TripLog Mileage für ADP Workforce Now® oder RUN Powered by ADP® abonnieren
HINWEIS: Um ADP mit TripLog richtig zu nutzen, ist es wichtig zu wissen, dass ADP-Connectors für Personen gedacht sind, die keine bisherigen ADP-Kunden sind. Die vollständige ADP-Integration hingegen ist für Kunden gedacht, die bereits zuvor mit ADP integriert wurden. Um zwischen den beiden Verbindungsarten zu unterscheiden, wird der Begriff „connector“ im ADP Marketplace für diejenigen angezeigt, die einen ADP-Connector für ihr Konto benötigen. Dies gilt für alle Verbindungen wie ADP WFN und RUN.
Bevor Ihr Unternehmen TripLog für die Erstattung von Kilometergeld und Spesen nutzen kann, müssen Sie die TripLog-App im ADP Marketplace abonnieren. Sie finden den TripLog-App-Eintrag, indem Sie im ADP Marketplace nach „TripLog“ suchen, oder verwenden Sie diesen Link für
RUN Powered by ADP® https://apps.adp.com/en-US/apps/320104
ADP Workforce Now® https://apps.adp.com/en-US/apps/300787
ADP Workforce Now® Next Generation https://apps.adp.com/en-US/apps/334747
Wählen Sie ein monatliches oder jährliches Abonnement aus und bestätigen Sie die Bestellung. Sie werden von ADP in Rechnung gestellt und können den Abonnementtyp sowie die Anzahl der Nutzer später ändern.
Bei TripLog Web Dashboard anmelden
TripLog ist über Single Sign-On (SSO) vollständig in ADP integriert. In Ihrem ADP Marketplace-Konto finden Sie alle Apps, die Sie abonniert haben. Gehen Sie zur Seite „My Apps“, klicken Sie auf das TripLog-Logo, und Sie werden bei Ihrem TripLog-Konto angemeldet.
Wenn Sie dies zum ersten Mal tun, wird Ihnen ein Zustimmungsbildschirm angezeigt. Klicken Sie auf „ALLOW“, um den Zugriff zu erlauben.
Sie gelangen auf den einmaligen TripLog-Einrichtungsbildschirm. Bitte durchlaufen Sie den Einrichtungsprozess.
Nutzer aus ADP importieren
Der nächste Schritt besteht darin, Benutzerkonten durch den Import aus ADP zu erstellen. Gehen Sie zum Menü Manage > Users und klicken Sie auf die Schaltfläche „Import ADP Users“.
Wenn Sie dies zum ersten Mal tun, wird Ihnen ein weiterer Zustimmungsbildschirm angezeigt. Klicken Sie auf „ALLOW“.
Anschließend ruft das System alle Mitarbeiterdaten aus ADP ab. Dies kann einige Minuten dauern. Sie können die Nutzer auswählen, die Sie zu TripLog hinzufügen möchten, und auf „Import Workers“ klicken. Sie können die Auswahl auch eingrenzen, indem Sie im oberen Suchfeld nach beliebigen Nutzerdaten suchen, z. B. Name, Berufsbezeichnung, Abteilung usw. Wenn Sie keine Nutzer hinzufügen müssen, können Sie auf die Schaltfläche „Done“ klicken. Wenn Sie dieses Menü öffnen, werden alle Nutzer, die vor dem Abgleich bereits hinzugefügt wurden, automatisch verknüpft.
ADP-Payroll-Einstellungen einrichten
Als ADP-Practitioner sind nur Sie berechtigt, Kilometergeld- und Spesendaten in die ADP-Payroll hochzuladen. Zunächst müssen Sie jedoch TripLog so einrichten, dass es mit den ADP-Codes übereinstimmt. Wählen Sie in der oberen Menüleiste im Integrations-Menü ADP aus. Klicken Sie dann auf „ADP Settings“.
Sie müssen Folgendes auswählen:
Welche Art von Spesencode möchten Sie für Erstattungsposten verwenden? Wählen Sie die Option „Earnings“, dann werden der Kilometergeld- und Spesenerstattungsbetrag als positive Zahlen hochgeladen – das ist der Betrag, den die Mitarbeiter während des Abrechnungszeitraums „verdienen“. Wählen Sie die Option „Deduction“, wird der Betrag als negative Zahl hochgeladen, und den Mitarbeitern wird ein negativer Betrag abgezogen, was faktisch einem Verdienst entspricht. Die Auswahl der ADP-Spesencodes ändert sich ebenfalls entsprechend der Auswahl „earning“ oder „deduction“.
Ordnen Sie die TripLog-Spesenkategorien den ADP-Spesencodes zu. Ordnen Sie nur die zu, die Sie benötigen, hauptsächlich „Mileage“ und eventuell „Toll“, „Parking“ und andere Spesenkategorien. Nicht zugeordnete Spesen können nicht hochgeladen werden.
Kilometergeld und Spesen zu ADP hochladen
Sobald Ihre Mitarbeiter mit der TripLog-Mobil-App einige Kilometergeld- oder Spesendaten erfasst haben und Sie bereit sind, diese zu ADP hochzuladen, können Sie zur TripLog-ADP-Seite gehen.
Es gibt einige Voraussetzungen:
Ein Payroll-Zyklus im Status „Entering Payroll Information“ oder „Correcting Input“.
Kilometergeld und andere Spesenarten sind den ADP-Spesencodes zugeordnet.
Wählen Sie die richtigen Daten, Fahrtaktivitäten und/oder Spesenkategorien aus.
Überprüfen Sie die Erstattungsposten und -beträge, einen Mitarbeiter pro Zeile.
Klicken Sie auf „Upload to ADP“. Außerdem müssen Sie bei jedem Upload die Pay Number eingeben. Die Standardnummer ist 1.
Wenn alles erfolgreich hochgeladen wurde, können Sie sich bei Ihrem ADP Workforce Now-Administratorkonto anmelden. Wählen Sie in der Menüleiste Process > Payroll > Paydata aus. Sie sehen die von TripLog hochgeladenen Erstattungsdaten entweder unter Other Earnings oder Other Deduction mit dem Kilometergeld-Code und -Betrag.
Für RUN Powered by ADP® finden Sie dies im oberen Menü unter Home > Time Sheet Import. Sie müssen den Abrechnungszeitraum auswählen und den hochgeladenen Kilometergeldbetrag suchen.
ADP-Abrechnung und -Abonnement verwalten
Sobald Sie die ADP-Verbindung eingerichtet haben, können Sie, falls Sie die Anzahl der Nutzer in Ihrem Abonnement ändern müssen, Ihre TripLog-Lizenzen unter ADP Marketplace > Your name > My Apps > TripLog-App suchen > Manage App ändern.
Wenn Sie Nutzer (zusätzliche Lizenzen) hinzufügen, müssen Sie die Gesamtzahl der Nutzer auswählen.
Beispiel: Erhöhung der Lizenzanzahl von 30 auf 40. Geben Sie dazu 40 als Gesamtzahl der Nutzer ein. (ADP verarbeitet die Differenz, indem der nicht genutzte Anteil zurückerstattet und die Differenz berechnet wird.)
Sobald die richtige Zahl ausgewählt ist, folgen Sie den Bildschirmen, um Ihren Kauf abzuschließen.
Bekannte Probleme:
ADP Allgemein
Wenn es eine Begrenzung für Ihre Abonnenten gibt, müssen Sie die verfügbaren Plätze in ADP korrigieren, um Nutzer sowohl mit der Full- als auch mit der Connector-Integration hinzufügen zu können
Wenn Sie einen Mitarbeiter innerhalb von Company Codes versetzen, müssen Sie möglicherweise zu Import workers navigieren, um diese Verbindung zu aktualisieren. Sie können auch das Benutzerprofil in Manage users aktualisieren, um den richtigen Company Code/File ID zu verwenden
Kündigungen werden ebenfalls über ADP abgewickelt. Wenn Sie die Verbindung zu ADP entfernen müssen, wenden Sie sich bitte an den TripLog-Support, sobald Sie das Abonnement in ADP gekündigt haben.