Fonctionnement des localisations : lorsque l'application TripLog enregistre des trajets, elle examine les positions GPS de départ et d'arrivée et tente de trouver une localisation existante avant de créer une nouvelle entrée dans la base de données. Si le point d'arrivée se trouve dans le rayon d'une localisation existante, cette localisation sera utilisée. S'il existe plusieurs localisations dans ce rayon, la priorité sera donnée à une localisation nommée ou partagée plutôt qu'à une localisation sans nom. Ci-dessous, nous examinons les options de partage des localisations avec votre compte TripLog.

Avec les versions Enterprise et Teams de TripLog, vous avez accès à l'activation du partage de localisation avec 3 options.

En tant qu'administrateur, vous pouvez importer un ensemble de localisations fréquemment visitées par les employés et les transmettre à l'application TripLog afin que tout le monde puisse les utiliser. Cela donne à l'administrateur le contrôle sur les localisations importantes afin de garantir l'exactitude des adresses et une dénomination cohérente. Lorsqu'un utilisateur se rend sur une localisation importée, celle-ci sera reconnue si le point d'arrivée se trouve dans le rayon défini et sera utilisée au lieu de créer une nouvelle localisation sans nom.

Avantages : les administrateurs contrôlent la liste et la dénomination correcte des localisations. Idéal pour les ressources de l'entreprise telles que les magasins ou les clients, et pour les entreprises comptant de nombreuses localisations. Seul l'administrateur propriétaire de l'enregistrement ou un administrateur principal peut modifier les détails d'une localisation importée. Si de nouveaux utilisateurs sont ajoutés au compte, cette liste de localisations leur sera partagée après leur connexion et leur synchronisation.

Inconvénients : nécessite que l'administrateur obtienne la liste et ne permet pas à l'utilisateur de modifier les enregistrements partagés.

Aspect neutre : n'affecte pas la capacité de l'utilisateur individuel à nommer ou à mettre à jour les localisations qu'il visite et qui ne figurent pas dans la liste partagée.

Voici les étapes pour configurer cette option :

La latitude et la longitude seront renseignées automatiquement une fois l'importation terminée. Si, pour une raison quelconque, elle ne se termine pas, gardez à l'esprit que le processus prend un certain temps. Cette étape est importante, car ces données constituent la base du rayon que l'application utilise pour vérifier s'il s'agit de la même localisation ou si elle doit en créer une nouvelle.

Si vous remarquez que le processus ne se termine pas du tout, vous pouvez le redémarrer manuellement en accédant à Edit > Auto-fill Missing Fields. Cela traitera toute latitude/longitude manquante, ainsi que toute adresse manquante si l'application de l'utilisateur n'a pas pu la renseigner.

S'il existe des localisations en double, vous pouvez les fusionner à l'aide de l'outil de fusion. Sélectionnez MERGE, puis Choose All Users, puis Select Merge. Cela traitera toutes les localisations qui correspondent au rayon des localisations importées ou partagées et les fusionnera. Gardez à l'esprit que cela mettra à jour les trajets et enregistrements passés qui utilisaient la localisation fusionnée.

Remarque : cette option partage en continu les localisations nommées avec les autres utilisateurs dès que N'IMPORTE QUEL utilisateur nomme une localisation. Il est possible que le « propriétaire » de la localisation modifie les détails avec des répercussions involontaires.

Accédez ensuite à More Menu > Settings > Share Locations Between Users > activez l'option > Save Settings. Désormais, toutes les localisations que vous venez de télécharger seront visibles dans l'application TripLog des employés. Toute localisation saisie par un utilisateur sera également partagée à l'échelle du système. Vous pouvez limiter les types de localisations à partager.

Cochez Share Named Locations Only. Le système ne partagera que les localisations nommées.

Cochez Share Only Locations That Have a Default Business Activity Assigned. Le système ne partagera que les localisations ayant une activité par défaut, et dont l'activité n'est pas Personal.

Connectez-vous au TripLog Web Dashboard > Mileage > Locations > Import page > Download Template. Modifiez ensuite le tableur et enregistrez-le dans le même format CSV. Téléchargez le fichier sur la page Import, sélectionnez « To Myself » et appuyez sur le bouton Import. Le système traduira automatiquement l'adresse postale en latitude/longitude en quelques minutes. Cependant, le rayon de la localisation est important. Vous devez définir un rayon suffisamment large pour couvrir la zone ; par exemple, le rayon d'un hôpital peut être de 1000 pieds, mais le domicile d'un patient peut être fixé à 100 pieds.

Si vos conducteurs n'ont pas encore commencé à utiliser les localisations d'autres personnes, vous pouvez désactiver cette option sans impact négatif. Mais une fois que les conducteurs commencent à croiser les localisations partagées d'autres conducteurs, si vous décochez cette case, les localisations partagées seront supprimées et les trajets auront des localisations vides.

Si vous souhaitez uniquement pré-remplir certaines localisations sans que personne ne puisse en partager/publier de nouvelles, ou si vous souhaitez importer des localisations sélectionnées uniquement pour certains utilisateurs, vous pouvez procéder comme suit.

Pourquoi les localisations partagées ne sont-elles pas utilisées ?

Solution possible : les localisations importées n'ont peut-être pas terminé le Lat/Long après l'importation. Vous pouvez résoudre ce problème sur le web en sélectionnant Edit > Auto-fill Missing Fields

Solution possible : les utilisateurs n'ont peut-être pas encore eu l'occasion de mettre à jour les modifications de localisation sur leurs appareils. Une synchronisation complète des données est recommandée pour mettre à jour l'application.

Synchronisation manuelle : TripLog App > Main Menu (icône à trois lignes ≡) > Your Plan (cliquez sur l'e-mail) > Data Backup > Sync Between Device and Cloud > Merge Data