Preciso enviar a quilometragem para o QuickBooks?
Empresário Individual ou LLC de Sócio Único
Se você não tem nenhum funcionário além de si mesmo, provavelmente basta declarar as deduções de quilometragem na sua declaração de imposto de renda pessoa física. Nos EUA, isso é feito no Form 1040 Schedule C. Nesse caso, você não precisa enviar a quilometragem para o QuickBooks. Basta gerar os relatórios do TripLog do ano e copiar alguns números para o TurboTax, ou para um software de impostos equivalente, ou entregar os relatórios ao seu contador. Você ainda precisará guardar os relatórios do TripLog como documentos comprobatórios desse registro.
Pequena Empresa com Funcionários
Se você tem funcionários e reembolsa o uso comercial dos veículos pessoais deles, será necessário enviar os dados do TripLog para o QuickBooks como Despesas ou Contas a pagar. Ou, se você cobra seus clientes pela quilometragem, será necessário enviá-los como Faturas. Veja mais detalhes abaixo.
Conectar ao QuickBooks Online
Usando o painel web do TripLog, você pode se conectar ao Intuit QuickBooks Online e enviar dados para ele. Você precisará de:
Uma conta QuickBooks Online Plus
Plano TripLog Premium ou Enterprise
Para se conectar ao QuickBooks Online, siga estas instruções:
Conectando ao QuickBooks Online
Acesse a seção Integrações e clique nas reticências
Depois de aberto, conclua o processo Conectar ao QuickBooks Online
Escolha o Tipo de Conexão
No painel web do TripLog, acesse o link Integrações do QuickBooks Online. Escolha Despesas, Contas a pagar ou Faturas. Cada uma é explicada na seção específica sobre como configurar os vínculos das categorias de Quilometragem e de Despesas.
Selecione a forma como você deseja conectar sua Quilometragem e suas Despesas e conclua a configuração do QuickBooks conforme descrito abaixo.
Enviar viagens ao QuickBooks como Despesas de reembolso de quilometragem
Faça login na sua conta web do TripLog, clique em “Despesas” na guia QuickBooks da barra de menus e filtre as viagens por intervalo de datas, atividade e/ou motorista.
Se for a sua primeira vez, clique no botão “Conectar ao QuickBooks” e faça login na sua conta do QuickBooks (veja ‘Conectar ao QuickBooks Online’ acima).
Você também precisará configurar a conexão entre os seus funcionários no QuickBooks e os seus funcionários no TripLog. Para isso, clique em “Vincular Usuários do TripLog a Funcionários do QuickBooks” na parte inferior da página para revisar e vincular os Usuários existentes do TripLog aos Funcionários do QuickBooks. Depois de associar cada usuário do TripLog ao funcionário correspondente no QuickBooks, clique em ‘Fechar’.
Crie uma Conta Bancária/de Crédito “Mileage” no QuickBooks Online, caso ainda não tenha criado uma.
Crie uma Conta de Despesa “Mileage” no QuickBooks Online, caso ainda não tenha criado uma.
Crie uma Despesa de reembolso para cada item de quilometragem e cada item de Conta de despesa mostrado acima, a pagar ao Funcionário (somente se esse usuário do TripLog já tiver sido vinculado a um Funcionário do QuickBooks).
No TripLog, na página de Despesas do QuickBooks, role para baixo e clique em ‘Enviar ao QuickBooks’ > Enviar. Isso enviará a quilometragem ao QuickBooks como uma despesa de reembolso.
Em seguida, você pode fazer login no QuickBooks Online para revisar as despesas.
Enviar despesas ao QuickBooks como Despesas de reembolso
Selecione as configurações do QuickBooks em QuickBooks Online > Despesas
Selecione Vincular Categorias de Despesas de Veículos ou Vincular Categorias de Negócios para abrir o menu em que você escolhe as categorias do TripLog e as associa às categorias correspondentes do QuickBooks Online. Observe que você precisará vincular as Despesas Relacionadas a Veículos e as Despesas de Negócios separadamente.
Enviar viagens ao QuickBooks como Contas a pagar de reembolso de quilometragem
O TripLog envia as viagens como contas a pagar de reembolso de quilometragem, devidas aos seus funcionários, por meio do QuickBooks. Este é o processo:
Faça login na sua conta web do TripLog, clique em “Contas a pagar” na guia QuickBooks da barra de menus e filtre as viagens por intervalo de datas, atividade e/ou motorista.
Se for a sua primeira vez, clique no botão “Conectar ao QuickBooks” e faça login na sua conta do QuickBooks (veja ‘Conectar ao QuickBooks Online’ acima).
Revise a quilometragem, a taxa e o valor total do pagamento e clique em “Enviar ao QuickBooks”.
O TripLog cria uma conta de despesa “Mileage Reimbursement” no Chart of Accounts, um item “Mileage” em Products and Services e uma conta de Vendor para cada motorista/funcionário que recebe reembolso.
Em seguida, o TripLog cria uma conta a pagar (Bill) para cada motorista (como Vendor), com itens de linha de quilometragem, taxa e valor total.
Em seguida, você pode fazer login no QuickBooks Online para revisar as contas a pagar e concluir o pagamento.
Enviar Despesas ao QuickBooks como Contas a pagar de reembolso
Selecione as configurações do QuickBooks em Conectar > Contas a pagar
Selecione Vincular Categorias de Despesas de Veículos ou Vincular Categorias de Negócios para abrir o menu em que você escolhe as categorias do TripLog e as associa às categorias correspondentes do QuickBooks Online. Observe que você precisará vincular as Despesas Relacionadas a Veículos e as Despesas de Negócios separadamente.
Enviar viagens ao QuickBooks como Faturas de Clientes e/ou Despesas Faturáveis
Faça login na sua conta web do TripLog, clique em “Faturas” na guia QuickBooks da barra de menus e filtre as viagens por intervalo de datas, atividade e/ou motorista.
Se for a sua primeira vez, clique no botão “Conectar ao QuickBooks” e faça login na sua conta do QuickBooks (veja ‘Conectar ao QuickBooks Online’ acima).
Você também precisa configurar as contas. Etapa 1: importe os Clientes do QuickBooks para o TripLog como atividades de negócios. Etapa 2: revise e vincule as atividades existentes aos Clientes do QuickBooks.
Revise a quilometragem, a taxa e o valor total do pagamento e clique em “Criar Faturas”, “Criar Despesas Faturáveis” ou “Criar Ambas”.
Em seguida, o TripLog cria uma Conta “Mileage Service Income” e/ou um item de Produto/Serviço “Mileage Invoice” para essa Conta, caso ainda não existam.
Em seguida, o TripLog cria uma Fatura de Quilometragem (Mileage Invoice) para cada cliente.
Em seguida, você pode fazer login no QuickBooks Online para revisar as faturas.
Solução de problemas
Reenviando ao QuickBooks
Ao enviar registros ao QuickBooks, há uma proteção que impede o envio acidental do mesmo registro duas vezes. Se você precisar reenviar um registro já enviado à sua integração com o QuickBooks, filtre por "Enviados" na página de envio na web. Passe o cursor sobre os itens de linha enviados, marque-os e escolha LIMPAR. Isso permitirá que o registro seja enviado novamente. Isso pode acontecer se houve um erro na sua configuração. Você precisará corrigir essa configuração e reenviar.