receita chamada ‘Mileage Service Income’. Para configurar essa opção, clique em ‘Definir Conta de Receita’.
Depois de vincular ou importar as atividades, você poderá enviar a sua quilometragem como faturas para o cliente apropriado no Xero.
Para enviar, pesquise os critérios das viagens que deseja enviar usando a caixa de pesquisa no lado esquerdo da página (circulada em vermelho na captura de tela). Você verá as viagens que serão enviadas na tabela no lado direito da página (circulada em azul na captura de tela). Observação: somente as viagens associadas a um Contato do Xero a ser faturado serão enviadas ao Xero.
Quando estiver pronto para enviar a quilometragem, clique no botão verde chamado ‘Enviar para o Xero (nome da sua Organização no Xero)’. Isso exibirá uma janela pop-up
Na janela pop-up, você pode selecionar a taxa de imposto e a data de envio que deseja que apareçam na fatura. A data de vencimento da fatura será a mesma da data de envio. Quando estiver satisfeito com a data de envio e a taxa de imposto, clique em ‘Enviar’. Isso enviará a sua quilometragem ao Xero
Veja um exemplo de como uma fatura de quilometragem aparece no TripLog (acima) em comparação com a forma como ela aparece depois de enviada ao Xero (abaixo):
Perguntas Frequentes
Como faço para me desconectar do Xero? Para se desconectar do Xero, acesse https://app.triplog.net/web/xero/reimburseEmployees > Configurações do Xero > Desconectar do Xero.
Quando e como ocorre a sincronização dos dados? É manual, automática, no login, em tempo real? Há configurações relacionadas à sincronização? A sincronização de dados do TripLog para o Xero é feita manualmente. Para obter mais informações sobre como enviar a sua quilometragem do TripLog ao Xero, role a página para cima e consulte ‘Configurar o Envio de Contas a Pagar para o Xero’ se quiser enviar a quilometragem como conta a pagar, ou ‘Configurar o Envio de Faturas para o Xero’ se quiser enviar a quilometragem como faturas para clientes.
Se você tiver alguma dúvida sobre a integração Xero-TripLog que não tenha sido respondida aqui, entre em contato conosco com a sua pergunta pelo e-mail support@triplog.net