Suivi du temps TripLog Time, application TripLog

TripLog Time est une application de suivi du temps basée sur une feuille de temps ou sur des projets, qui permet aux utilisateurs de comptabiliser leur temps selon un système de feuille de temps ou de durée par projet. L'interface se synchronise avec le cloud pour permettre aux utilisateurs et aux administrateurs de générer des rapports et de suivre les feuilles de temps. L'intégration de la gestion des approbations est disponible avec notre version Enterprise afin de simplifier l'approbation des feuilles de temps. Disponible sur iOS version 9.0 et Android version 4.0 ou ultérieure.

Activez le suivi du temps dans votre tableau de bord web sous les options de facturation pour ajouter Time à votre compte. Vous pouvez ensuite activer Time sur la page des composants, sous Gérer les paramètres.

Vous aurez le choix entre le suivi par feuille de temps ou par durée. Cette sélection configure la manière dont vous suivrez le temps. Vous pourrez modifier cette option ultérieurement dans les paramètres.

Vous pouvez choisir de placer le menu Time sur la page d'accueil via les options. Cela remplacera Fuel sur l'écran principal. Si vous avez désactivé le suivi du carburant, le module Time y sera alors disponible par défaut.

Accédez à App TripLog > Menu principal ( ≡ icône à trois lignes ) > Paramètres généraux > Paramètres Time > Afficher sur l'écran principal

Sélectionnez Time comme option principale (vous pouvez toujours sélectionner à nouveau l'option Fuel plus tard)

Vous pouvez ajouter une activité professionnelle qui permet à l'utilisateur de classer le travail effectué avec un nom et, le cas échéant, un taux horaire. Les utilisateurs peuvent ajouter des activités professionnelles sur l'application, et les administrateurs peuvent rendre des activités professionnelles disponibles aux utilisateurs sur l'application depuis le tableau de bord web.

Activités professionnelles : lors de la saisie d'une nouvelle activité professionnelle, vous devrez indiquer le nom, choisir une couleur de catégorie, un taux horaire et un rappel de pointage par défaut. (Cet écran de modification permet également de désactiver des activités professionnelles si elles ne sont plus nécessaires)

Taux horaire : il s'agit d'une valeur pouvant être associée à une activité professionnelle spécifique, qui calculera automatiquement le coût total de l'entrée de temps sur l'écran des rapports.

Rappel de fin de pointage : lorsqu'un utilisateur utilise l'activité professionnelle et est pointé sur une entrée de temps active, il recevra un rappel indiquant qu'il est pointé sur l'application. Cette valeur est modifiable, mais la valeur par défaut est de 8 heures.

Un utilisateur pourra pointer son entrée avec Time en accédant à la page de suivi du temps et en sélectionnant le bouton vert en bas de l'écran.

Pointage d'entrée

Cela l'amènera à un écran de saisie de l'entrée de temps où il pourra sélectionner l'activité professionnelle appropriée et ajouter le lieu, des étiquettes ou des notes, puis cliquer sur le bouton Pointer l'entrée. Vous serez alors ramené à l'écran de suivi du temps pour voir l'entrée avec un chronomètre en cours d'exécution.

Pointage de sortie / Modification de l'entrée de temps

Vous pouvez cliquer sur le bouton rouge Arrêter pour revenir à l'écran de modification de l'entrée de temps. L'heure de fin et la durée seront alors renseignées automatiquement, et vous pourrez ajouter des étiquettes ou des notes supplémentaires puis cliquer sur Enregistrer.

Remarque : en cas de problème de connexion pendant l'utilisation du module Time, la collecte du temps continuera de fonctionner en arrière-plan. Les informations resteront exactes après reconnexion.

Vous pouvez revenir à une entrée de temps pour mettre à jour ses champs. Vous pouvez ajouter un lieu, des étiquettes, des notes, joindre une photo ou changer l'activité professionnelle. N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer pour mettre à jour l'entrée de temps. Si vous souhaitez terminer l'entrée de temps et pointer la sortie, veillez à mettre à jour l'heure de fin. La durée sera mise à jour en fonction de cette heure de fin

Vous pouvez créer manuellement une entrée si votre compte n'est pas verrouillé. Vous pourrez cliquer sur le bouton vert Démarrer et mettre à jour les champs Date, Heure de début / Heure de fin et Durée pour corriger manuellement un pointage manqué ou une autre période antérieure qui n'aurait pas été saisie.

Si vous avez choisi d'utiliser l'option de suivi par durée, vous sélectionnerez l'activité professionnelle et la durée pour créer des blocs de temps correspondant aux tâches suivies. Vous pouvez toujours mettre à jour l'entrée de temps avec des lieux, des étiquettes et des notes, ainsi que joindre une photo.

TripLog Time est une application de suivi du temps basée sur une feuille de temps ou sur des projets, qui permet aux utilisateurs de comptabiliser leur temps selon un système de feuille de temps ou de durée par projet. L'interface se synchronise avec le cloud pour permettre aux utilisateurs et aux administrateurs de générer des rapports et de suivre les feuilles de temps. L'intégration de la gestion des approbations est disponible avec notre version Enterprise afin de simplifier l'approbation des feuilles de temps. Disponible sur iOS version 9.0 et Android version 4.0 ou ultérieure.

La configuration du suivi du temps est aussi simple que d'ouvrir le menu de l'application et d'activer l'essai de Time Tracking pour les clients existants. Si vous êtes un nouveau client, le module de suivi du temps est activé pendant votre période d'essai.

Ouvrez le menu Time sur l'application ou sur le web pour activer le suivi du temps. Des frais supplémentaires peuvent s'appliquer pour l'utilisation du mode Time Tracking, selon le service auquel vous êtes actuellement abonné. Veuillez consulter la page de tarification actuelle pour plus d'informations (Page de tarification)

Vous aurez le choix entre le suivi par feuille de temps ou par durée. Cette sélection configure la manière dont vous suivrez le temps. Vous pourrez modifier cette option ultérieurement dans les paramètres.

Vue graphique des feuilles de temps. Un seul utilisateur peut être affiché à la fois. Elle permet de visualiser les entrées de temps et d'approuver les entrées par utilisateur.

Vue par période : modifiez la plage affichée par Jour / Semaine / Mois

Une vue détaillée de toutes les entrées de temps avec un filtre de recherche conçu pour trouver rapidement l'entrée recherchée. Cette vue permet de consulter les entrées de temps de l'ensemble de l'organisation et d'afficher tous les utilisateurs simultanément.

Des filtres avancés sont disponibles pour affiner par activité ou par lieu spécifique.

Vous pouvez ajouter une activité professionnelle qui permet à l'utilisateur de classer le travail effectué avec un nom et, le cas échéant, un taux horaire. Les utilisateurs peuvent ajouter des activités professionnelles sur l'application, et les administrateurs peuvent rendre des activités professionnelles disponibles aux utilisateurs sur l'application depuis le tableau de bord web.

Activités professionnelles : lors de la saisie d'une nouvelle activité professionnelle, vous devrez indiquer le nom, choisir une couleur de catégorie, un taux horaire et un rappel de pointage par défaut. (Cet écran de modification permet également de désactiver des activités professionnelles si elles ne sont plus nécessaires)

Taux horaire : il s'agit d'une valeur pouvant être associée à une activité professionnelle spécifique, qui calculera automatiquement le coût total de l'entrée de temps sur l'écran des rapports.

Rappel de fin de pointage : lorsqu'un utilisateur utilise l'activité professionnelle et est pointé sur une entrée de temps active, il recevra un rappel indiquant qu'il est pointé sur l'application. Cette valeur est modifiable, mais la valeur par défaut est de 8 heures.

Lorsque le suivi du temps est activé, les rapports deviennent disponibles sous Rapports > Time Clock

Le rapport Time Clock affichera les totaux d'heures par activité professionnelle. Il totalisera les heures ainsi que le taux horaire si celui-ci a été renseigné, sur la base du montant saisi. Si aucune activité professionnelle n'est sélectionnée, l'entrée sera classée sous l'activité professionnelle par défaut

Le filtre situé en haut vous permet de personnaliser l'affichage du résumé du rapport en fonction d'utilisateurs ou d'activités professionnelles spécifiques.

Le rapport des heures supplémentaires est basé sur le total de l'utilisateur pour la période et sur le taux d'heures supplémentaires.

Avec Time, il existe des configurations supplémentaires vous permettant de personnaliser votre installation de suivi du temps. Vous pouvez retrouver ces paramètres sous Gérer les paramètres > Politiques Time.

Mode de suivi du temps à l'échelle de l'entreprise : Laisser les utilisateurs choisir, Pointer entrée/sortie ou Durée

Arrondi du pointage

Configurez tous les paramètres pour que les entrées de temps se conforment aux politiques de votre entreprise.

Premier jour de la semaine

Option permettant de définir le jour de début de votre semaine pour la vue calendrier, également pris en compte dans les calculs des heures supplémentaires.

Verrouiller l'heure de début/fin et le lieu de l'entrée de temps

Lorsque les utilisateurs pointent leur entrée ou leur sortie, l'application appliquera automatiquement l'heure actuelle et interrogera le lieu actuel pour l'appliquer à l'entrée de temps. Les utilisateurs ne pourront pas modifier l'heure ou le lieu du pointage.

Le champ lieu est obligatoire

Le lieu sera automatiquement interrogé lors de la création de l'entrée de temps et ne pourra pas être enregistré tant qu'il n'aura pas été mis à jour. Sans le verrouillage de l'heure et du lieu d'entrée, ce champ peut être mis à jour manuellement par l'utilisateur.

Activer le démarrage automatique après pointage

Avec ce paramètre, le démarrage automatique passera en mode veille lorsque l'utilisateur est pointé. Lorsque l'utilisateur pointe sa sortie, l'application ne suivra pas automatiquement les trajets. Le comportement actuel de l'application est d'indiquer que le démarrage automatique est désactivé.

Classer automatiquement les trajets selon le statut de pointage

Classe automatiquement les trajets (Business/Après les heures) en fonction du statut de pointage, indépendamment de toute autre règle de classification automatique.

Notifier le responsable/administrateur lors du pointage entrée/sortie

Une option configurable permettant de notifier les responsables ou les administrateurs de l'entreprise lorsqu'un utilisateur pointe son entrée ou sa sortie.

Calculer les heures supplémentaires

L'activation des options d'heures supplémentaires vous donnera des paramètres configurables pour calculer les heures supplémentaires selon vos exigences locales ou celles de l'entreprise.