La gestion des approbations et la gestion des approbations par lot sont incluses dans notre service Enterprise ; vous pouvez vérifier et mettre à niveau votre forfait sur la page de facturation.

La fonctionnalité d'approbation par lot permet à votre organisation d'améliorer la personnalisation concernant le moment et la manière dont les utilisateurs soumettent leurs enregistrements de kilométrage et de dépenses pour approbation. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de regrouper les approbations avec des notes personnalisées, facilitant l'association de ces éléments à des enregistrements spécifiques. Ce flux de travail simplifié améliore l'efficacité de vos gestionnaires dans le processus d'approbation.

Exemple de menu

Une fois la soumission par lot configurée, vous devriez voir les boutons de lot dans la zone d'approbation. L'ancienne version du processus d'approbation disposera des statuts individuels, tandis que la nouvelle option proposera les boutons Afficher les lots et Créer un lot

Consultez le guide d'utilisation ci-dessous pour savoir comment créer et soumettre un lot pour les étapes de création d'un lot. Seul un utilisateur peut créer, ajouter des enregistrements ou soumettre/modifier un lot. Créer un lot depuis la boîte de dialogue créera une soumission de lot pour l'utilisateur actuel. (L'administrateur principal peut créer un lot pour un utilisateur en sélectionnant l'utilisateur depuis le filtre rapide pour l'afficher, et avoir accès aux lots existants de l'utilisateur)

Approbation par lot - Guide de l'utilisateur
Lien vers le guide d'utilisation de la soumission par lot sur l'application ou le web.

Lors de la consultation des lots, vous pouvez y accéder depuis n'importe quelle page contenant des enregistrements. Les pages Trajets et Dépenses disposeront toutes du bouton Afficher les lots et du menu déroulant Lots qui répertoriera vos lots.

Dans l'affichage des lots, vous pourrez voir le résumé de tous les lots en attente et ouverts. Ils afficheront le nom de l'utilisateur, le nom du lot, un résumé des entrées, la période de début et de fin pour les enregistrements inclus, et le montant total en dollars du lot.

En cliquant sur l'enregistrement, vous pourrez examiner et approuver ou rejeter le lot sélectionné. Le lot affichera les détails récapitulatifs pour l'ensemble du lot ainsi que les lignes individuelles pour les dépenses et le kilométrage. Il inclura l'historique des enregistrements, y compris les notes d'approbation ou de rejet associées au lot.

Si le lot contient des éléments devant être rejetés, vous pouvez les sélectionner et les marquer comme rejetés afin de les renvoyer à l'utilisateur pour correction. L'utilisateur pourra corriger les enregistrements et les soumettre à nouveau.

Choisir Rejeter des entrées vous permettra de sélectionner les éléments à rejeter, d'ajouter une note, puis d'enregistrer l'entrée pour notifier à l'utilisateur les corrections nécessaires.

Une fois le lot validé, il peut être approuvé en entrant simplement dans le lot et en sélectionnant approuver. Le champ de note peut être mis à jour si nécessaire, puis Approuvé. Cela fera sortir le lot de l'état soumis et notifiera à l'utilisateur que le lot a été approuvé et traité.

La dernière étape du processus d'approbation, s'il est envoyé à la paie pour remboursement, consiste à marquer le lot comme Paiement programmé pour indiquer que l'enregistrement a été payé.