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Introdução:
Nos vídeos anteriores explicamos como registrar a quilometragem e usar o aplicativo. Neste vídeo vamos ver o registro de despesas e os relatórios.
Primeiros passos
Se a sua organização tiver ativado o recurso Expenses, você poderá acessar a aba de transações no aplicativo. Se não encontrá-la de imediato, ela pode estar dentro da seção "Show more". Você deverá ver as opções Transaction e/ou Fuel no aplicativo, conforme as opções que a sua empresa ativou. Se não estiverem visíveis, talvez seja necessário fazer uma sincronização completa dos dados ou verificar se você está conectado à conta correta. Se achar que falta alguma opção, entre em contato com o administrador para confirmar se o módulo de captura de despesas do TripLog foi ativado.
Revisando rapidamente algumas configurações básicas: se você não concedeu as permissões necessárias de câmera ou armazenamento, talvez precise ativá-las para usar corretamente recursos como a captura automática de recibos. Para mais informações, veja os vídeos anteriores sobre as permissões necessárias.
Transaction (Transação)
Para começar a registrar uma transação, clique no símbolo azul de mais para adicionar uma nova transação. Você pode digitar as informações manualmente ou importar um recibo. Ao usar a captura automática de recibos, você tem a opção de tirar uma foto na hora ou usar uma foto da galeria do seu aparelho. Se não tiver concedido acesso à câmera ou ao armazenamento, o aplicativo vai solicitá-lo. Aceite e continue. A captura de recibos é um serviço opcional, então essa opção pode não aparecer se a sua empresa não a tiver ativado.
Ao acessar a galeria, talvez você precise navegar até o local onde a foto está salva; isso varia conforme o aparelho e o sistema operacional.
Registrando a transação
Ao usar a captura ao vivo, garanta que a superfície esteja bem iluminada e que o recibo esteja, de preferência, plano e em foco. O aplicativo vai pedir que você recorte a imagem e a envie. Depois do envio, ele tentará importar os dados da imagem usando reconhecimento óptico de caracteres (OCR). Valide os dados importados antes de salvar, já que variações na qualidade de impressão de alguns recibos podem gerar informações incorretas.
Depois de salvar, você pode corrigir ou complementar as informações da despesa e salvar novamente. O aplicativo só permite importar imagens comuns da galeria. Se precisar anexar outros documentos, como recibos em PDF, será necessário usar o painel web para enviá-los no formato original. Uma dica, caso você use apenas o aplicativo, é tirar um print do documento que precisa anexar para poder usá-lo no aplicativo.
Para o envio de despesas, veja o vídeo anterior sobre envio. Observe que, se a sua organização tiver limites de gastos ou exigências para despesas, como recibos ou tags, você receberá um erro e uma observação para corrigir a despesa com problema. Se tiver outras dúvidas, entre em contato com o administrador do TripLog para obter ajuda.
Captura de despesas
Se a sua organização tiver ativado o recurso Expenses, você poderá acessar a aba de transações no aplicativo. Se não encontrá-la de imediato, ela pode estar dentro da seção "Show more". Você deverá ver as opções Transaction e/ou Fuel no aplicativo, conforme as opções que a sua empresa ativou. Se não estiverem visíveis, talvez seja necessário fazer uma sincronização completa dos dados ou verificar se você está conectado à conta correta. Se achar que falta alguma opção, entre em contato com o administrador para confirmar se o módulo de captura de despesas do TripLog foi ativado.
Transactions (Transações)
As transações vão de despesas relacionadas ao veículo a despesas empresariais ou pessoais. Observe que despesas relacionadas ao veículo não têm uma atividade empresarial associada. Portanto, se não houver custo associado à operação do veículo, talvez seja necessário criar uma atividade para a categoria Business.
Ao adicionar uma transação, você poderá importar um recibo para preencher automaticamente os campos Total, Date e Merchant do registro. É possível usar uma foto existente ou tirar uma na hora para importar. Após a importação automática e o OCR, o recibo ficará anexado ao registro da transação.
Você também pode preencher e ajustar todos os detalhes manualmente se não tiver um recibo, ou simplesmente se precisar lançar a despesa e anexar o recibo depois. Lembre-se de que a sua organização pode exigir que um recibo seja anexado antes de a despesa ser enviada para reembolso. Confirme com o administrador da sua empresa o que é exigido.
Captura automática de despesas por OCR
Fuel (Combustível)
As transações de combustível são itens de despesa específicos que permitem registrar informações próprias de abastecimento na despesa lançada. Campos como custo por galão/litro ou total de galões/litros só aparecem na aba Fuel. O registro de abastecimento aparece no menu Transactions, mas exibe menos informações.
Campos adicionais de abastecimento
Vehicle - Refere-se ao veículo que você está abastecendo
Odometer - Obtido da quilometragem, é o hodômetro atual no momento em que a transação é criada. Se estiver lançando uma transação antiga, talvez seja necessário atualizá-lo.
MPG (consumo de combustível) - Mede o consumo quando as compras são marcadas como abastecimento completo. Usa o total de galões em relação às milhas percorridas.
Taxes - Associe impostos à transação de combustível caso você tenha alguma isenção por localidade
Location - Pode ser adicionada após a compra, mas permite marcar o local se o registro for feito na hora.
Captura automática de abastecimento por OCR
Tutorial de envio de despesas
Se precisar ver o processo de envio de despesas em mais detalhes, consulte ESTE ARTIGO