Esta guía explica a los administradores los pasos para desactivar correctamente la cuenta de TripLog de un empleado despedido, conservar sus datos y evitar cargos de facturación inesperados.
Antes de desactivar la cuenta
Aviso: al desactivar la cuenta de un usuario, este recibirá una notificación por correo electrónico informándole de que su cuenta ha sido dada de baja por un administrador. Perderá el acceso al panel web y a la aplicación móvil.
Complete primero estos pasos como buena práctica para resolver cualquier asunto pendiente con el usuario.
Paso 1: Resolver las aprobaciones pendientes
Si su organización utiliza el flujo de aprobación, verifique si el empleado tiene viajes o gastos pendientes de aprobación o que aún estén en estado enviado.
Inicie sesión en su panel web de TripLog en app.triplog.net
Vaya a Informes y filtre por el nombre del empleado
Filtre por Estado de aprobación: Pendiente o Enviado
Apruebe, rechace o programe el pago de cualquier elemento pendiente antes de desactivar la cuenta
Nota: los viajes que estén en estado enviado cuando se desactive una cuenta permanecerán en ese estado. Seguirán apareciendo en los informes, pero no se podrán editar ni volver a enviar sin reactivar temporalmente la cuenta.
Se recomienda resolver la nómina, ya que puede estar fuera de ciclo. Si actualmente tiene integración con un sistema de nómina y necesita emitir un cheque fuera de ciclo para el reembolso, puede que desee marcar los elementos como cargados para evitar incluirlos en el próximo ciclo de nómina.
Paso 2: Exportar los datos del empleado (recomendado)
Aunque los datos de viajes, gastos y tiempo del empleado siguen siendo accesibles para los administradores a través de los informes después de desactivar la cuenta, recomendamos realizar una exportación final como buena práctica para sus propios registros.
Vaya a Informes en el panel web
Establezca el rango de fechas para cubrir toda la permanencia del empleado (o al menos el año en curso)
Filtre por el nombre del empleado
Descargue el informe en formato CSV y/o PDF
Compártalo con su equipo de contabilidad o RR. HH. según sea necesario para mantener registros
Nota: no es necesario exportar antes de desactivar la cuenta; los datos no se pierden al desactivar una cuenta. Este paso es únicamente para fines de documentación propia.
Desactivación de la cuenta
Una vez completados los pasos previos, desactive la cuenta del empleado.
Inicie sesión en el panel web de TripLog
Vaya a Administrar → Usuarios
Busque el nombre o correo electrónico del empleado
Abra su perfil de usuario
Marque la casilla Deshabilitado
Guarde los cambios
El empleado perderá inmediatamente el acceso a la aplicación TripLog y al panel web. Sus datos históricos (viajes, gastos y registros de tiempo) permanecerán intactos y accesibles para los administradores a través de los informes.
Importante: los usuarios deshabilitados se eliminan de su recuento de facturación activo. No se le cobrará por las cuentas deshabilitadas en los ciclos de facturación posteriores. En la facturación anual, el puesto queda disponible para asignarlo a un nuevo usuario.
Acceder a los datos de un empleado deshabilitado
Después de deshabilitar una cuenta, aún puede ver y ejecutar informes sobre los datos históricos del empleado.
Vaya a Informes y use los Filtros avanzados (Filtros) para buscar por el nombre del empleado
Los usuarios deshabilitados no aparecerán en los menús desplegables de selección rápida, pero estarán disponibles mediante la búsqueda con filtros avanzados
Si necesita crear o editar datos en una cuenta deshabilitada (por ejemplo, para agregar un viaje omitido o corregir un registro), deberá reactivarla temporalmente; consulte a continuación.
Reactivar temporalmente una cuenta
Si necesita modificar los registros de un empleado despedido después de deshabilitarlo:
Vaya a Administrar → Usuarios
Ubique el perfil del empleado (use la búsqueda; los usuarios deshabilitados pueden estar ocultos por defecto)
Desmarque la casilla Deshabilitado y guarde
Realice los cambios necesarios
Deshabilite la cuenta de inmediato al terminar para evitar facturación adicional
Advertencia: una cuenta reactivada cuenta como una licencia activa y se incluirá en su próximo ciclo de facturación si permanece habilitada. Deshabilite siempre la cuenta tan pronto termine sus cambios.
Implicaciones de facturación
Estado de la cuenta | ¿Se factura? |
Activa | Sí |
Deshabilitada | No |
Reactivada temporalmente | Sí (para ese período de facturación) |
Si tiene preguntas sobre un cargo específico, consulte Web Dashboard - Manage Billing o contacte con el soporte de TripLog.
Lista de verificación resumida
Aprobaciones pendientes resueltas para el empleado
Informe final de datos exportado (recomendado)
Cuenta deshabilitada en Administrar → Usuarios
Confirmado que el empleado ya no tiene acceso a la aplicación ni a la web