Para a integração com o UKG é necessária uma conta TripLog Enterprise. Registe-se e conclua o processo de configuração antes de configurar a integração.
Passos de configuração
Criar um UKG Security Profile
Para permitir a integração com as permissões corretas, o cliente tem de criar um novo security profile para a ligação de integração. Siga as permissões do UKG Security Profile para criar um novo security profile com as permissões corretas.
Setting > Profiles/Policies > Security > New Security Profile
Escolha um USER NAME (por exemplo, triplog)
Selecione as seguintes permissões:
Global>Global Setup>Earnings and Deductions Lists: Enable View/Edit/Add/Delete
Global>Object Lists>Earnings/Deductions: Enable View/Edit/Add
HR>Employee Management>Employee Information: My Team View only
HR>Employee Management>Account/Personal Information: Manager Access View only
HR>Employee Management>Earnings View/Edit
Modules>Imports: Select Employees
Modules>Import: Select Overview/Templates
Modules>REST API Resources>Employee Pay Information: Select View/Edit
Modules>REST API Resources>Employees: Select View only
Reports>Reports>Export Reports: Select CSV/Text
Reports>Audit Reports: Select Data Imported
Exemplos de menus e imagens:
Global>Global Setup>Earnings and Deductions Lists: Enable View/Edit/Add/Delete
Global>Object Lists>Earnings/Deductions: Enable View/Edit/Add
HR>Employee Management>Employee Information (My Team): Select View only
HR>Employee Management>Account/Personal Information (Manager Access): Select View only
HR>Employee Management>Earnings: Select View/Edit/Mass Edit
Modules Imports: Select Employees
Modules Imports: Select Import Overview/Templates
Modules>REST API Resources>Employee Pay Information: Select View/Edit
Modules>REST API Resources>Employees: Select View only
Reports>Reports>Export Reports: Select CSV/Text
Reports>Audit Reports: Select Data Imported
Certifique-se de que guarda as definições depois de atualizar o Security Profile. Pode exportar o PDF das Security Profile Settings, se necessário, para rever as alterações.
Configurar a Service Account
O cliente terá de configurar uma nova service account no UKG utilizando o Security Profile reciém-criado e criar o nome de utilizador e a password desse serviço para permitir a ligação a partir do TripLog.
Setting > Global Setup > Company Setup > Login Config > Add Service Account
Introduza o seguinte:
Username: triplog
Password: criar uma passwordSecurity Profile: (selecione o Security Profile criado)
Guardar as definições
Gerar as API Keys
Na página Login Config, localize API Keys > Generate
Guarde-os num local seguro para os próximos passos.
Configuração do TripLog
Ligar ao UKG Ready
Aceda à ligação Integrations e selecione UKG Ready no menu
Na página UKG Ready, selecione Connect to UKG Ready
Introduza o Company Name, o Service Account User Name, a Service Account Password e as API Keys geradas nos passos anteriores.
Depois de introduzir os dados, clique em Authorize para continuar. Se todos os elementos tiverem sido introduzidos corretamente, o processo prossegue e a ligação é estabelecida. Se ocorrer um erro, corrija o(s) elemento(s) identificado(s) e tente novamente a ligação.
O Company Name pode ser encontrado no URL ao aceder à sua conta UKG.
Elementos necessários para ligar a conta UKG Ready
Web Services Host (encontra-se entre "https://" e "/ta/")
Web Company (encontra-se após "/ta/" e antes de ".home?")
O Service Account User Name, a Service Account Password e as API Keys são obtidos a partir da configuração do web services account já concluída anteriormente.
Configurar a ligação UKG
O passo seguinte consiste em associar a conta UKG às TripLog Expense Categories. Se precisar de configurar ou personalizar as Expense Categories, faça-o antes de efetuar a associação.
Na página UKG Ready, irá agora ver a ligação UKG Settings. Ao clicar nela, verá um menu semelhante ao abaixo, onde pode optar por associar os itens do TripLog à conta UKG correspondente. Certifique-se de que guarda depois de associar todas as ligações pretendidas.
Importar utilizadores (Workers)
Aceda à página Manage Users no TripLog; verá o botão Import UGK Users. Ao clicar, abre-se uma nova janela que obtém a lista atual de colaboradores da sua conta UKG. Tenha em conta que isto pode demorar mais tempo se tiver muitos utilizadores.
Manage Users > Import UKG Users
Selecionar os utilizadores
Na nova janela, existirão utilizadores com caixas de seleção junto aos respetivos nomes. Estes utilizadores não foram, em geral, importados e não têm uma conta TripLog criada. Se um utilizador já tiver uma conta TripLog associada, a caixa não aparece, a linha fica esbatida e o respetivo email do TripLog é apresentado na coluna mais à direita.
Para importar um utilizador, assinale a caixa dos utilizadores que pretende adicionar e depois clique no botão Import Workers. Se fechar a página, não é feita nenhuma alteração.
Ao importar os Workers, a conta TripLog é criada com o Work Email associado, e o utilizador recebe um Welcome Email a indicar que já pode utilizar o TripLog. Tenha em atenção que este processo é automatizado, pelo que deve adicionar os utilizadores apenas quando estiverem prontos para começar.
CRÍTICO: Depois de concluir este processo de importação, terá de associar o utilizador atualizando o campo Employee ID com o UKG Ready Employee ID. Isto garante a ligação correta no processo de carregamento para o UKG Ready. Esta informação não está disponível no feed do UKG, mas encontra-se no perfil do utilizador do lado do UKG.
Carregar as distâncias percorridas e despesas recolhidas para o UKG Ready
Assim que existirem dados nas contas dos utilizadores, a informação está pronta para ser carregada. Aceda à página UKG Ready Integration.
Atualize os filtros para incluir os dados que pretende enviar para o UKG Ready. Clique em Upload to UKG Ready e confirme introduzindo a Pay Period Start Date e a End Date, clicando depois em Upload.
No ecrã seguinte, introduza o Pay Date e clique em Upload.
O Pay Date deve corresponder ao valor nos Payroll Settings para Earnings Taken As Of:
Rever os dados no UKG Ready
Aceda à UKG Ready Web Account > Team tab > Payroll > Pay Periods by Employee > clique no botão employee information > view Employee Profile > Payroll tab > Earnings -> os registos carregados aparecerão aí.
Team tab > Payroll > Pay Periods by Employee
Clique no botão employee information > View Employee Profile
Payroll tab > Earnings
