Dans l’application TripLog, à partir de la page principale Trips, touchez le bouton Report et choisissez votre période de temps :
Available Tax Year ou
Custom Date Range.
Les rapports sont disponibles en formats HTML et CSV. Ce processus génère un fichier .zip que vous pouvez envoyer par courriel à partir de votre application de courriel native.
Remarque : Sur iOS, il est nécessaire d’utiliser l’application Apple Mail par défaut pour envoyer le rapport.
Générer des rapports à partir du Web Dashboard (HTML, PDF et CSV)
Web Dashboard disponible avec les abonnements payants
Pour les utilisateurs payants, il est aussi possible de générer des rapports à partir du Web Dashboard. Connectez-vous et allez à la section Reports.
Dans le premier tableau, vous pouvez exporter un Report Summary en format .CSV.
Plus bas sur la page, vous pouvez exécuter les detailed reports (rapports détaillés).
Avec les plans payants de TripLog, vous pouvez personnaliser les rapports détaillés. Vous avez la possibilité de télécharger ou d’envoyer par courriel un fichier .zip qui contient :
Des fichiers HTML
Des fichiers PDF (en option)
Des fichiers .CSV (feuille de calcul)
Ces rapports incluent de l’information détaillée, des cartes et des photos des reçus.
Le rapport envoyé par courriel aura le même format que les courriels de sommaire hebdomadaire et mensuel.
Types de rapports
Mileage – Kilométrage des trajets et dépenses liées au véhicule.
Business Expenses – Toutes les autres dépenses et transactions d’affaires.
Time Clock – Rapports spécifiques sur les heures totales et les activités de travail.
Location Stay Time – Rapports spécifiques aux emplacements indiquant la durée passée à chaque endroit.
Mileage Tabs and Filters
Filters Tab Permet de sélectionner :
Date range (Year Filter à Custom Date)
Filtered period
User
Activity
Tags
Department/Office
Approval Status
Après la sélection, cliquez sur Apply Selected Filters.
Overall Tab Inclut les totaux pour toutes les catégories, y compris Mileage et Expense.
Summary Tab Affiche les totaux séparés par Activity.
Detail Reports Builder Permet d’ajouter et de personnaliser des modèles de rapports, puis de télécharger ou envoyer par courriel en fonction des filtres actuels.
Navigation Example (Exemple de navigation dans l’écran Reports.)
Créer des modèles de rapports personnalisés
Remarque : Lorsque vous créez un modèle de rapport, les données incluses seront déterminées par le filtre actif au moment de l’exécution du rapport. Si vous avez un intervalle de dates particulier sélectionné pendant la création du modèle, enregistrer le modèle ne sauvegarde pas le filtre.
Il est donc recommandé de :
D’abord configurer le modèle avec les champs et sections que vous souhaitez.
Ensuite, ajuster le filtre pour obtenir la période et le contenu de rapport nécessaires.
Pour personnaliser les rapports :
Cliquez sur l’onglet Reports dans le menu de gauche.
En haut, sélectionnez Detailed Reports.
Au bas de la page, vous verrez une liste de report templates.
Le modèle par défaut a tous les éléments sélectionnés avec les options de fichiers HTML et CSV (cette version convient à la plupart des utilisateurs).
Vous pouvez :
Ajouter de nouveaux modèles ou ouvrir des modèles existants.
Personnaliser les sections qui apparaîtront dans le rapport.
Définir les colonnes/en-têtes disponibles dans chaque section.
Une fois votre modèle configuré comme vous le souhaitez, vous pourrez :
Télécharger les rapports en fichier .zip, ou
Vous les envoyer par courriel.
Ces modèles seront aussi disponibles dans l’application lorsque vous générez des rapports.
Les courriels hebdomadaires et mensuels automatisés utiliseront votre modèle par défaut si vous avez activé l’option automated reports email.
Partager des modèles de rapports
Vous pouvez partager les modèles de rapports au sein de votre organisation afin que tout le monde puisse générer des rapports en utilisant ces modèles. Les autres utilisateurs pourront exécuter des rapports avec vos modèles, mais ne pourront pas les modifier.
Informations supplémentaires
Distance Driven (correction de l’odomètre de départ)
TripLog utilise le plus petit odomètre de départ parmi tous les trajets de la période de rapport comme kilométrage initial. Assurez-vous donc que la première ligne du tableau Trips dans les rapports affiche le starting mileage correct. Il en va de même pour le kilométrage final.
TripLog utilise le plus grand odomètre de fin de tous les trajets de la période de rapport.
Si vous trouvez un odomètre de départ erroné :
Recherchez ce numéro d’odomètre dans le rapport.
Vous devriez voir le trajet correspondant, généralement dans les premières lignes du tableau Trips.
Retournez dans l’application TripLog, trouvez ce trajet et corrigez l’odomètre.
Si un rapport ne contient aucune donnée ou si un véhicule est manquant
Il doit y avoir au moins un trajet pour ce véhicule pendant la période du rapport. Vous devrez ajouter un trajet dans l’intervalle de dates sélectionné.
Nous recommandons d’ajouter un court trajet, par exemple un trajet de une mile marqué comme personal ou uncategorized, afin que le véhicule apparaisse dans le rapport.