O TripLog Expense permite que organizações e usuários registrem transações de Negócios, Pessoais e relacionadas a Veículos. Crie categorias personalizadas, configure categorias personalizadas e importe feeds bancários de bancos compatíveis.

As transações são o tipo de despesa criado pelos lançamentos do aplicativo ou da web. Elas podem ser identificadas pela Categoria de Despesa e pela Atividade de Negócios informadas no lançamento. A criação de uma nova transação pode ser feita no aplicativo TripLog usando OCR (reconhecimento óptico de caracteres) para escanear ou importar o seu recibo e preencher parte dos dados para você, além de anexar o recibo à transação. Você também pode inserir a transação manualmente no aplicativo ou na web, sem importar o recibo. Se tiver interesse na configuração, clique no [LINK] para ir à seção de configuração abaixo.

Ao clicar em Adicionar Receita/Despesa, você abre a caixa de diálogo para inserir as suas informações. Há um passo a passo de como inserir uma despesa e usar a função de OCR no artigo de Treinamento de Motoristas AQUI.

* Esta é uma visualização de um lançamento feito por um administrador; observe que o nome do usuário não aparece na sua própria conta de usuário único.

Opções de Entrada:

Data (Date): Sempre Obrigatório

Valor (Amount): Sempre Obrigatório

Categoria (Category): Sempre Obrigatório

Atividade (Activity): Será preenchida com base na Categoria. Se for uma despesa relacionada a veículo, não haverá atividade, pois a despesa é contabilizada no uso do veículo.

Estabelecimento (Merchant):

Local (Location): Pode ser adicionado ou usar um local existente

Tags: Usadas em relatórios, podem ser uma lista ou texto livre

Anotações (Notes):

Lembrete (Reminder): Usado para transações recorrentes, como manutenção do veículo ou custos anuais de registro.

Anexar Recibo (Attach Receipt): No aplicativo, o recibo pode ser anexado pela câmera ou pela galeria do dispositivo, com suporte para a maioria dos formatos de foto. Na web, há suporte para formatos de foto e PDF. Outros tipos de arquivo podem não ser compatíveis.

Exemplo de Transação

Visualização em Gráfico na Web

Visualização Web Expandida da Transação

As transações no menu Despesas serão listadas por Data e Usuário (Teams e Enterprise) e incluirão a Categoria e qualquer outra informação inserida na transação.

As Atividades de Negócios serão a principal forma de categorizar transações comerciais específicas para grandes categorias, como duas operações de negócios diferentes. Exemplos para usuários Premium seriam Uber versus Doordash ou Negócio Imobiliário versus Negócio de Empreiteiro. No Enterprise, isso pode ser entre unidades de negócio específicas, ou as Tags podem ser usadas para categorias menores

As Tags são universais no TripLog para categorizar transações e outros registros, podem ser filtradas nos relatórios e estão disponíveis na maioria dos filtros do TripLog.

A versão Enterprise do TripLog oferece opções de tags personalizadas, bem como campos personalizados. Isso permite que os usuários definam melhor os registros associados a diferentes atividades para depois serem reportados da forma que a organização precisa. Consulte a opção Campos Personalizados na Central de Ajuda para obter mais informações.

No Painel Web do TripLog, o Usuário Principal (individual) ou o Administrador Principal (Teams e Enterprise) pode configurar algumas opções de como as Transações são capturadas.

Opções disponíveis para ativar na página Personalização

Outras Configurações Disponíveis

As Categorias de Despesas são fornecidas em uma lista para que o lançamento da despesa/transação categorize e codifique a transação específica com a descrição correta e o código de relatório. Você pode usar livremente as Categorias de Despesas pré-carregadas na conta; esta é uma lista geral, e você pode adicionar as suas próprias ou substituir todas elas. Você pode escolher a opção Ocultar Todos os Predefinidos para ocultar as categorias padrão.

As categorias de despesas precisam ter um código exclusivo; portanto, se você estiver tentando criar uma nova e receber um erro, pode haver uma Categoria desativada/oculta que você pode reutilizar/renomear. Ocultar a categoria a torna indisponível na criação de transações.

Receita: Categorias para documentar receitas

Despesa com Veículo: Despesas relacionadas ao veículo, que devem ser vinculadas ao veículo e ao custo de operá-lo.

Despesa Empresarial: Despesas relacionadas a compras ou transações necessárias para documentar despesas ou taxas relacionadas ao negócio

Transferência: Categorias para transferências internas, para não duplicar os valores nos relatórios

Itens de Despesa com Veículo: Os itens de despesa com veículo serão relacionados a um usuário e a um veículo específicos. As despesas relacionadas a veículos não terão a Atividade de Negócios associada; portanto, se precisarem ser transações reembolsáveis, o administrador precisará criar uma Despesa Empresarial semelhante que não esteja associada a um veículo. Para um usuário único, a associação ao veículo estará relacionada ao uso do veículo e às deduções fiscais aplicáveis.

Os Limites de Gastos estão disponíveis para clientes Enterprise e se integram diretamente ao processo do Approval Management. Temos um vídeo para os usuários sobre como enviar e como resolver Erros de Limite de Gastos. [Enviando Despesas]

A configuração de um limite de gastos será aplicada às transações definidas pela regra e pode se sobrepor a outros limites de gastos. Embora possa haver vários limites de gastos, será necessário resolver o de maior severidade para que o item avance no processo. Um exemplo disso pode ser que um recibo seja exigido em todas as transações mas nenhuma transação acima de $100 seja permitida portanto, uma transação de $150 pode exigir um recibo, mas não poderá ser enviada devido ao limite de $100, que não permitirá o envio.

Adicionando uma Regra de Limite de Gastos

Escopo: Obrigatório:

Padrão: Por Transação

O que o Limite precisa medir (Por Transação, Por Dia, Por Semana de 7 dias, Por Mês ou Por Ano)

Categoria:

Padrão: Qualquer Categoria

Associe o Limite de Gastos a todas as categorias ou a uma categoria específica

Departamento:

Padrão: Nenhum

Associe regras específicas a Departamentos específicos; isso permite que as configurações sejam diferentes para cada grupo. Os Departamentos são configuráveis em Gerenciar Usuários

Tags:

Padrão: Nenhuma

Associe regras de limite de gastos a transações com tags específicas. As tags podem ser obrigatórias e configuradas em uma lista de seleção para garantir o uso correto e o acionamento do limite de gastos.

Banco/Cartão:

Padrão: Qualquer

Escolher Sim ou Não define se a transação teve origem em um Feed Bancário. Exemplo: alguns usuários podem precisar de informações adicionais, como recibos, para cartões corporativos importados com os Feeds Bancários.

Limite:

Valor relacionado à Regra de Limite de Gastos (o valor precisa ser $1 ou maior)

Ação: O requisito caso a transação ou o intervalo atenda à regra de limite de gastos.

Exigir Recibos: Há um anexo presente na transação (não há validação automática da qualidade ou do conteúdo)

Exigir tags ou anotações: Há uma Tag ou uma anotação presente (não há validação automática da qualidade ou do conteúdo). O item terá um indicador de alerta vermelho.

Exigir Categoria de Despesa Válida: Uma importação/feed bancário pode gerar uma transação com uma Categoria inválida ou desatualizada/desativada; esta regra verificará se está sendo usada uma categoria válida.

Não pode ser enviado: Esta ação não permitirá que o usuário envie o lançamento de forma alguma

Emitirá um Aviso: Indica que há algo em violação da regra, mas não impedirá o envio nem a aprovação. Isso pode se aplicar a usuários com níveis de aprovação altos, mas não os impedirá de processar o envio ou a aprovação. O item terá um indicador de atenção amarelo.

Referência:

Lista de Categorias de Despesas Predefinidas