HINWEIS: Xero unterstützt die Drittanbieter-Integration nicht mehr vollständig. Es gibt erhebliche Instabilität und Inkonsistenz bei der Verbindung zur Integration. Wir haben sie als unterstützte Integration entfernt. Benutzer, die eine Verbindung herstellen können, können dies jedoch weiterhin tun; wir können jedoch bei auftretenden Problemen keine Fehlerbehebung durchführen.
Verbindung mit Xero herstellen
Um eine Verbindung mit Xero herzustellen, folgen Sie bitte diesen Schritten:
Rufen Sie https://app.triplog.net/web/xero/reimburseEmployees auf
Klicken Sie auf „Connect to Xero“; daraufhin erscheint ein Pop-up. Klicken Sie im Pop-up auf die blau-weiße Schaltfläche mit der Bezeichnung „Connect to Xero“
Es öffnet sich ein neues Browserfenster. Geben Sie im neuen Fenster Ihre Xero-Benutzer-E-Mail-Adresse und Ihr Passwort in die entsprechenden Felder ein und klicken Sie auf „log in“.
Wählen Sie die Xero-Organisation aus, mit der Sie TripLog verbinden möchten (falls Sie mehrere Xero-Organisationen haben), und klicken Sie dann auf „Allow access“
Bill-Uploads für Xero einrichten
Sie können den Kilometerstand von TripLog mit den Standardeinstellungen oder mit benutzerdefinierten Einstellungen, die am besten zu Ihrem Xero-Konto passen, als Rechnungen zu Xero hochladen. Hier sind einige Hinweise und Anleitungen, die Ihnen beim Hochladen von Kilometerstand-Rechnungen zu Xero helfen:
Rufen Sie https://app.triplog.net/web/xero/reimburseEmployees auf
Sie können Ihre Upload-Einstellungen anpassen, indem Sie auf „Xero Settings“ klicken (oben rechts neben der grünen Schaltfläche „Upload to Xero (Organization Name)“)
Um die Integration zwischen TripLog und Ihrem Xero-Konto anzupassen, können Sie Ihre TripLog-Benutzer mit bestehenden Xero-Lieferanten verknüpfen. Dadurch entsteht eine Verbindung, sodass über TripLog an Xero übermittelte Kilometerstand-Erstattungsrechnungen dem entsprechenden Lieferanten in Xero zugeordnet werden
Klicken Sie auf „Link Users“, um jeden TripLog-Benutzer mit dem richtigen Xero-Lieferanten zu verknüpfen. Sie können den passenden Xero-Lieferanten für jeden TripLog-Benutzer aus einem Dropdown-Menü auswählen
Standardmäßig wird, wenn Sie Ihre TripLog-Benutzer nicht mit bestehenden Lieferanten verknüpfen, für jeden Benutzer ein neuer Xero-Lieferant erstellt. Der Lieferant erhält denselben Namen wie der Benutzername in TripLog. Optional können Sie das Expense Account in Xero festlegen, zu dem der Kilometerstand hochgeladen werden soll. Wird keines festgelegt, erstellt TripLog standardmäßig ein neues Expense Account namens „Mileage Expense“. Um diese Einstellung zu konfigurieren, klicken Sie auf „Set Expense Account“
Sobald Sie die benutzerdefinierten Upload-Einstellungen zu Ihrer Zufriedenheit konfiguriert haben, sind Sie bereit, Ihren Kilometerstand zu Xero hochzuladen
Um Ihren Kilometerstand zu Xero hochzuladen, suchen Sie zunächst mithilfe der Suchkriterien auf der linken Seite der Seite (im Screenshot rot umrandet) nach dem gewünschten Kilometerstand. Der Kilometerstand, der zu Xero hochgeladen wird, erscheint in der Tabelle auf der rechten Seite der Seite (im Screenshot blau umrandet).
Wenn Sie bereit sind, den Kilometerstand hochzuladen, klicken Sie auf die grüne Schaltfläche mit der Bezeichnung „Upload to Xero (Name Ihrer Xero-Organisation)“. Dadurch wird ein Pop-up-Fenster geöffnet
Im Pop-up-Fenster können Sie den Steuersatz und das Upload-Datum auswählen, die auf der Rechnung erscheinen sollen. Das Fälligkeitsdatum der Rechnung entspricht dem Upload-Datum. Wenn Sie mit dem Upload-Datum und dem Steuersatz zufrieden sind, klicken Sie auf „Upload“. Dadurch wird Ihr Kilometerstand zu Xero hochgeladen
Hier ist ein Beispiel dafür, wie eine Kilometerstand-Rechnung in TripLog aussieht (oben) im Vergleich dazu, wie sie nach dem Hochladen zu Xero aussieht (unten):
Invoice-Uploads für Xero einrichten
Sie können den Kilometerstand von TripLog als Invoices an Kunden in Xero hochladen. Dazu müssen Sie eine Aktivität in TripLog einem Kunden in Xero zuordnen, damit TripLog weiß, welchem Kunden der Kilometerstand in Rechnung gestellt werden soll. Hier sind einige Hinweise und Anleitungen, die Ihnen beim Hochladen von Kilometerstand-Invoices zu Xero helfen:
Rufen Sie https://app.triplog.net/web/xero/invoiceClients auf
Klicken Sie oben rechts auf „Set Up Xero“
Um Kunden und Klienten in Rechnung zu stellen, indem Sie TripLog mit Ihrem Xero-Konto verknüpfen, können Sie Ihre bestehenden Xero-Kontakte als Geschäftsaktivitäten in Ihr TripLog-Konto importieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor: Klicken Sie auf „Import Contacts“. Wählen Sie die Xero-Kontakte aus, die Sie importieren möchten, indem Sie das Kästchen daneben aktivieren, und klicken Sie auf „Import as Business Activities“. Wenn Sie das nächste Mal eine Fahrt unternehmen, erscheint der importierte Kontakt als Geschäftsaktivität, mit der Sie Ihre Fahrt kategorisieren können (genau wie die Aktivitäten „Business“, „Personal“ usw.). Wenn Sie Ihre Fahrten zu Xero hochladen, werden die Invoices an den Kontakt erstellt, der als Aktivität jeder Fahrt festgelegt ist. Alternativ können Sie Ihre TripLog-Geschäftsaktivitäten Ihren bestehenden Xero-Kontakten zuordnen. Gehen Sie wie folgt vor, um Ihre Xero-Kontakte mit TripLog-Aktivitäten zu verknüpfen: Klicken Sie auf „Link Contacts“. Verwenden Sie das Dropdown-Menü neben jeder Fahrt-Geschäftsaktivität, um den passenden Xero-Kontakt für die Rechnungsstellung auszuwählen. Klicken Sie auf „Close“. Wenn Sie Ihre Fahrten zu Xero hochladen, werden die Invoices an den Kontakt erstellt, der der Aktivität jeder Fahrt zugeordnet ist.
Optional können Sie das Revenue Account in Xero festlegen, zu dem der Kilometerstand hochgeladen werden soll. Wird keines festgelegt, erstellt TripLog standardmäßig ein neues Revenue Account namens „Mileage Service Income“. Um diese Einstellung zu konfigurieren, klicken Sie auf „Set Revenue Account“.
Sobald Sie Aktivitäten verknüpft oder importiert haben, können Sie Ihren Kilometerstand als Invoices an den entsprechenden Kunden in Xero hochladen.
Zum Hochladen suchen Sie bitte nach den Kriterien für die Fahrten, die Sie hochladen möchten, mithilfe des Suchfelds auf der linken Seite der Seite (im Screenshot rot umrandet). Die hochzuladenden Fahrten werden in der Tabelle auf der rechten Seite der Seite angezeigt (im Screenshot blau umrandet). Hinweis: Nur Fahrten, die einem Xero-Kontakt zur Rechnungsstellung zugeordnet sind, werden zu Xero hochgeladen.
Wenn Sie bereit sind, den Kilometerstand hochzuladen, klicken Sie auf die grüne Schaltfläche mit der Bezeichnung „Upload to Xero (Name Ihrer Xero-Organisation)“. Dadurch wird ein Pop-up-Fenster geöffnet
Im Pop-up-Fenster können Sie den Steuersatz und das Upload-Datum auswählen, die auf der Invoice erscheinen sollen. Das Fälligkeitsdatum der Invoice entspricht dem Upload-Datum. Wenn Sie mit dem Upload-Datum und dem Steuersatz zufrieden sind, klicken Sie auf „Upload“. Dadurch wird Ihr Kilometerstand zu Xero hochgeladen
Hier ist ein Beispiel dafür, wie eine Kilometerstand-Invoice in TripLog aussieht (oben) im Vergleich dazu, wie sie nach dem Hochladen zu Xero aussieht (unten):
FAQ
Wie trenne ich die Verbindung zu Xero? Um die Verbindung zu Xero zu trennen, rufen Sie bitte https://app.triplog.net/web/xero/reimburseEmployees > Xero Settings > Disconnect from Xero auf.
Wann und wie erfolgt die Datensynchronisierung? Ist sie manuell, automatisch, beim Login, in Echtzeit? Gibt es Einstellungen im Zusammenhang mit der Synchronisierung? Die Synchronisierung der Daten von TripLog zu Xero erfolgt manuell. Weitere Informationen zum Hochladen Ihres TripLog-Kilometerstands zu Xero finden Sie weiter oben unter „Set up Bill Uploads for Xero“, wenn Sie den Kilometerstand als Bill hochladen möchten, oder unter „Set up Invoice uploads for Xero“, wenn Sie den Kilometerstand als Invoices an Kunden hochladen möchten.
Wenn Sie weitere Fragen zur Xero-TripLog-Integration haben, die hier nicht beantwortet wurden, wenden Sie sich bitte mit Ihrer Frage an support@triplog.net