So funktionieren Standorte: Wenn die TripLog-App Fahrten protokolliert, prüft sie die GPS-Positionen von Start und Ziel und versucht, einen vorhandenen Standort zu finden, bevor ein neuer Datenbankeintrag erstellt wird. Liegt das Ziel im Umkreis eines vorhandenen Standorts, wird dieser Standort verwendet. Gibt es mehrere Standorte innerhalb dieses Umkreises, wird ein benannter oder freigegebener Standort einem unbenannten vorgezogen. Im Folgenden sehen wir uns die Optionen zur Freigabe von Standorten für Ihr TripLog-Konto an.

Mit den Versionen Enterprise und Teams von TripLog können Sie die Standortfreigabe mit 3 Optionen aktivieren.

Als Administrator können Sie eine Reihe von Standorten importieren, die Mitarbeiter häufig besuchen, und diese in die TripLog-App übertragen, damit sie von allen genutzt werden können. Dadurch behält der Administrator die Kontrolle über wichtige Standorte, um eine korrekte Adresse und eine einheitliche Benennung sicherzustellen. Wenn ein Benutzer zu einem importierten Standort reist, wird dieser erkannt, sofern das Ziel im Umkreis liegt, und anstelle der Erstellung eines neuen unbenannten Standorts verwendet.

Vorteile: Administratoren behalten die Kontrolle über die Liste und die korrekte Benennung der Standorte. Ideal für Unternehmensressourcen wie Geschäfte oder Kunden sowie für Unternehmen mit vielen Standorten. Nur der Administrator, dem der Datensatz gehört, oder ein Hauptadministrator kann die Details eines importierten Standorts ändern. Werden dem Konto neue Benutzer hinzugefügt, wird diese Standortliste nach deren Anmeldung und Synchronisierung mit ihnen geteilt.

Nachteile: Erfordert, dass der Administrator die Liste beschafft, und erlaubt dem Benutzer nicht, die freigegebenen Datensätze zu ändern.

Neutraler Aspekt: Beeinträchtigt nicht die Möglichkeit des einzelnen Benutzers, Standorte, die er besucht und die nicht auf der freigegebenen Liste stehen, zu benennen oder zu aktualisieren.

So richten Sie dies ein:

Breiten- und Längengrad werden nach Abschluss des Imports automatisch ausgefüllt. Sollte dies aus irgendeinem Grund nicht abgeschlossen werden, bedenken Sie, dass der Vorgang einige Zeit in Anspruch nimmt. Dieser Schritt ist wichtig, da diese Daten die Grundlage für den Umkreis bilden, den die App verwendet, um zu prüfen, ob es sich um denselben Standort handelt oder ob ein neuer erstellt werden soll.

Wenn Sie feststellen, dass der Vorgang überhaupt nicht abgeschlossen wird, können Sie ihn manuell neu starten, indem Sie zu Edit > Auto-fill Missing Fields gehen. Dadurch werden fehlende Breiten-/Längengrade sowie fehlende Adressen verarbeitet, falls die App des Benutzers sie nicht ausfüllen konnte.

Wenn doppelte Standorte vorhanden sind, können Sie diese mit dem Zusammenführungstool zusammenführen. Wählen Sie MERGE, dann Choose All Users, dann Select Merge. Dadurch werden alle Standorte verarbeitet, die dem Umkreis der importierten oder freigegebenen Standorte entsprechen, und zusammengeführt. Beachten Sie, dass dadurch frühere Fahrten und Datensätze aktualisiert werden, die den zusammengeführten Standort verwendet haben.

Hinweis: Diese Option gibt benannte Standorte fortlaufend für andere Benutzer frei, sobald IRGENDEIN Benutzer einen Standort benennt. Es besteht die Möglichkeit, dass der „Eigentümer" des Standorts die Details mit unbeabsichtigten Auswirkungen ändert.

Gehen Sie dann zu More Menu > Settings > Share Locations Between Users > aktivieren Sie die Option > Save Settings. Nun sind alle soeben hochgeladenen Standorte in der TripLog-App der Mitarbeiter sichtbar. Jeder von einem Benutzer eingegebene Standort wird ebenfalls systemweit freigegeben. Sie können einschränken, welche Standorttypen freigegeben werden.

Aktivieren Sie Share Named Locations Only. Das System gibt dann nur benannte Standorte frei.

Aktivieren Sie Share Only Locations That Have a Default Business Activity Assigned. Das System gibt dann nur Standorte frei, die eine Standardaktivität haben, wobei die Aktivität nicht Personal ist.

Melden Sie sich im TripLog Web Dashboard an > Mileage > Locations > Import page > Download Template. Bearbeiten Sie dann die Tabelle und speichern Sie sie im selben CSV-Format. Laden Sie die Datei auf der Import-Seite hoch, wählen Sie „To Myself" und klicken Sie auf die Schaltfläche Import. Das System übersetzt die Postanschrift innerhalb weniger Minuten automatisch in Breiten-/Längengrad. Der Umkreis des Standorts ist jedoch wichtig. Sie sollten einen Umkreis festlegen, der groß genug ist, um den Bereich abzudecken; zum Beispiel könnte der Umkreis eines Krankenhauses 1000 Fuß betragen, während der eines Patientenwohnsitzes auf 100 Fuß festgelegt werden könnte.

Wenn Ihre Fahrer die Standorte anderer Personen noch nicht verwenden, können Sie diese Option ohne negative Auswirkungen deaktivieren. Sobald Fahrer jedoch beginnen, die freigegebenen Standorte anderer Fahrer abzugleichen, werden bei Deaktivierung dieses Kontrollkästchens die freigegebenen Standorte entfernt und Fahrten weisen leere Standorte auf.

Wenn Sie nur bestimmte Standorte vorab ausfüllen, aber nicht möchten, dass jemand neue freigibt/veröffentlicht, oder wenn Sie ausgewählte Standorte nur für bestimmte Benutzer importieren möchten, können Sie wie folgt vorgehen.

Warum werden freigegebene Standorte nicht verwendet?

Mögliche Lösung: Bei den importierten Standorten wurde der Breiten-/Längengrad nach dem Import möglicherweise nicht vollständig ermittelt. Sie können dies im Web beheben, indem Sie Edit > Auto-fill Missing Fields auswählen

Mögliche Lösung: Benutzer hatten möglicherweise noch keine Gelegenheit, die Standortänderungen auf ihren Geräten zu aktualisieren. Eine vollständige Datensynchronisierung wird empfohlen, um die App zu aktualisieren.

Manuelle Synchronisierung: TripLog App > Main Menu (≡ Symbol mit drei Linien) > Your Plan (klicken Sie auf die E-Mail) > Data Backup > Sync Between Device and Cloud > Merge Data