Para la integración con UKG, se requiere una cuenta TripLog Enterprise. Regístrese y complete el proceso de configuración antes de configurar la integración.
Pasos de configuración
Crear un perfil de seguridad en UKG
Para permitir la integración con los permisos correctos, el cliente debe crear un nuevo perfil de seguridad para la conexión de la integración. Siga los permisos del Perfil de Seguridad de UKG para crear un nuevo perfil de seguridad con los permisos correctos.
Configuración > Perfiles/Políticas > Seguridad > Nuevo perfil de seguridad
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Elija un NOMBRE DE USUARIO (por ejemplo, triplog)
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Seleccione los siguientes permisos:
Global>Configuración global>Listas de ingresos y deducciones: Habilitar Ver/Editar/Agregar/Eliminar
Global>Listas de objetos>Ingresos/Deducciones: Habilitar Ver/Editar/Agregar
RR. HH.>Gestión de empleados>Información del empleado: Solo vista de Mi equipo
RR. HH.>Gestión de empleados>Información de cuenta/personal: Solo vista de acceso de gerente
RR. HH.>Gestión de empleados>Ingresos Ver/Editar
Módulos>Importaciones: Seleccionar Empleados
Módulos>Importación: Seleccionar Resumen/Plantillas
Módulos>Recursos de API REST>Información de pago del empleado: Seleccionar Ver/Editar
Módulos>Recursos de API REST>Empleados: Seleccionar Solo ver
Reportes>Reportes>Exportar reportes: Seleccionar CSV/Texto
Reportes>Reportes de auditoría: Seleccionar Datos importados
Ejemplos de menús e imágenes:
Global>Configuración global>Listas de ingresos y deducciones: Habilitar Ver/Editar/Agregar/Eliminar
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Global>Listas de objetos>Ingresos/Deducciones: Habilitar Ver/Editar/Agregar
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RR. HH.>Gestión de empleados>Información del empleado (Mi equipo): Seleccionar Solo ver
RR. HH.>Gestión de empleados>Información de cuenta/personal (Acceso de gerente): Seleccionar Solo ver
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RR. HH.>Gestión de empleados>Ingresos: Seleccionar Ver/Editar/Edición masiva
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Módulos Importaciones: Seleccionar Empleados
Módulos Importaciones: Seleccionar Importar Resumen/Plantillas
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Módulos>Recursos de API REST>Información de pago del empleado: Seleccionar Ver/Editar
Módulos>Recursos de API REST>Empleados: Seleccionar Solo ver
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Reportes>Reportes>Exportar reportes: Seleccionar CSV/Texto
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Reportes>Reportes de auditoría: Seleccionar Datos importados
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Asegúrese de guardar la configuración después de actualizar el Perfil de Seguridad. Puede exportar el PDF de la configuración del Perfil de Seguridad si necesita revisar los cambios.
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Configurar la cuenta de servicio
El cliente deberá configurar una nueva cuenta de servicio en UKG usando el Perfil de Seguridad recién creado, y crear el nombre de usuario y la contraseña para que ese servicio se conecte desde Triplog.
Configuración > Configuración global > Configuración de la empresa > Configuración de inicio de sesión > Agregar cuenta de servicio
Ingrese
Nombre de usuario: triplog
Contraseña: cree una contraseñaPerfil de seguridad: (seleccione el Perfil de Seguridad creado)
Guardar configuración
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Generar las claves de API
En la página de configuración de inicio de sesión, busque Claves de API > Generar
Guárdelas en un lugar seguro para los siguientes pasos.
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Configuración de TripLog
Conectarse a UKG Ready
Navegue al enlace de Integraciones y seleccione UKG Ready en el menú
En la página de UKG Ready, seleccione Conectar a UKG Ready
Ingrese el Nombre de la empresa, el Nombre de usuario de la cuenta de servicio, la Contraseña de la cuenta de servicio y las Claves de API generadas en los pasos anteriores.
Al ingresar, haga clic en Autorizar para continuar. Si todos los elementos se ingresaron correctamente, el proceso continuará y se conectará. Si hay un error, corrija el elemento o los elementos identificados y vuelva a intentar la conexión.
El Nombre de la empresa se encuentra en la URL al acceder a su cuenta de UKG.
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Elementos necesarios para conectar la cuenta de UKG Ready
Web Services Host (se encuentra entre "https://" y "/ta/")
Web Company (se encuentra después de "/ta/" antes de ".home?")
El Nombre de usuario de la cuenta de servicio, la Contraseña de la cuenta de servicio y las Claves de API se obtienen de la configuración de la cuenta de servicios web completada previamente.
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Configurar la vinculación con UKG
El siguiente paso será vincular la cuenta de UKG con las Categorías de gastos de TripLog. Si necesita configurar o personalizar las categorías de gastos, hágalo antes de la vinculación.
En la página de UKG Ready, ahora verá el enlace Configuración de UKG. Al hacer clic en él, se mostrará un menú similar al siguiente, donde puede elegir vincular los elementos de TripLog con la cuenta de UKG correspondiente. Asegúrese de guardar una vez que haya vinculado todas las conexiones deseadas.
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Importación de usuarios (trabajadores)
Navegue a la página Administrar usuarios en TripLog, y verá el botón Importar usuarios de UGK. Al hacer clic, se abrirá una nueva ventana y se descargará la lista actual de empleados en su cuenta de UKG. Tenga en cuenta que esto puede demorar más si tiene muchos usuarios.
Administrar usuarios > Importar usuarios de UKG
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Selección de usuarios
En la nueva ventana, habrá usuarios con casillas de verificación junto a sus nombres. Estos usuarios generalmente no están importados y no tienen una cuenta de TripLog creada. Si un usuario ya tiene una cuenta de Triplog vinculada, faltará la casilla, la fila aparecerá en gris, así como el correo de Triplog asociado que se lista en la columna de la derecha.
Para importar un usuario, marque la casilla de los usuarios que desea agregar y luego haga clic en el botón Importar trabajadores. Si cierra la página, no se realizarán cambios.
Al importar trabajadores, se agregará la cuenta de TripLog con el correo de trabajo asociado, y el usuario recibirá un correo de bienvenida indicando que puede usar TripLog. Tenga en cuenta que este proceso es automatizado, así que agregue usuarios cuando esté listo para que comiencen.
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CRÍTICO: después de completar este proceso de importación, deberá vincular al usuario actualizando el campo ID de empleado con el ID de empleado de UKG Ready. Esto garantizará el vínculo correcto en el proceso de carga a UKG Ready. Esta información no está disponible en el feed de UKG, pero estará en el perfil del usuario del lado de UKG.
Cargar el kilometraje y los gastos recopilados a UKG Ready
Una vez que hay datos en las cuentas de usuario, la información está lista para cargarse. Navegue a la página de integración con UKG Ready.
Actualice los filtros para incluir los datos que desea enviar a UKG Ready. Haga clic en Cargar a UKG Ready y confirme ingresando la Fecha de inicio y fin del período de pago, luego haga clic en Cargar.
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En la siguiente pantalla, ingrese la Fecha de pago y cargue.
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La Fecha de pago debe coincidir con el valor de la Configuración de nómina para Earnings Taken As Of:
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Revisar los datos en UKG Ready
Navegue a la cuenta web de UKG Ready > pestaña Equipo > Nómina > Períodos de pago por empleado > haga clic en el botón de información del empleado > vea el Perfil del empleado > pestaña Nómina > Ingresos -> las entradas cargadas aparecerán ahí.
Pestaña Equipo > Nómina > Períodos de pago por empleado
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Haga clic en el botón de información del empleado > Ver perfil del empleado
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Pestaña Nómina > Ingresos
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