Exonération quotidienne du kilométrage domicile‑travai
La fonction Commute Mileage nécessite un compte Enterprise. Veuillez consulter notre Pricing Page pour plus de détails.
Pour configurer l’option Daily Commute Mileage Exemption, allez dans : Manage Settings > Mileage Policies.
Soustrayez la somme quotidienne totale du kilométrage de tous les trajets à l’aide de cette valeur. Définissez la valeur dans le profil de l’utilisateur sous : Manage Users > Mileage > Deduction for Commute Miles.
Ce paramètre sera reflété dans le Daily Summary report et le Commute Mileage Report. Toutes les intégrations utiliseront cette valeur comme total final transmis.
Options de déduction du trajet domicile-travail (Commute Deduction Options)
La déduction de commute soustraira la valeur de commute en fonction des milles ou kilomètres définis dans le profil de l’utilisateur.
1. Kilométrage total des trajets de la journée
Cette option retire la valeur de Commute Mileage du total du kilométrage de la journée. Cette valeur doit représenter le montant que vous déduisez pour le trajet domicile-travail.
Cette déduction est appliquée uniquement dans les rapports (Reporting) et lors du téléversement vers la paie (Upload to Payroll).
Exemple :
La valeur de commute de l’utilisateur est de 10 milles.
Si le total de conduite de l’utilisateur dépasse 10 milles pour la journée, le solde de kilométrage au‑delà de ces 10 milles sera remboursable.
Si le total est inférieur à 10 milles, l’utilisateur n’aura aucun kilométrage remboursable pour cette journée.
2. À la fois le premier et le dernier trajet de la journée
Cette option déduit le kilométrage du trajet selon la valeur de déduction, jusqu’à concurrence du total du trajet, et s’applique au premier et au dernier trajet de la journée.
Il n’y a aucun report (carry‑over) pour les trajets plus courts que la valeur de déduction. L’administrateur doit saisir la valeur de trajet simple (One-Way Trip Value) pour le montant de Commute Mileage.
Exemples :
La valeur de commute de l’utilisateur est de 10 milles.
Si le premier trajet de la journée dépasse 10 milles, le kilométrage sera mis à jour sur le Web, dans les rapports et les téléversements pour refléter le solde du trajet (kilométrage du trajet moins 10).
Si le premier trajet de la journée est inférieur à 10 milles, la totalité de ce trajet sera déduite, mais seulement jusqu’à la valeur du trajet.
Par exemple : si le premier trajet de la journée est seulement de 5 milles jusqu’à son premier arrêt, les 5 milles seront entièrement déduits (pas davantage).
La même logique sera appliquée au dernier trajet de la journée.
Les trajets apparaîtront sur la page Mileage du site Web avec une colonne Net Mileage, qui correspond à la valeur après déduction (post-deduction).
3. Seulement le premier trajet de la journée
Cette option déduit le kilométrage du trajet selon la valeur de déduction, jusqu’à concurrence du total du trajet, mais uniquement pour le premier trajet de la journée.
Il n’y a aucun report pour les trajets plus courts que la valeur de déduction. L’administrateur doit entrer la valeur de trajet simple (One-Way Trip Value) pour le montant de Commute Mileage.
Exemples :
La valeur de commute de l’utilisateur est de 10 milles.
Si le premier trajet de la journée dépasse 10 milles, le kilométrage sera mis à jour sur le Web, dans les rapports et les téléversements pour refléter le solde du trajet.
Si le premier trajet de la journée est inférieur à 10 milles, la totalité du trajet sera déduite, mais seulement jusqu’à la valeur de ce trajet.
Exemple : si le premier trajet est de seulement 5 milles jusqu’à son premier arrêt, les 5 milles seront déduits.
Les trajets apparaîtront sur la page Mileage du site Web avec une colonne Net Mileage, qui montre la valeur après déduction.
4. Seulement le dernier trajet de la journée
Avec cette option, on déduit le kilométrage du trajet selon la valeur de déduction, jusqu’au total du trajet, et cela s’applique uniquement au dernier trajet de la journée.
Il n’y a aucun report pour les trajets plus courts que la valeur de déduction. L’administrateur doit saisir la valeur de trajet simple (One-Way Trip Value) pour le montant de Commute Mileage.
Exemples :
La valeur de commute de l’utilisateur est de 10 milles.
Si le dernier trajet de la journée dépasse 10 milles, le kilométrage sera mis à jour sur le Web, dans les rapports et les téléversements pour refléter le solde du trajet.
Si le dernier trajet de la journée est inférieur à 10 milles, la totalité du trajet sera déduite, mais seulement jusqu’à la valeur de ce trajet.
Exemple : si le dernier trajet de la journée est de seulement 5 milles jusqu’à son dernier arrêt, les 5 milles seront déduits.
Les trajets apparaîtront sur la page Mileage du site Web avec une colonne Net Mileage, qui correspond à la valeur après déduction.
Saisie de la valeur de Commute Mileage
Vous pouvez saisir la valeur dans le profil de l’utilisateur sous : Manage > Users
Cliquez sur l’utilisateur et choisissez l’onglet Mileage.
Saisissez la valeur de commute dans le champ correspondant, puis sauvegardez le profil.
Les calculs seront traités immédiatement.
Si vous devez ajouter la valeur de commute à plusieurs utilisateurs, vous pouvez le faire lors de l’importation des utilisateurs (User Import) en remplissant la colonne Commute Mileage, ou vous pouvez mettre à jour les utilisateurs après l’importation au moyen du fichier Import Commute Mileage.
Outil Import Commute Mileage
Pour utiliser l’outil d’importation de kilométrage, accédez à : Manage > Users > Import > Import Commute Mileage, puis téléchargez le modèle (import template).
Remplissez le modèle avec :
L’adresse courriel du compte TripLog.
L’adresse Home et l’adresse Office pour le trajet domicile-travail.
Ce processus calculera la distance de conduite entre les deux emplacements et mettra à jour le champ Commute Mileage en fonction de l’importation.
Lors de l’importation, vous pouvez choisir les options One-Way ou Round Trip pour indiquer si vous souhaitez que la valeur de commute soit un trajet simple ou un aller‑retour :
Si vous utilisez l’option Total Trip Mileage of the Day, utilisez l’option Round Trip.
Pour toutes les autres options, utilisez One Way.
Plafond quotidien de kilométrage
Cette option permet de limiter globalement le nombre de milles rapportés chaque jour dans le résumé des trajets et envoyés aux systèmes en aval.