Cómo funcionan las ubicaciones: cuando la aplicación TripLog registra viajes, examina las posiciones GPS de inicio y fin e intenta encontrar una ubicación existente antes de crear una nueva entrada en la base de datos. Si el punto de parada está dentro del radio de una ubicación existente, se utilizará esa ubicación. Si hay varias ubicaciones dentro de ese radio, se dará preferencia a una ubicación con nombre o compartida antes que a una sin nombre. A continuación, veremos las opciones para compartir ubicaciones con su cuenta de TripLog.

Con las versiones Enterprise y Teams de TripLog, tendrá acceso para activar el uso compartido de ubicaciones con 3 opciones.

Como administrador, puede importar un conjunto de ubicaciones que los empleados visitan con frecuencia y enviarlas a la aplicación TripLog para que todos las utilicen. Esto le da al administrador control sobre las ubicaciones importantes para garantizar la exactitud de las direcciones y una nomenclatura coherente. Cuando un usuario se desplaza a una ubicación importada, esta se reconocerá si el punto de parada está dentro del radio definido y se utilizará en lugar de crear una nueva ubicación sin nombre.

Ventajas: los administradores controlan la lista y la correcta nomenclatura de las ubicaciones. Ideal para recursos de la empresa como tiendas o clientes, y para empresas con muchas ubicaciones. La única persona que puede modificar los detalles de una ubicación importada es el administrador propietario del registro o un administrador principal. Si se añaden nuevos usuarios a la cuenta, esta lista de ubicaciones se compartirá con ellos después de que inicien sesión y sincronicen.

Desventajas: requiere que el administrador obtenga la lista y no permite que el usuario modifique los registros compartidos.

Aspecto neutral: no afecta a la capacidad del usuario individual para nombrar o actualizar las ubicaciones que visita y que no están en la lista compartida.

Estos son los pasos para configurarlo:

La latitud y la longitud se rellenarán automáticamente una vez finalizada la importación. Si por alguna razón no se completa, tenga en cuenta que el proceso lleva cierto tiempo. Este paso es importante, ya que estos datos son la base del radio que la aplicación utiliza para comprobar si se trata de la misma ubicación o si debe crear una nueva.

Si observa que el proceso no se completa en absoluto, puede reiniciarlo manualmente accediendo a Edit > Auto-fill Missing Fields. Esto procesará cualquier latitud/longitud faltante, así como cualquier dirección faltante si la aplicación del usuario no pudo rellenarla.

Si hay ubicaciones duplicadas, puede fusionarlas mediante la herramienta de fusión. Seleccione MERGE, luego Choose All Users, luego Select Merge. Esto procesará todas las ubicaciones que coincidan con el radio de las ubicaciones importadas o compartidas y las fusionará. Tenga en cuenta que esto actualizará los viajes y registros anteriores que utilizaban la ubicación fusionada.

Nota: esta opción compartirá continuamente las ubicaciones con nombre con otros usuarios cada vez que CUALQUIER usuario asigne un nombre a una ubicación. Existe la posibilidad de que el «propietario» de la ubicación modifique los detalles con repercusiones no deseadas.

A continuación, vaya a More Menu > Settings > Share Locations Between Users > actívelo > Save Settings. Ahora, todas las ubicaciones que acaba de cargar serán visibles en la aplicación TripLog de los empleados. Cualquier ubicación introducida por cualquier usuario también se compartirá en todo el sistema. Puede limitar qué tipos de ubicaciones compartir.

Marque Share Named Locations Only. El sistema solo compartirá las ubicaciones con nombre.

Marque Share Only Locations That Have a Default Business Activity Assigned. El sistema solo compartirá las ubicaciones que tengan una actividad predeterminada, y cuya actividad no sea Personal.

Inicie sesión en el TripLog Web Dashboard > Mileage > Locations > Import page > Download Template. A continuación, edite la hoja de cálculo y guárdela en el mismo formato CSV. Cargue el archivo en la página Import, seleccione «To Myself» y pulse el botón Import. El sistema traducirá automáticamente la dirección postal a latitud/longitud en unos minutos. Sin embargo, el radio de la ubicación es importante. Debe establecer un radio lo bastante amplio para cubrir la zona; por ejemplo, el radio de un hospital podría ser de 1000 pies, pero el domicilio de un paciente podría fijarse en 100 pies.

Si sus conductores aún no han empezado a utilizar las ubicaciones de otras personas, puede desactivar esta opción sin ningún impacto negativo. Pero una vez que los conductores empiecen a hacer referencia cruzada de las ubicaciones compartidas de otros conductores, si desmarca esta casilla, las ubicaciones compartidas se eliminarán y los viajes tendrán ubicaciones en blanco.

Si solo desea rellenar previamente determinadas ubicaciones, pero no quiere que nadie comparta/publique otras nuevas, o si desea importar ubicaciones seleccionadas solo para determinados usuarios, puede hacer lo siguiente.

¿Por qué no se están utilizando las ubicaciones compartidas?

Posible solución: es posible que las ubicaciones importadas no hayan completado el Lat/Long tras la importación. Puede solucionar esto en la web seleccionando Edit > Auto-fill Missing Fields

Posible solución: es posible que los usuarios aún no hayan tenido la oportunidad de actualizar los cambios de ubicación en sus dispositivos. Se recomienda una sincronización completa de datos para actualizar la aplicación.

Sincronización manual: TripLog App > Main Menu (icono de tres líneas ≡) > Your Plan (haga clic en el correo electrónico) > Data Backup > Sync Between Device and Cloud > Merge Data