Subscrever o TripLog Mileage para o ADP Workforce Now® ou o RUN Powered by ADP®
AVISO: Para utilizar corretamente o ADP com o TripLog, é importante saber que os conectores ADP se destinam a pessoas que não são clientes ADP anteriores. Já a integração completa com o ADP destina-se a clientes que já estão previamente integrados com o ADP. Para diferenciar entre as duas ligações, o termo “connector” será apresentado no ADP Marketplace para quem necessitar de um conetor ADP para a sua conta. Isto aplica-se a todas as ligações, como o ADP WFN e o RUN.
Antes de a sua organização poder utilizar o TripLog para o reembolso de quilometragem e despesas, tem de subscrever a app TripLog no ADP Marketplace. Pode encontrar a listagem da app TripLog pesquisando por “TripLog” no ADP Marketplace, ou utilizar esta ligação para
RUN Powered by ADP® https://apps.adp.com/en-US/apps/320104
ADP Workforce Now® https://apps.adp.com/en-US/apps/300787
ADP Workforce Now® Next Generation https://apps.adp.com/en-US/apps/334747
Escolha a subscrição Mensal ou Anual e confirme a encomenda. Será faturado pela ADP e poderá alterar o tipo de subscrição e o número de utilizadores mais tarde.
Iniciar sessão no painel web do TripLog
O TripLog está totalmente integrado com o ADP através do Single Sign-On (SSO). Na sua conta do ADP Marketplace, pode encontrar todas as apps que subscreveu. Aceda à página “My Apps”, clique no logótipo do TripLog e iniciará sessão na sua conta TripLog.
Se for a primeira vez, será apresentado um ecrã de consentimento. Clique em “ALLOW” para permitir o acesso.
Chegará ao ecrã de configuração única do TripLog. Percorra o processo de configuração.
Importar utilizadores do ADP
O passo seguinte é criar contas de utilizador importando-as do ADP. Aceda ao menu Manage > Users e clique no botão “Import ADP Users”.
Se for a primeira vez, ser-lhe-á apresentado outro ecrã de consentimento. Clique em “ALLOW”.
Em seguida, o sistema irá obter todos os dados dos trabalhadores a partir do ADP. Isto pode demorar alguns minutos. Pode selecionar os utilizadores que pretende adicionar ao TripLog e clicar em “Import Workers”. Também pode restringir a seleção pesquisando qualquer tipo de dado do utilizador na caixa de pesquisa superior, por exemplo, nome, cargo, departamento, etc. Se não precisar de adicionar utilizadores, pode clicar no botão “Done”. Ao abrir este menu, quaisquer utilizadores que já tenham sido adicionados antes da pesquisa serão automaticamente associados.
Configurar as definições de Payroll do ADP
Como praticante ADP, só você pode carregar dados de quilometragem e despesas para o payroll do ADP. Mas primeiro, tem de configurar o TripLog para corresponder aos códigos ADP. Na barra de menu superior, selecione ADP no menu Integrations. Depois clique em “ADP Settings”.
Tem de escolher:
Que tipo de código de despesa pretende utilizar para os itens de reembolso? Escolha a opção “Earnings”; o valor de reembolso de quilometragem e despesas será carregado como números positivos, sendo esse o valor que os funcionários vão “ganhar” durante o ciclo de pagamento. Escolha a opção “Deduction”; o valor será carregado como números negativos e será deduzido um valor negativo aos funcionários, o que na prática equivale a ganhos. A seleção de códigos de despesa ADP também mudará de acordo com a seleção “earning” ou “deduction”.
Faça corresponder as categorias de despesas do TripLog aos códigos de despesa ADP. Faça corresponder apenas as que necessita, principalmente “Mileage” e, possivelmente, “Toll”, “Parking” e outras categorias de despesas. As despesas não correspondidas não poderão ser carregadas.
Carregar quilometragem e despesas para o ADP
Assim que os seus funcionários tiverem recolhido alguns dados de quilometragem ou despesas através da app móvel do TripLog e estiver pronto para os carregar para o ADP, pode aceder à página TripLog ADP.
Existem alguns pré-requisitos:
Um ciclo de payroll no estado “Entering Payroll Information” ou “Correcting Input”.
A quilometragem e outros tipos de despesa estão associados aos códigos de despesa ADP.
Selecione as datas corretas, as atividades da viagem e/ou as categorias de despesa.
Reveja os itens e o valor de reembolso, um funcionário por linha.
Clique em “Upload to ADP”. Também terá de introduzir o Pay Number sempre que carregar dados. O número predefinido é 1.
Quando tudo estiver carregado com sucesso, pode iniciar sessão na sua conta de administrador do ADP Workforce Now. Na barra de menu, selecione Process > Payroll > Paydata. Verá os dados de reembolso que o TripLog carregou em Other Earnings ou Other Deduction, com o Code e o Amount da quilometragem.
Para o RUN Powered by ADP®, isto encontra-se no menu superior Home > Time Sheet Import. Terá de selecionar o ciclo de pagamento e encontrar o valor de quilometragem carregado.
Gerir a faturação e a subscrição do ADP
Depois de configurar a ligação ao ADP, se precisar de alterar o número de utilizadores da sua subscrição, pode alterar as suas licenças TripLog em ADP Marketplace > Your name > My Apps > encontre a app TripLog > Manage App.
Ao adicionar utilizadores (licenças adicionais), deve selecionar o número total de utilizadores.
Exemplo: Aumentar o número de licenças de 30 para 40. Para concluir, introduza 40 como o total de utilizadores. (A ADP processará qualquer diferença, devolvendo a parte não utilizada e cobrando a diferença.)
Depois de selecionar o número correto, siga os ecrãs para concluir a sua compra.
Problemas conhecidos:
ADP Geral
Se existir um limite nos seus subscritores, terá de corrigir os lugares disponíveis no ADP para poder adicionar utilizadores tanto com a integração Full como Connector
Se transferir um funcionário entre Company Codes, poderá ter de aceder a Import workers para atualizar essa ligação. Também pode atualizar o perfil do utilizador em Manage users para utilizar o Company Code/File ID correto
Os cancelamentos também são tratados através do ADP. Se precisar de remover a ligação ao ADP, contacte o suporte do TripLog assim que tiver cancelado a subscrição no ADP.