Como funcionam as localizações: quando a aplicação TripLog regista viagens, examina as posições GPS de início e fim e tenta encontrar uma localização existente antes de criar uma nova entrada na base de dados. Se o ponto de paragem estiver dentro do raio de uma localização existente, essa localização será utilizada. Se existirem várias localizações dentro desse raio, será dada preferência a uma localização com nome ou partilhada em detrimento de uma sem nome. De seguida, vamos analisar as opções para partilhar localizações com a sua conta TripLog.

Com as versões Enterprise e Teams do TripLog, terá acesso para ativar a partilha de localização com 3 opções.

Como administrador, pode importar um conjunto de localizações que os funcionários visitam frequentemente e enviá-las para a aplicação TripLog para que todos as possam utilizar. Isto dá ao administrador controlo sobre localizações importantes, garantindo a exatidão dos endereços e uma nomenclatura consistente. Quando um utilizador se desloca a uma localização importada, esta será reconhecida se o ponto de paragem estiver dentro do raio e será utilizada em vez de criar uma nova localização sem nome.

Vantagens: os administradores controlam a lista e a nomenclatura correta das localizações. Ideal para recursos da empresa, como lojas ou clientes, e para empresas com muitas localizações. A única pessoa que pode modificar os detalhes de uma localização importada é o administrador proprietário do registo ou um administrador principal. Se forem adicionados novos utilizadores à conta, esta lista de localizações será partilhada com eles após iniciarem sessão e sincronizarem.

Desvantagens: requer que o administrador obtenha a lista e não permite que o utilizador modifique os registos partilhados.

Aspeto neutro: não afeta a capacidade do utilizador individual de nomear ou atualizar localizações que visita e que não constam da lista partilhada.

Eis os passos para configurar isto:

A latitude e a longitude serão preenchidas automaticamente assim que a importação terminar. Se, por algum motivo, não for concluída, tenha em conta que o processo demora algum tempo. Este passo é importante, uma vez que estes dados são a base do raio que a aplicação utiliza para verificar se se trata da mesma localização ou se deve criar uma nova.

Se reparar que o processo não é concluído de todo, pode reiniciá-lo manualmente acedendo a Edit > Auto-fill Missing Fields. Isto irá processar qualquer latitude/longitude em falta, bem como qualquer endereço em falta caso a aplicação do utilizador não tenha conseguido preenchê-lo.

Se existirem localizações duplicadas, pode combiná-las com a ferramenta de combinação. Selecione MERGE, depois Choose All Users, depois Select Merge. Isto irá processar todas as localizações que correspondam ao raio das localizações importadas ou partilhadas e combiná-las. Tenha em conta que isto irá atualizar viagens e registos anteriores que utilizavam a localização combinada.

Nota: esta opção irá partilhar continuamente localizações com nome com outros utilizadores sempre que QUALQUER utilizador atribuir um nome a uma localização. Existe a possibilidade de o "proprietário" da localização modificar os detalhes com repercussões não intencionais.

Em seguida, aceda a More Menu > Settings > Share Locations Between Users > ative a opção > Save Settings. Agora, todas as localizações que acabou de carregar serão visíveis na aplicação TripLog dos funcionários. Qualquer localização introduzida por qualquer utilizador também será partilhada em todo o sistema. Pode limitar os tipos de localizações a partilhar.

Marque Share Named Locations Only. O sistema só irá partilhar localizações com nome.

Marque Share Only Locations That Have a Default Business Activity Assigned. O sistema só irá partilhar localizações que tenham uma atividade predefinida, e cuja atividade não seja Personal.

Inicie sessão no TripLog Web Dashboard > Mileage > Locations > Import page > Download Template. Em seguida, edite a folha de cálculo e guarde-a no mesmo formato CSV. Carregue o ficheiro na página Import, selecione «To Myself» e prima o botão Import. O sistema irá traduzir automaticamente o endereço postal em latitude/longitude em poucos minutos. No entanto, o raio da localização é importante. Deve definir um raio suficientemente amplo para cobrir a área; por exemplo, o raio de um hospital pode ser de 1000 pés, mas a casa de um paciente pode ser definida como 100 pés.

Se os seus condutores ainda não começaram a utilizar as localizações de outras pessoas, pode desativar esta opção sem impacto negativo. Mas assim que os condutores começarem a cruzar as localizações partilhadas de outros condutores, se desmarcar esta caixa, as localizações partilhadas serão removidas e as viagens ficarão com localizações em branco.

Se pretender apenas pré-preencher determinadas localizações, mas não quiser que ninguém partilhe/publique novas, ou se quiser importar localizações selecionadas apenas para determinados utilizadores, pode fazer o seguinte.

Porque não estão a ser utilizadas as localizações partilhadas?

Solução possível: as localizações importadas podem não ter concluído o Lat/Long após a importação. Pode corrigir isto na web selecionando Edit > Auto-fill Missing Fields

Solução possível: os utilizadores podem ainda não ter tido oportunidade de atualizar as alterações de localização nos respetivos dispositivos. Recomenda-se uma sincronização completa de dados para atualizar a aplicação.

Sincronização manual: TripLog App > Main Menu (ícone de três linhas ≡) > Your Plan (clique no e-mail) > Data Backup > Sync Between Device and Cloud > Merge Data