En la app TripLog, desde la página principal de Trips, toque el botón Report y elija el periodo de tiempo:
Available Tax Year o
Custom Date Range.
Los reportes están disponibles en formato HTML y CSV. Este proceso generará un archivo .zip que podrá enviar por correo electrónico usando su app de correo nativa.
Nota: En iOS es necesario usar la app Apple Mail predeterminada para enviar el reporte.
Generar reportes desde el Web Dashboard (HTML, PDF y CSV)
Web Dashboard disponible con suscripciones de pago
Para usuarios de pago, también es posible generar reportes desde el Web Dashboard. Inicie sesión y navegue a la sección Reports.
Desde la primera tabla puede exportar un Report Summary en formato .CSV.
Más abajo en la página, puede ejecutar los detailed reports (reportes detallados).
Con los planes de pago de TripLog, puede personalizar los reportes detallados. Tiene la opción de descargar o enviar por correo un archivo .zip con:
Archivos HTML
Archivos PDF (opcional)
Archivos .CSV (hoja de cálculo)
Incluyen información detallada, mapas y fotos de recibos.
El reporte enviado por correo será del mismo formato que los correos de resumen semanal y mensual.
Tipos de reportes
Mileage – Kilometraje de viajes y gastos relacionados con el vehículo.
Business Expenses – Todos los demás gastos y transacciones de negocio.
Time Clock – Reportes específicos de tiempo para horas totales y actividades de trabajo.
Location Stay Time – Reportes específicos por ubicación que muestran la duración de la estancia en cada lugar.
Mileage Tabs and Filters
Filters Tab Permite seleccionar:
Date range (Year Filter a Custom Date)
Filtered period
User
Activity
Tags
Department/Office
Approval Status
Después de seleccionar, haga clic en Apply Selected Filters.
Overall Tab Incluye los totales para todas las categorías, incluyendo Mileage y Expense.
Summary Tab Muestra los totales separados por Activity.
Detail Reports Builder Permite agregar y personalizar plantillas de reportes, y descargar o enviar por correo con base en los filtros actuales.
Navigation Example (Ejemplo de navegación en la pantalla de Reports.)
Crear plantillas de reportes personalizadas
Nota: Al crear una plantilla de reporte, los datos que aparecerán estarán determinados por el filtro seleccionado en ese momento. Si tiene un periodo de tiempo específico seleccionado al crear la plantilla, guardar la plantilla no guarda el filtro. Por ello, se recomienda:
Primero configurar la plantilla con los campos y secciones que desea.
Después, ajustar el filtro para obtener el periodo y el contenido de reporte que necesita.
Para personalizar los reportes:
Haga clic en la pestaña Reports en el menú de la izquierda.
En la parte superior, seleccione Detailed Reports.
Al final de la página verá una lista de report templates.
La plantilla predeterminada tiene todos los elementos seleccionados con opciones de archivos HTML y CSV (esta versión es adecuada para la mayoría de los usuarios).
Puede:
Agregar nuevas plantillas o abrir plantillas existentes.
Personalizar las secciones que se mostrarán en el reporte.
Definir las columnas/encabezados disponibles en cada sección.
Una vez que su plantilla esté configurada como desea, podrá:
Descargar los reportes como archivo .zip, o
Enviárselos por correo electrónico.
Estas plantillas también estarán disponibles en la app al ejecutar reportes.
Los correos automáticos semanales y mensuales usarán su plantilla predeterminada si tiene activada la opción de automated reports email.
Compartir plantillas de reportes
Puede compartir las plantillas de reportes dentro de su organización para que todos puedan generar reportes usando esa plantilla. Los demás usuarios podrán usar las plantillas compartidas, pero no podrán editarlas.
Información adicional
Distance Driven (corrección del odómetro inicial)
TripLog toma el odómetro inicial más bajo de todos los viajes durante el periodo del reporte como el kilometraje inicial. Por ello, asegúrese de que la primera fila de la tabla de Trips en los reportes tenga el starting mileage correcto. Lo mismo aplica para el kilometraje final.
TripLog toma el odómetro final más alto de todos los viajes durante el periodo del reporte.
Si encuentra un odómetro inicial incorrecto:
Busque en el reporte ese número de odómetro.
Debería ver el viaje correspondiente, normalmente en las primeras filas de la tabla de Trips.
Vuelva a la app TripLog, busque ese viaje y corrija el odómetro.
Si al ejecutar un reporte no hay datos, o falta un vehículo
Es necesario que exista al menos un viaje para ese vehículo durante el periodo del reporte. Deberá agregar un viaje en el rango de fechas seleccionado.
Se recomienda agregar un viaje corto, por ejemplo, un viaje de una milla marcado como personal o uncategorized, para que el vehículo aparezca en el reporte.